Cách Tìm Địa điểm Sự kiện Hoàn hảo

Quyết định về không gian hoặc địa điểm tổ chức sự kiện tốt nhất là điều quan trọng đối với thành công chung của sự kiện của bạn. Trong khi lập kế hoạch địa điểm cần thời gian, nó không phải cảm thấy áp đảo. Đối với nhiều người, các nhà hoạch định sự kiện chuyên nghiệp và nghiệp dư, nó thực sự có thể là một thách thức thú vị.

Giả sử rằng bạn đã xác định được loại sự kiện bạn đang lên kế hoạch và mục đích của nó, thì còn nhiều yếu tố khác phải được xem xét khi bạn bắt đầu quá trình lựa chọn địa điểm.

Lộ trình sau đây sẽ giúp bạn hướng dẫn bạn các bước trong việc chọn không gian sự kiện hoàn hảo.

Xác định đối tượng mục tiêu của bạn và biết danh sách khách của bạn

Khi lập kế hoạch cho một sự kiện, một trong những thông tin quan trọng nhất mà bạn phải biết là khách hàng của bạn là ai và bạn mong muốn tham dự bao nhiêu. Trong khi loại sự kiện chắc chắn sẽ thông báo cho sự lựa chọn địa điểm, một trong những yếu tố hạn chế lớn nhất cho một không gian sự kiện là năng lực của nó. Đảm bảo rằng bạn biết ít nhất một ước tính chính xác (có thể là một dãy) số lượng khách vì điều này sẽ giới hạn ngay lập tức lựa chọn địa điểm của bạn. Bạn cũng nên xem xét đối tượng của bạn. Hãy chắc chắn rằng địa điểm này phản ánh không chỉ sự kiện mà còn là sự thịnh vượng của khách hàng.

Xác định ngày tổ chức sự kiện

Kiểm tra lịch của bạn vì thời gian sẽ ảnh hưởng đến nhiều quyết định, bao gồm địa điểm bạn lựa chọn. Sau danh sách khách của bạn, ngày sự kiện của bạn sẽ là yếu tố hạn chế tiếp theo.

Tùy thuộc vào loại sự kiện bạn đang lên kế hoạch, bạn có thể thấy rằng bạn phải linh hoạt với ngày tổ chức sự kiện của bạn để có được địa điểm bạn muốn hoặc bạn sẽ phải linh hoạt với lựa chọn địa điểm của mình để có được ngày bạn muốn. Bạn nên bắt đầu lập kế hoạch địa điểm biết nơi bạn hoặc khách hàng linh hoạt.

Dưới đây là một số câu hỏi cần lưu ý:

• Khi khách hàng của bạn có khả năng tham dự nhất dựa trên thời khóa biểu của họ?
• Những địa điểm nào có không gian thích hợp và sẵn có cho những lần đó?
• Khi nào thì thời gian tốt nhất để đội ngũ quản lý tổ chức sự kiện?

Tính toán Ngân sách của bạn

Với ngân sách mở, bất kỳ ai cũng có thể lên kế hoạch một sự kiện lớn và có vô số lựa chọn địa điểm. Nhưng nhiều hơn khả năng, nguồn tài chính của bạn bị giới hạn và bạn nên lưu ý từ đầu những hạn chế về tài chính của mình - ngay cả khi ngân sách sự kiện của bạn đơn giản là ước tính bóng chày hoặc phạm vi. Người lập kế hoạch sự kiện có thể luôn luôn lên kế hoạch một sự kiện lớn trong phạm vi ngân sách hợp lý.

• Liệu các địa điểm có nằm trong các tham số ngân sách của bạn cho không gian, chi phí kỹ thuật và ăn uống?
• Bạn đã thương lượng một tỷ lệ thuận lợi cho các dịch vụ và đã chứng minh được giá trị của vai trò của bạn?
• Bạn có được phép linh hoạt trong ngân sách của mình trong trường hợp chi phí chi tiết đơn hàng vượt quá kế hoạch?

Phạm vi ở các vị trí khác nhau

Khi danh sách khách và số ngày sự kiện có thể bị thu hẹp, điều quan trọng là xác định vị trí tổ chức sự kiện. Các khách sạn và các trung tâm hội nghị hoặc hội nghị là một số không gian tổ chức sự kiện phổ biến nhất cho các sự kiện của công ty và tiệc cưới, nhưng đó không phải là lựa chọn duy nhất.

Đây là lúc để sáng tạo trong suy nghĩ của bạn. Xem xét những điểm sau:

• Dựa vào chủ đề của cuộc họp của bạn, bạn nghĩ đến ba vị trí tốt nhất?
• Bạn muốn tham dự cuộc họp này ở đâu?
• Điều gì sẽ là thuận tiện nhất cho khách của bạn?
• Khác với khách sạn, vị trí bất ngờ nào có thể tăng tỷ lệ RSVP?

Tìm đúng Loại sự kiện Sự kiện

Địa điểm bạn chọn phải có không gian thích hợp cho loại sự kiện mà bạn đang lên kế hoạch. Sự kiện của bạn có yêu cầu sàn nhảy không? Bạn sẽ cần một hệ thống PA? Còn về bục của người nói hoặc màn chiếu? Bạn cần loại thiết lập bảng nào? Ngoài việc xem xét các loại câu hỏi này, dưới đây là một số câu hỏi lập kế hoạch đặt chỗ hàng đầu để tự hỏi:

• Địa điểm tổ chức sự kiện có đáp ứng các tiêu chí đặc biệt của chương trình hoặc sự kiện của bạn không?
• Địa điểm có phù hợp với nhu cầu sản xuất, giải trí, A / V, âm thanh và các yêu cầu kỹ thuật khác của bạn?
• Tình trạng của cơ sở có đáp ứng được tiêu chuẩn cao của tổ chức bạn không?

Xem các Dịch vụ và Hạn chế Địa điểm

Ngoài việc tìm đúng loại không gian sự kiện, bạn sẽ muốn xem xét các loại dịch vụ khác do địa điểm tổ chức và quyết định giá trị của họ cho sự kiện của bạn. Một số địa điểm cũng sẽ có danh sách nhà cung cấp ưa thích mà bạn phải làm việc để tìm nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp cho các dịch vụ khác. Các địa điểm khác có những hạn chế về trang trí hoặc các khía cạnh khác của sự kiện. Một số câu hỏi cần hỏi bao gồm:

• Địa điểm này có cung cấp các lựa chọn đậu xe hay người phục vụ không?
• Địa điểm này có cung cấp an ninh không?
• Địa điểm này có cung cấp các dịch vụ bổ sung như phục vụ ăn uống, sắp xếp hoa, lanh và bàn cho thuê, vv?
• Địa điểm này có thiết lập và làm sạch phi hành đoàn không?
• Địa điểm này có hạn chế những nhà cung cấp khác mà bạn làm việc không?
• Địa điểm này có thực phẩm và đồ uống tối thiểu không?

Xem danh tiếng địa điểm

Danh tiếng của một địa điểm cho dịch vụ là rất quan trọng. Đây thường là sự khác biệt giữa tổ chức một sự kiện tốt và tạo ra một sự kiện tuyệt vời. Cách mà một địa điểm tổ chức quản lý các cơ sở, nhân viên và khách hàng sẽ luôn được ghi nhớ. Để có được ý thức về giá trị danh tiếng của một địa điểm, hãy xem xét những câu hỏi sau:

• Nhiệm kỳ của người quản lý hội nghị, quản lý phục vụ ăn uống, hoặc đầu bếp điều hành là gì?
• Ban quản lý sẽ coi bạn như một khách hàng VIP hay chỉ là một trong nhiều chương trình?
• Bao nhiêu sự linh hoạt là địa điểm sẵn sàng mở rộng cho bạn?
• Họ có các bài đánh giá hoặc đánh giá có sẵn không?
• Địa điểm có cung cấp hình ảnh từ các sự kiện tương tự của bạn không?

Lên lịch chuyến thăm

Trừ khi hậu cần và thời gian hoàn toàn ngăn chặn nó, mọi người lập kế hoạch sự kiện nên tiến hành kiểm tra trước khi ký hợp đồng bất kỳ địa điểm nào.Hình ảnh có thể rất hữu ích, nhưng có nhiều khía cạnh chỉ có thể được đánh giá trực tiếp. Yêu cầu một tour du lịch của địa điểm bao gồm tất cả mọi thứ từ bãi đậu xe đến lối vào và không gian sự kiện để phòng tắm. Bạn sẽ được vui bạn đã làm!

Kết hợp các sở thích của khách hàng

Vào cuối ngày, các nhà hoạch định sự kiện phải trình bày các khuyến nghị địa điểm cho khách hàng của mình (cho dù đó là khách hàng nội bộ như giám đốc điều hành hoặc quản lý của công ty hoặc khách hàng bên ngoài) và nhận được phê duyệt. Câu hỏi duy nhất để hỏi về khách hàng trong giai đoạn lập kế hoạch tổ chức là khách hàng sẽ chấp thuận (các) đề xuất của tôi không? Để có thể trả lời câu hỏi đó một cách tự tin, bạn phải đảm bảo rằng bạn hiểu được kỳ vọng và sở thích của khách hàng ngay từ đầu.