Trợ lý hành chính Câu hỏi phỏng vấn và câu trả lời

Khi bạn đang phỏng vấn về vị trí hành chính, người phỏng vấn sẽ muốn tìm hiểu về các bằng cấp bạn có cho vị trí đó. Hãy chuẩn bị để trả lời những câu hỏi về các kỹ năng cụ thể bạn đã đủ điều kiện để bạn làm việc.

Các mẹo để xử lý cuộc phỏng vấn

Biết rằng điều này sẽ vượt xa các kỹ năng mềm như khả năng giao tiếp, khả năng tổ chức hoặc thời gian. Bạn cũng nên sẵn sàng nói về các kỹ năng cứng.

Vì nhiều vị trí trợ lý hành chính yêu cầu sử dụng thường xuyên phần mềm cụ thể, bạn có thể phải thảo luận về các chương trình khác nhau mà bạn đã làm việc, cách bạn đã sử dụng các chương trình này và mức độ chuyên môn của bạn.

Bạn cũng nên chuẩn bị để thảo luận quy trình làm việc và các quy trình hành chính của bạn ở các vị trí trước đây. Là một chuyên gia hành chánh, không có câu hỏi nào về việc bạn được tổ chức và có định hướng chi tiết. Người phỏng vấn của bạn sẽ muốn biết làm thế nào bạn thể hiện những phẩm chất này trong quy trình làm việc hàng ngày của bạn.

Ngoài ra, hãy phân tích mô tả công việc để cố gắng hiểu được nếu có một miền cụ thể trong đó vị trí tập trung. Chẳng hạn, có sự nhấn mạnh về lập kế hoạch du lịch, điều phối dự án, lập kế hoạch cuộc họp hằng ngày, trợ giúp cá nhân hay bất cứ điều gì khác không? Nếu có, hãy chắc chắn nhấn mạnh trải nghiệm có liên quan nhất của bạn khi trả lời câu hỏi.

Cuối cùng, cũng phải lưu ý thái độ của bạn trong cuộc phỏng vấn.

Vì các trợ lý hành chính thường giao tiếp rất chặt chẽ với các cá nhân mà họ làm việc, điều quan trọng là phải tích cực, chuyên nghiệp và lịch sự. Bạn sẽ muốn người phỏng vấn không nghi ngờ gì rằng làm việc với bạn sẽ là một trải nghiệm thú vị.

Một khi bạn đã phân tích bản mô tả công việc để tìm ra cách tốt nhất để đưa ra câu trả lời, hãy xem xét các câu hỏi mà bạn có thể được yêu cầu trong buổi phỏng vấn việc trợ lý hành chính hoặc phỏng vấn văn phòng, ví dụ các câu trả lời hay nhất và hướng dẫn cho một cuộc phỏng vấn.

Sau đó hãy quay lại và dành thời gian để xem lại bài đăng công việc trước khi bạn đi phỏng vấn, vì vậy bạn có thể chắc chắn đề cập đến các thông tin xác thực mà bạn có làm cho bạn trở thành ứng cử viên sáng giá cho công việc. Dưới đây là cách kết hợp các bằng cấp của bạn với một công việc.

Trợ lý Hành chính / Văn phòng Chức vụ Phỏng vấn Các câu hỏi và câu trả lời

• Bạn có những kỹ năng máy tính nào và các chương trình nào bạn cảm thấy thoải mái khi sử dụng? - Câu trả lời hay nhất
• Bạn có thoải mái khi sử dụng điện thoại có nhiều dòng và xử lý nhiều cuộc gọi điện thoại không? - Các câu trả lời hay nhất
• Tại công ty này, chúng tôi muốn nghĩ về chính mình như là một nhóm làm việc cùng nhau hướng tới các mục tiêu tương tự. Bạn cảm thấy thế nào khi làm việc theo nhóm?- Câu trả lời hay nhất
• Bạn cảm thấy như thế nào khi giám sát hai hoặc ba nhân viên khác? - Câu trả lời hay nhất
• Sức mạnh lớn nhất của bạn và làm thế nào để nó giúp bạn đạt được vị trí này? - Câu trả lời hay nhất
• Điểm yếu lớn nhất của bạn là gì? - Trả lời hay nhất
• Làm thế nào để bạn xử lý căng thẳng và áp lực? - Câu trả lời hay nhất
• Làm việc với người giám sát của bạn như thế nào? - Những câu trả lời hay nhất
• Bạn trông đợi điều gì từ người giám sát? - Các câu trả lời hay nhất
• Bạn có thích làm việc độc lập hoặc theo nhóm không? - Câu trả lời hay nhất
• Bạn có làm việc tốt với mọi người không? - Câu trả lời hay nhất
• Cung cấp một số ví dụ về làm việc theo nhóm. - Câu trả lời hay nhất
• Câu hỏi phỏng vấn nhân viên tiếp tân. - Danh sách câu hỏi

Đọc thêm: Kỹ năng hành chính | Kỹ năng của Microsoft Office

Câu hỏi / Câu trả lời Khen thưởng:

Hỏi: Bạn có muốn làm thêm giờ, nếu cần, để hoàn thành dự án?
A: Sự nghiệp của tôi là ưu tiên hàng đầu của tôi ngay bây giờ, vì vậy tôi sẽ không có vấn đề gì để dành thêm thời gian để hoàn thành dự án.
A: Tôi tự hào về việc làm theo từng dự án mà tôi đảm nhận và không ngần ngại để dành thêm thời gian để xem dự án cho đến khi kết thúc.

Hỏi: Chúng tôi muốn nghĩ về chính bản thân mình như một nhóm của công ty này. Bạn sẽ mang những kỹ năng nào cho đội của chúng tôi?
A: Tôi tự hào về kỹ năng tổ chức của tôi. Tôi tin rằng sự chú ý của tôi đến chi tiết và mong muốn được tổ chức có thể chỉ mang lại lợi ích cho đội tôi đang làm việc.
A: Tôi thích nghĩ bên ngoài hộp.

Tôi luôn là người tìm ra cách mới để tiếp cận tình huống hoặc thách thức.

Các câu hỏi để hỏi người phỏng vấn

Xem lại danh sách các câu hỏi về hành chính / văn phòng mẫu để hỏi người phỏng vấn, và nhớ trước khi bước chân vào phòng phỏng vấn, hãy nghiên cứu kỹ càng về công ty càng tốt.

Hầu hết thời gian, cuộc phỏng vấn được kết thúc với người phỏng vấn hỏi bạn nếu bạn có bất cứ câu hỏi nào. Tốt nhất là thử đưa ra một vài câu hỏi trước thời hạn, và nếu họ không được trả lời trong cuộc phỏng vấn, hãy hỏi họ khi cơ hội tự giới thiệu.

• Bạn có thể mô tả một ngày điển hình trong tuần này?
• Trách nhiệm của vị trí này là gì?
• Thế mạnh của bộ phận này là gì? Những điểm yếu là gì?
• Trợ lý quá khứ của bạn sẽ nói gì là phần tốt nhất trong việc làm việc cho bạn? Những gì họ nói là tồi tệ nhất?
• Bạn nhìn thấy công ty nào trong 5 năm tới? Bạn có cảm thấy rằng có bất kỳ mối đe dọa cho sự thành công của nó?
• Tại sao người trợ lý cuối cùng của bạn rời khỏi vị trí? Điểm mạnh của nó là gì? Điểm yếu của nó là gì? Bây giờ anh ấy đang làm gì vậy?
• Nhân viên phụ tá tốt nhất của bạn đã làm những gì? Điều gì về trợ lý tồi tệ nhất của bạn?
• Đánh giá hiệu suất được thực hiện thường xuyên như thế nào? Ai dẫn họ?
• Kỹ năng nào quan trọng nhất đối với bạn trong một trợ lý hành chính?
• Làm thế nào để bạn thưởng và khuyến khích những người làm việc trong phòng của bạn?
• Có vấn đề sản xuất nào đang diễn ra trong bộ phận này?
• Bạn đã giải quyết vấn đề nhân sự trong quá khứ như thế nào?
• Một số thách thức lớn nhất đối với một người ở vị trí này là gì?
• khía cạnh đáng khen nhất của vị trí này, theo ý kiến ​​của bạn?
• Bạn (Công ty / Phòng ban) có hỗ trợ thành viên trong hiệp hội nghề nghiệp và tiếp tục phát triển chuyên môn không?
• Bạn sẽ mô tả vai trò của nhân viên hành chính trong văn phòng này như thế nào?
• Có dự kiến ​​giờ làm thêm giờ hay cuối tuần không?
• Bạn thích điều gì nhất về làm việc cho công ty này? Có những thay đổi bạn sẽ thực hiện?
• Bạn thích điều gì nhất về làm việc ở đây?
• Bạn có khuyến khích bộ phận làm việc như một nhóm, hoặc tập trung nhiều hơn vào những đóng góp cá nhân?

Câu hỏi phỏng vấn tuyển dụng chung
Ngoài các câu hỏi phỏng vấn nghề nghiệp, bạn cũng sẽ được hỏi những câu hỏi chung về lịch sử việc làm, trình độ học vấn, điểm mạnh, điểm yếu, thành tích, mục đích và kế hoạch. Dưới đây là danh sách các câu hỏi phỏng vấn phổ biến nhất và câu trả lời mẫu.

Đọc thêm: Làm thế nào để chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn | Những gì cần mang đến một cuộc phỏng vấn việc làm | 10 lời khuyên phỏng vấn tuyển dụng hàng đầu | Phỏng vấn những sai lầm thường gặp phải tránh