9 Cuộc họp Kỹ năng Tạo điều kiện cho Người quản lý

Các cuộc họp có thể là cơ hội để chia sẻ ý tưởng, thảo luận các thách thức và xác định các kế hoạch hành động, hoặc, chúng có thể kết thúc bằng những thời gian không hiệu quả. Thật không may, các nhà quản lý thường là những người đóng góp chính cho quá trình giải quyết vấn đề.

Bài viết này cung cấp ý tưởng cho các nhà quản lý các cấp để tăng cường các kỹ năng tạo thuận lợi cho cuộc họp để hỗ trợ nâng cao năng suất cuộc họp.

Nơi quản lý không đúng với cuộc họp

Nhiều nhà quản lý nghĩ rằng họ biết làm thế nào để "chạy" một cuộc họp.

Họ thiết lập chương trình nghị sự, thực hiện tất cả các cuộc nói chuyện, và đưa ra tất cả các quyết định. Mặc dù điều này có thể cảm thấy dễ dàng và hiệu quả đối với các nhà quản lý, nhưng thường là lãng phí thời gian của mọi người, và nó không khai thác tiềm năng sáng tạo của đội. Trên thực tế, nó có tác động ngược lại khi nhân viên có khuynh hướng rút lui, trì hoãn với người quản lý rõ ràng muốn có trách nhiệm.

Có rất nhiều lý do khiến các nhà quản lý không liên quan đến nhân viên của họ nhiều hơn trong các cuộc họp, bao gồm:

• Lo sợ để cho đi.
• Sự tin tưởng sai lầm rằng bởi vì họ phụ trách, họ cần cung cấp tất cả các câu trả lời.
• Thiếu niềm tin vào khả năng hoặc kỹ năng giải quyết vấn đề của nhân viên.
• Thiếu các kỹ năng tạo thuận lợi cho cuộc họp.

Trong khi ba mục đầu tiên là hành vi của các nhà quản lý nghèo, thì cuối cùng, kỹ năng tạo thuận lợi, có thể được học hỏi và tăng cường với thực hành.

Tăng cường các kỹ năng tạo thuận lợi cho cuộc họp của bạn

Theo định nghĩa, tạo điều kiện cho các phương tiện, " Để làm cho dễ dàng hơn hoặc ít khó khăn hơn; giúp đỡ chuyển tiếp . "Để một người quản lý tạo thuận lợi cho một cuộc họp (thay vì điều hành), họ cần phải sẵn sàng buông bỏ quyền lực của mình và sẵn sàng chấp nhận những kết quả và cách tiếp cận khác nhau.

Việc tạo thuận lợi cho cuộc họp đúng đắn đòi hỏi mọi người tham gia vào việc xác định và giải quyết các vấn đề. Các đội hầu như sẽ luôn phát triển các giải pháp sáng tạo và sáng tạo hơn bất cứ ai mà quản lý có thể và sẽ có nhiều khả năng hỗ trợ thực hiện các giải pháp.

Dưới đây là chín kỹ năng cần thiết để tạo thuận lợi cho một cuộc họp, tất cả đều có thể được học hỏi và cải tiến với thực hành:

1. Lập kế hoạch chương trình. Một cuộc họp hợp tác bắt đầu với kế hoạch chương trình nghị sự. Chọn chủ đề mời tham gia, i. e. , một vấn đề được giải quyết rất hấp dẫn hơn các chủ đề "thông tin". Tuy nhiên, thời gian dư dật cần phải được phân bổ để cho phép sự tham gia của nhóm.
2. Môi trường và môi trường. Logistics vấn đề! Khi mọi người không thoải mái, không thể nhìn thấy nhau, không thể nghe, hoặc đói, kết quả cuộc họp sẽ bị ảnh hưởng. Học cách sử dụng logistics như là một cách để khuyến khích sự tham gia rộng rãi và loại bỏ các rào cản.
3. Đặt câu hỏi. Câu hỏi lớn kích thích thảo luận tuyệt vời.Bài viết "70 Câu hỏi Huấn luyện tuyệt vời sử dụng mô hình GROW", đưa ra một số gợi ý thảo luận xuất sắc.
4. Nghe chủ động Khi người quản lý diễn giải, kiểm tra sự hiểu biết, và hỏi các câu hỏi tiếp theo, nó khuyến khích sự tham gia nhiều hơn và " Hầu hết mọi người nghĩ rằng họ đã biết làm thế nào để suy nghĩ. Tuy nhiên, họ thường không làm được Trong quá nhiều bối cảnh, hiệu quả của việc động não trở nên giảm do quản lý quá trình kém, áp lực chính trị xã hội và kỹ năng tạo điều kiện thuận lợi. một cuộc họp Động não "cho những gì không nên làm - sau đó làm ngược lại
5. Kỹ năng xây dựng sự thống nhất Đồng thuận không có nghĩa là mọi người đều phải đồng ý với quyết định. đã có một cơ hội để chia sẻ quan điểm của họ và đề xuất các ý tưởng. Việc tạo điều kiện thuận lợi sẽ hướng dẫn nhóm chia sẻ ý tưởng với sự phát triển của một quyết định có hiệu quả. Đạt được sự đồng thuận sẽ mất nhiều thời gian hơn, nhưng thường sẽ có được sự mua vào mạnh mẽ hơn từ nhóm. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng sự nhất trí không phải là mục tiêu cuối cùng. Một quyết định hiệu quả cho vấn đề đang bàn tay là vấn đề quan trọng nhất. Xem Khung Khung Ra Quyết Định Đồng thuận Sáu Bước để biết thêm về cách lãnh đạo một nhóm thông qua một quá trình ra quyết định đồng thuận.
6. Xung đột giải quyết. Bất cứ khi nào có nhiều người tham gia vào việc giải quyết vấn đề, xung đột là không thể tránh khỏi. Trên thực tế, xung đột về nhiệm vụ hoặc vấn đề được các nhà nghiên cứu nhóm xem như là một phần của quá trình ra quyết định hiệu quả. Một người quản lý phải học cách khai thác sức mạnh của xung đột một cách tích cực. Xem: "Giải quyết xung đột cho các nhóm nhỏ".
7. Kỹ năng giao tiếp không nói. Mặc dù các nhà nghiên cứu tranh luận về tỷ lệ phần trăm chính xác, hầu hết đều đồng ý rằng hơn 50% thông tin liên lạc là phi ngôn ngữ. Người quản lý cần phải đọc được tiếng nói và ngôn ngữ cơ thể của nhóm để đánh giá mức độ tham gia, thiện chí và cam kết của họ.
8. Ghi âm. Tạo điều kiện thuận lợi cho nhóm có liên quan đến việc biết khi nào nên chuyển sang bảng vẽ hoặc bảng để nắm bắt được những gì mọi người đang nói. Làm như vậy làm cho mọi người cảm thấy ý tưởng của họ đang được lắng nghe và được đánh giá cao và đóng vai trò như một bản ghi giá trị để sử dụng cho kế hoạch hành động và theo dõi.
9. Dòng dưới cùng: Thời gian là một tài sản quý báu trong cuộc sống và trong công việc. Phấn đấu để quản lý cuộc họp hiệu quả và hiệu quả nhất. Học tập, thực hành và áp dụng chín kỹ năng tạo thuận lợi được xác định ở trên là một nơi tuyệt vời để bắt đầu.

-

Cập nhật bởi Art Petty