8 Bước Trước khi phát hành thẻ tín dụng doanh nghiệp của nhân viên

Một doanh nghiệp phải mua sắm hoặc bảo trì. Với những chi phí này trong đầu tư, bạn nên cân nhắc việc phát hành thẻ tín dụng của công ty cho một số nhân viên được chọn.

Việc phát hành các thẻ này cho nhân viên có nghĩa là họ có thể thực hiện các giao dịch nhất định thay mặt cho doanh nghiệp và sau đó nộp tất cả các khoản thu cho người quản lý tài chính chính vào cuối mỗi tháng. Là một công ty, thay vì phát hành tiền mặt cho mọi nhân viên, thẻ tín dụng của công ty trở thành lựa chọn tốt nhất vì bạn sẽ không phải lo ngại về việc phải trả tiền mặt.

Tuy nhiên, trước khi phát hành thẻ công ty, bạn cần áp dụng các biện pháp phòng ngừa tại chỗ. Nếu không làm như vậy, sẽ có một số nhân viên lạm dụng các quỹ kinh doanh. Nguy cơ mua hàng trái phép tăng lên khi thẻ tín dụng của công ty nằm trong tay và không có biện pháp bảo vệ tại chỗ. Để kiểm soát nguy cơ này, các chính sách sau sẽ giúp:

Khi bắt đầu phát hành thẻ, bạn nên đặt và thông báo cho tất cả nhân viên về những gì họ mong đợi khi sử dụng thẻ. Bạn cần phải thiết lập một chính sách giải thích rõ ràng trách nhiệm của chủ thẻ, loại chi phí thẻ phải được sử dụng và loại tài liệu cần nộp cho từng chi phí.

Đây là một trong những chìa khóa mà mọi công ty nên đặt ra để hạn chế cách chủ thẻ sử dụng thẻ. Nếu không làm điều này, doanh nghiệp của bạn sẽ phải chịu thêm chi phí mà không bao giờ được ngân sách mà về lâu dài tăng chi phí điều hành kinh doanh.

Hãy chắc chắn rằng các quy tắc của thẻ được hiểu đúng

Như chúng ta biết, phần lớn nhân viên không có văn hoá đọc. Điều này có nghĩa là nếu bạn chỉ đưa ra thẻ nhân viên của công ty với một bản in phạt hợp pháp của các quy tắc mà không cần thông qua vào làm thế nào hoặc những gì được mong đợi liên quan đến việc sử dụng thẻ nó sẽ không giúp đỡ vì nhiều người trong số họ có thể sử dụng thẻ mà không đọc quy tắc.

Để tránh tình huống trên, nên tổ chức cuộc họp với nhân viên và thông qua chính sách. Sau khi đã làm xong, sẽ tốt cho họ để thừa nhận sự hiểu biết về chính sách bằng văn bản. Điều này có nghĩa là trong trường hợp một nhân viên đi ngược lại những gì chính sách nêu ra, cần áp dụng các biện pháp thích hợp.

Nghèo nàn về Chi tiêu

Đôi khi hầu hết nhân viên có xu hướng chống lại các quy tắc và sẽ chi tiêu nhiều hơn những gì được phác thảo trong chính sách. Với điều này trong tâm trí của bạn, nó là tốt để giữ các tab chặt chẽ về việc sử dụng các thẻ tín dụng kinh doanh. Giám đốc tài chính nên thông báo cho các giám sát viên trong mỗi bộ phận rằng họ sẽ được giao trách nhiệm giám sát nhân viên với thẻ trong phòng đó.

Việc này sẽ làm giảm thiểu việc lạm dụng thẻ của nhân viên. Khi một nhân viên biết rằng có ai đó theo dõi chi tiêu thẻ, họ sẽ sợ phải tham gia vào bất kỳ mua hàng không được phép mà không được nêu trong chính sách.

Có các biện pháp bảo vệ ở nơi

Tiền là một nguồn lực kinh tế, và do đó nó rất khan hiếm. Điều này có nghĩa là khi một nhân viên lợi dụng quyền sử dụng thẻ của họ, gánh nặng sẽ được chuyển ngay từ họ sang công ty. Với điều này trong tâm trí, nó là okay cho bạn để đặt giới hạn chi tiêu trên mỗi thẻ.

Những người có vị trí quản lý có thể được giới hạn cao hơn so với những người ở cấp dưới. Biện pháp này nhằm làm giảm nguy cơ làm các giao dịch trái phép. Bộ giới hạn chi tiêu sẽ không bao giờ vượt quá và cần được nêu trong chính sách. Nếu bất kỳ nhân viên nào vượt quá giới hạn, số tiền phụ trội phải được khấu trừ vào biên chế của họ cộng với một hình phạt.

Luôn luôn tiến hành đánh giá hàng năm

Chương trình thẻ tín dụng của công ty phải được xem xét lại năm này qua năm khác. Điều này là bởi vì một số nhân viên có thể đã chuyển từ một bộ phận này sang phòng khác và vì mỗi bộ phận đều có giới hạn chi tiêu cụ thể, cần phải xem xét lại chương trình hàng năm.

Làm như vậy cũng cho phép các sở trưởng ban hành các giới hạn chi tiêu mới phù hợp với trách nhiệm của mỗi nhân viên. Nếu một nhân viên làm việc trong một bộ phận không còn cần thẻ tín dụng của công ty, thì họ có thể bị xóa khỏi chương trình.

Tăng hiệu quả bằng cách theo dõi

Bạn nên có một người không phải là thành viên của công ty bạn hoặc không phải là chủ thẻ thực hiện các bản tóm tắt giao dịch thay mặt cho công ty và gửi cho bạn vào cuối của mỗi tháng. Mục đích chính của người được chỉ định này là liệt kê tên của những nhân viên không giải thích kịp thời và phát biểu về việc sử dụng thẻ của họ.

Đây là cách dễ dàng để bạn theo dõi nhân viên nào tuân thủ các chính sách thẻ và cách nào không. Sau một khoảng thời gian nhất định, bạn có thể chọn một cái roi cho những người giữ thẻ vĩnh viễn mà luôn chống lại chính sách hoặc bằng cách lấy thẻ ra khỏi họ tạm thời hoặc thậm chí vĩnh viễn.

Đánh giá các ngoại lệ

Hãy nhớ rằng nhân viên đã phát hành thẻ công ty chỉ nên sử dụng trên một số mặt hàng hữu ích cho công ty và không bao giờ được sử dụng để mua các vật dụng cá nhân trừ phi trường hợp khẩn cấp. Do đó, cần phải theo dõi tất cả các chi phí mà mỗi nhân viên sử dụng trên thẻ vào cuối mỗi tháng.

Nếu một hoặc nhiều nhân viên sử dụng thẻ trên đồ dùng cá nhân, cần phải đánh giá kỹ lưỡng để xác định xem đó là do trường hợp khẩn cấp hay không. Nếu đó không phải là trường hợp khẩn cấp, thì nên áp dụng biện pháp kỷ luật đối với chủ thẻ. Ngược lại, nếu xảy ra trong trường hợp khẩn cấp, các khoản chi phí phải trả sẽ phải được khấu trừ khỏi tiền lương của chủ thẻ mà không bị kỷ luật đối với họ.

Phân chia rủi ro

Chính sách thẻ công ty của bạn phải đảm bảo rằng người sử dụng nhân viên phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với tất cả số dư thẻ tín dụng có nguy cơ của riêng họ.Với chính sách như vậy tại chỗ, công ty chỉ cần hoàn trả tiền cho chủ thẻ cá nhân theo số tiền đã được phê duyệt. Đây là những gì chúng ta gọi là chia sẻ rủi ro giữa công ty và nhân viên. Đây là một cách tốt để đối phó với nhân viên có xu hướng mua các vật dụng cá nhân của họ bằng cách sử dụng thẻ vì họ sẽ chỉ được cho một số tiền phù hợp với chi phí chỉ được chấp thuận.