5 Bước để tùy chỉnh truyền thông của bạn cho mỗi đối tượng

Nếu bạn hy vọng giao tiếp với mọi người theo cách chia sẻ thông tin, đặc biệt là thay đổi hành vi và có ảnh hưởng nghiêm trọng, bạn cần phải biết đối tượng của mình. Đó là một nguyên tắc cơ bản của truyền thông tuyệt vời. Hiểu được quan điểm của những người mà bạn đang nói chuyện sẽ giúp bạn trở thành người thuyết trình tốt hơn và nhân sự chuyên nghiệp.

Biết đối tượng của bạn. Biết những gì họ quan tâm. Biết những gì họ muốn nghe.

Và bằng cách hiểu chúng, và tập trung thông điệp của bạn, bạn có thể cho họ thấy rằng bạn là một nguồn lực. Bạn thu hút khán giả và có tác động lớn hơn.

Vấn đề? Biết được khán giả của bạn cần nhiều thời gian, và luôn luôn dễ dàng hơn để làm một sự đổ bộ não của tất cả những điều mà bạn biết hoặc muốn nói với khán giả của bạn về một chủ đề. Tư duy phê phán về những gì khán giả của bạn muốn hoặc cần nghe là khó khăn hơn.

Rất nhiều chuyên gia về nhân sự bắt đầu quan tâm đến khán giả của mình về mọi thứ họ cần biết hoặc có thể làm về bài trình bày vấn đề. Bạn biết bạn đã rơi vào bẫy này khi bạn thấy mình đặt các điểm đạn trên các trang trình bày thay vì suy nghĩ về:

• điều mà khán giả thực sự quan tâm,
• điểm quan trọng nhất của bạn, và
• cách lập bản đồ chúng thành một câu chuyện rõ ràng tạo ra một cuộc nói chuyện hấp dẫn.

Cái bẫy thứ hai mà nhiều chuyên gia nhân sự rơi vào đang lặp lại cùng ngày trình chiếu này qua các khán giả khác nhau.

Vấn đề là các đối tượng khác nhau quan tâm và đáp ứng những điều khác nhau-vì vậy nếu bạn muốn tham gia, bạn cần phải tùy chỉnh thông điệp của mình mỗi khi bạn nói chuyện.

Đây là cách để đảm bảo rằng bạn tùy chỉnh thông điệp của mình, cắt giảm tiếng ồn và giữ cho khán giả của bạn gắn bó với những gì bạn nói với họ - dù họ là ai và họ ở đâu.

Năm lời nhắc nhở chính sẽ đảm bảo rằng từ ngữ của bạn đạt được tác động mà họ xứng đáng - khi bạn giành được sự chú ý và tham gia đầy đủ của khán giả.

Biết khán giả của bạn quan tâm đến ai

Đối tượng của bạn sẽ không quan tâm đến những gì bạn nói cho đến khi bạn chứng minh rằng bạn quan tâm đến họ. Khi bạn lên kế hoạch trình bày, hãy hỏi những thử thách và nhu cầu của khán giả mong muốn là gì? Ba đến bốn câu hỏi hoặc câu hỏi chính trong tâm trí của họ về chủ đề của bạn là gì?

Nếu bạn không biết, hãy hỏi một số người sẽ tham dự buổi trình bày của bạn, hãy hỏi người quản lý của phòng, hoặc, nếu không có thông tin, hãy đoán đúng.

Sau đó bắt đầu bài thuyết trình của bạn bằng cách nhắc nhở khán giả của bạn về mối quan tâm đã xác định của họ. Nói, "Tôi biết rằng một số bạn đã tự hỏi về các lựa chọn lợi ích của chúng tôi, hoặc" Tôi tưởng tượng rằng ba điều này là những gì bạn thực sự muốn để có được ra khỏi hội thảo này ".

Khi bạn nói chuyện trước tiên về khán giả và những vấn đề và nhu cầu của họ mà bạn sẽ nêu ra trong cuộc nói chuyện của bạn, bạn chứng minh rằng bạn quan tâm đến họ. Điều đó khiến mọi người muốn lắng nghe.

Lập ra những điểm chính của bạn cho khán giả của bạn

Hầu hết các bài thuyết trình nhân sự đều có cảm giác như là một thông tin, chứ không phải là một câu chuyện rõ ràng với một loạt các điểm chính. Các chuyên gia nhân sự thường biết nhiều hơn những người khác muốn hoặc cần phải biết về bất kỳ chủ đề cần thiết nào.

Các tác giả Chip và Dan Heath, trong quyển sách "Made to Stick" được gọi là "lời nguyền của kiến ​​thức". Lần cuối cùng bạn cảm thấy bài thuyết trình quá ngắn hay quá ít thông tin? Có lẽ hiếm khi nếu bao giờ hết.

Những người nổi bật như những người thuyết trình, những người được nghe và có ảnh hưởng, bắt đầu bằng cách thừa nhận vấn đề của khán giả rằng họ đang giúp giải quyết. Sau đó, khi họ chuẩn bị bài trình bày của họ, họ tách biệt phải biết từ những điều tốt đẹp để biết.

Giảm một nửa thời gian chuẩn bị bạn phải tập trung vào trọng tâm bài thuyết trình của mình và khán giả của bạn cần biết điều gì sẽ giúp họ. Cách tốt nhất để phá vỡ "lời nguyền của kiến ​​thức" là tập trung vào những gì quan trọng nhất cho cả bạn và khán giả.

Bản đồ trình bày của bạn trên một bảng hoặc một mẩu giấy, hoặc sử dụng một tập hợp các ghi chú dính.

Chuỗi điểm nào là tốt nhất? Liệu có trật tự nào cho những điểm sẽ có ý nghĩa hơn đối với khán giả của bạn? Các điểm của bạn liên quan đến nhau như thế nào? Làm cho chúng rõ ràng. Nếu họ không làm như vậy, hãy nói với mọi người, "Đây là một chủ đề hoàn toàn khác, nhưng quan trọng".

Kể chuyện và sử dụng ví dụ Thính giả của bạn sẽ tìm thấy tương đối

Bên cạnh việc cố gắng trình bày quá nhiều thứ cùng một lúc, tất cả các bài thuyết trình nhân sự thường không có âm thanh trừu tượng và không liên quan gì đến cuộc sống hàng ngày và công việc của khán giả. Điều gì xảy ra sau đó là mọi người điều chỉnh, ngồi qua cuộc nói chuyện, giả định rằng nó không phải về họ, và không hành động. Điều này làm cho bài trình bày một sự lãng phí thời gian và của bạn.

Để liên hệ với họ, để giúp họ hành động, mọi người cần những ý tưởng dựa trên những câu chuyện và ví dụ. Bộ não của con người có liên quan đến những câu truyện và để nhớ chúng. Vì vậy, bao gồm ít điểm hơn - tốt hơn với nhiều ví dụ. Và, bất cứ khi nào có thể, làm cho các ví dụ từ phòng ban của họ và kinh nghiệm hàng ngày của họ tại nơi làm việc.

Kể chuyện về cách sử dụng ý tưởng bạn đang chia sẻ. Cho dù đó là cách giải quyết vấn đề đền bù, làm thế nào để đưa ra phản hồi, làm thế nào để đăng ký kế hoạch tầm nhìn của bạn, hoặc làm thế nào các tổ chức mới là khác nhau từ cũ, kể câu chuyện. Làm cho cây cầu rõ ràng giữa chủ đề của bạn với cuộc sống và sở thích của họ.

Show, Đừng chỉ nói với khán giả của bạn

Một bức tranh trị giá hàng nghìn từ trong nhiều trường hợp. Video đang trở thành tiêu chuẩn cho truyền thông hiệu quả. Trong ngày này các công cụ video có thể truy cập, người thuyết trình sử dụng quá nhiều văn bản thường sử dụng các lý do. Họ nói, "Nhưng tôi phải thông tin rất cụ thể. "Hoặc" Đối tượng của tôi sẽ có khả năng tiêu hóa tốt hơn ý tưởng phức tạp này nếu tôi viết nó ".Không, bạn không, và không, họ sẽ không.

Trừ khi mục tiêu của bạn là mang, xa lánh và làm giảm khán giả của bạn và không có ảnh hưởng trong trường hợp xấu nhất, hãy cắt văn bản. Gửi nó trong một email tiếp theo, hoặc chia sẻ nó trong một tài liệu của Google. Hình ảnh bạn sử dụng cần hỗ trợ câu chuyện chứ không phải là kịch bản của bạn. Một khi bạn đã thiết lập rõ ràng các điểm chính và một dòng chảy tốt được hỗ trợ bởi các câu chuyện và ví dụ, chỉ khi đó bạn nên khởi chạy một công cụ trình bày.

Nếu không, bạn sẽ kết thúc với các trang trình bày của bạn phục vụ nhiệm vụ tăng gấp đôi như ghi chú của bạn. Trong trường hợp đó, bạn nên vừa gửi qua email bản trình bày thay vì lãng phí thời gian của khán giả.

Tùy chỉnh và ứng biến bằng cách biết khán giả của bạn

Sau khi bạn đã tạo một bản trình bày tốt hỗ trợ trực quan thông điệp chính của mình, bạn có quyền tự do chỉnh nó cho từng đối tượng bạn phục vụ. Bạn có thể đưa ra quan điểm của mình và sau đó hỏi to, "Vậy tại sao bạn nên quan tâm đến điều này? "Và điều chỉnh câu trả lời cho khán giả ở phía trước bạn. Những gì mà các thành viên đội ngũ tiếp thị của bạn quan tâm có thể rất khác với nhu cầu của nhân viên phát triển.

Trong nhiều năm đào tạo và thuyết trình cho các nhà lãnh đạo ở hàng tá các tổ chức như Apple, Oracle, SAP và T-Mobile, sức mạnh của một tập hợp các tin nhắn đơn giản đã phát sáng. Khi các tin nhắn được hỗ trợ bởi các hình ảnh đơn giản và được cung cấp bởi một người thuyết trình có trọng tâm, những người có thể làm rõ những điểm và kết nối chúng với cuộc sống hàng ngày của khán giả, truyền thông đã xảy ra. Và, đó không phải là điểm làm bài thuyết trình?