3 Cách để Ngăn chặn Phạm vi Đập trong một Dự án Xây dựng

Theo giám đốc dự án Mike Harding Roberts, "Không có gì là phạm vi leo thang, chỉ có phạm vi phi nước đại. "Và mặc dù tình cảm này thật buồn cười, thật đau đớn, đặc biệt là trong các dự án xây dựng.

Phạm vi dự án là tập hợp các nhiệm vụ, mục tiêu, thành quả, chi phí và thời hạn do các bên liên quan quyết định trong việc lập kế hoạch dự án. Trong xây dựng, tất cả các bên liên quan cần phải có sự nhất trí, đồng ý và hiểu tất cả các bên liên quan, nghĩa là khách hàng, nhà thầu, và thậm chí cả các nhà thầu phụ đều phải nhất trí về việc ai đang làm gì, ai là người chịu trách nhiệm về những gì, khi nó cần phải được thực hiện, và cho bao nhiêu.

Thỏa thuận này sẽ được chính thức hoá trong hợp đồng.

Điều quan trọng là phạm vi được xác định rõ ràng - không ai muốn nhà thầu hoặc nhà thầu phụ làm ít hơn hoặc nhiều hơn mức mà khách hàng mong muốn hoặc sẵn sàng trả. Nếu có yêu cầu thay đổi, các bên liên quan có thể thảo luận về sự thay đổi phạm vi và nếu quá thay đổi phạm vi, nó có thể coi là vi phạm hợp đồng.

Những trở ngại lớn nhất để chứa phạm vi leo xuống để gây nhầm lẫn và không rõ ràng. Để chống lại những áp lực này, các nhà quản lý dự án xây dựng cần dành thời gian để hiểu được nhu cầu của khách hàng từ dự án, đưa ra một dự toán cụ thể cho dự án (bao gồm cả lao động và chi phí) và đảm bảo rằng tất cả các điểm chính được thỏa thuận, bằng văn bản.

Hiểu được tầm nhìn của dự án

Các cuộc đối thoại quan trọng nhất mà người quản lý xây dựng sẽ có với khách hàng trước khi dự án bắt đầu.

Tom Ewer viết,

Tôi không có ý này: Khách hàng của tôi muốn tôi xây dựng một trang web mới.

Ý tôi là: Khách hàng của tôi muốn tăng doanh số bán hàng trực tuyến lên 30% bằng cách tạo ra một thiết kế trang web thân thiện hơn.

Khi làm việc với khách hàng, sự tập trung vượt qua của bạn luôn phải dựa trên kết quả mong muốn về các mục tiêu kinh doanh. (Chữ in nghiêng).

Bước đầu tiên để ngăn chặn creep phạm vi là sự hiểu biết, theo khả năng tốt nhất của bạn, những gì mà các bên liên quan hy vọng sẽ thoát ra khỏi dự án. Từ việc xây dựng lại trường học để xây dựng một tòa nhà văn phòng mới, đừng giới hạn việc đặt câu hỏi về các chi tiết cụ thể của công việc, nhưng tại sao các bên liên quan muốn có một tòa nhà mới hoặc để sửa sang lại. Hiểu được mục đích xây dựng mở ra cơ hội để mở rộng dự án.

Tóm lại: sử dụng chuyên môn của bạn để hướng dẫn khách hàng của bạn hướng tới giải pháp tốt nhất cho vấn đề xây dựng của họ.Đừng ngại chỉ trích những gì khách hàng của bạn muốn - điều cuối cùng bạn muốn là thực hiện những lời hứa không thể nào giữ được. Phối hợp với khách hàng của bạn để xác định kế hoạch có cơ hội thành công cao.

Tạo một ước tính rõ ràng

Nói chung, khách hàng của bạn không quan tâm đến các loại hạt và bu lông của công ty bạn sản xuất ra kết quả cuối cùng như thế nào, nhưng là bị ảnh hưởng bởi các quy trình của bạn. Họ có thể yêu cầu bạn - hoàn toàn do sự thiếu hiểu biết hoặc vô tội - để thay đổi hướng xây dựng giữa, xóa tất cả cơ hội để ở trong phạm vi.

Đây là lý do vì sao có một ước tính rõ ràng, văn bản là rất quan trọng. Quan trọng hơn là khách hàng của bạn ký vào văn bản-chữ ký chủ yếu được sử dụng cho các mục đích pháp lý- hơn là để họ hiểu điều gì trong hợp đồng.

Nói về ước tính và quá trình của dự án xây dựng và các mục tiêu chỉ có thể cải thiện mối quan hệ của bạn với khách hàng. Hãy chắc chắn rằng kỳ vọng của bạn phản ánh những gì trong hợp đồng.

Ước tính cũng nên bao gồm một phác thảo chi tiết về những gì mà công ty xây dựng của bạn sẽ cần phải mua và áp dụng. Bởi vì ước tính cho khách hàng một peek vào làm thế nào đắt tiền một thay đổi sẽ được thực hiện, nó sẽ ít có khả năng họ sẽ yêu cầu thay đổi.

Chính thức hóa kế hoạch dự án xây dựng

Không cho phép bạn quá linh hoạt khi đề ra kế hoạch dự án. Cho dù bạn đang dựa vào xây dựng lean hoặc các kỹ thuật quản lý dự án chính thức khác như Agile, hãy đầu tư vào phần mềm quản lý xây dựng để giúp tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình xây dựng xây dựng và xác định các khu vực thích hợp để quản lý rủi ro.

Bản thân phần mềm có thể giúp các nhà quản lý dự án xây dựng theo dõi tài liệu của họ, quản lý thời hạn, và giữ phạm vi dự án của họ.

Một phần của việc tạo ra một kế hoạch chính thức nên được tạo ra một quá trình được phác thảo cẩn thận cho các đơn đặt hàng thay đổi. Hiệp hội Xây dựng và Phát triển nói thêm, "Thực hiện và thực thi một quy trình kiểm soát biến đổi mạnh đã đặt các ranh giới xung quanh các yêu cầu của dự án. Nó cũng cho biết thêm một mức độ an ninh giúp các dự án uốn cong và phát triển theo thời gian. "Do đó, các quy trình quản lý thay đổi chính thức có thể làm giảm đáng kể cơ hội leo thang phạm vi bằng cách khuyến khích khách hàng không đòi hỏi nhiều hơn là hợp lý.