Hướng dẫn Quản lý Tệp Máy tính Kỹ thuật Số

Theo dõi các tài liệu điện tử của bạn có thể khá là chore trong thế giới "có dây" ngày nay.

Ngoài việc lưu trữ tài liệu cục bộ trên máy tính để bàn, máy tính xách tay hoặc thiết bị di động ngày càng nhiều doanh nghiệp đang sử dụng đám mây cho các ứng dụng kinh doanh cơ bản và lưu trữ tệp.

Hơn nữa, vấn đề lưu trữ là cần thiết cho nhiều doanh nghiệp để chia sẻ tài liệu giữa các nhân viên - trong một văn phòng này thường được thực hiện bằng cách sử dụng một máy chủ tập tin hoặc thiết bị lưu trữ mạng gắn liền (NAS).

Nếu yêu cầu truy cập di động chia sẻ, các tài liệu có thể được lưu trữ trong đám mây và chia sẻ bằng cách gán quyền truy cập.

Tổ chức là Khóa

Bất cứ nơi nào các tài liệu được lưu giữ, điều quan trọng là giữ cho chúng được tổ chức và cập nhật. Mục tiêu của quản lý tập tin điện tử là đảm bảo rằng bạn có thể tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm, ngay cả khi bạn đang tìm kiếm nó sau khi tạo ra nó hàng năm.

Hầu hết các folks kinh doanh có cùng một lúc hoặc đang ở trong vị trí xấu hổ của việc có một cuộc gọi của khách hàng và không thể nhanh chóng xác định vị trí các hóa đơn có liên quan hoặc tài liệu khách hàng quan trọng khác. Cực kỳ gây phiền nhiễu đang xáo trộn vào cuối năm tìm cách tìm các tài liệu liên quan đến tài khoản của công ty cho kế toán viên hoặc thậm chí tệ hơn, người đánh thuế.

Tổ chức hợp lý các tài liệu điện tử đặc biệt quan trọng trong môi trường chia sẻ - nếu một trong số nhân viên của bạn vắng mặt (tạm thời hoặc vĩnh viễn!) Bạn sẽ có thể dễ dàng xác định vị trí bất kỳ tài liệu nào được tạo ra hoặc quản lý bởi người đó.

(Lưu ý rằng việc mất dữ liệu có thể xảy ra với những nhân viên không hài lòng và đang khởi hành là một trong nhiều lý do để bảo vệ dữ liệu kinh doanh của bạn.

Các mẹo quản lý tệp này sẽ giúp bạn giữ các tệp của mình có thể truy cập được:

1. Sử dụng thư mục cài đặt mặc định cho các tệp chương trình.

Sử dụng vị trí tập tin mặc định khi cài đặt các chương trình ứng dụng.

Trong Windows, theo các tập tin chương trình ứng dụng ước tính nằm trong thư mục (Drive Letter:) -> Program Files. Cài đặt các ứng dụng ở nơi khác là khó hiểu và không cần thiết.

2. Một nơi cho tất cả các tài liệu.

Đặt tất cả các tài liệu trong một thư mục "root" duy nhất. Đối với một người dùng trong môi trường Windows, vị trí mặc định là thư mục My Documents.

Trong môi trường chia sẻ tập tin cố gắng làm tương tự - tạo một thư mục gốc (gọi là "Shared Documents") và lưu trữ tất cả các tài liệu trong thư mục con bên trong thư mục gốc. Có một vị trí cho tất cả các tài liệu làm cho việc tìm kiếm mọi thứ dễ dàng hơn và để chạy sao lưu và lưu trữ.

3. Tạo các thư mục trong một hệ thống phân cấp hợp lý.

Đây là những ngăn kéo của tủ đựng máy tính của bạn, để nói chuyện. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản để đặt tên các thư mục của bạn; bạn không muốn nhìn vào danh sách các thư mục trong tương lai và tự hỏi những gì "TFK" hoặc viết tắt bất cứ điều gì thú vị mà bạn đã phát minh có nghĩa là gì.

4. Ghép thư mục trong thư mục.

Tạo các thư mục khác bên trong các thư mục chính khi cần thiết. Ví dụ: một thư mục có tên "Hóa đơn" có thể chứa các thư mục được gọi là "2013", "2012" và "2011". Một thư mục được đặt tên cho khách hàng có thể bao gồm các thư mục "customerdata" và "correspondence".

Mục đích là để có mọi tập tin trong một thư mục thay vì có một bó các tập tin mồ côi được liệt kê.

Tuy nhiên, đừng tạo ra các cấu trúc thư mục phức tạp, sâu sắc - thay vào đó có thể sử dụng tên tệp mô tả.

5. Thực hiện theo các quy ước đặt tên tập tin.

Một số hệ điều hành (chẳng hạn như Unix) không cho phép dấu cách trong tên tệp tin hoặc tên thư mục, vì vậy hãy tránh điều này nếu môi trường điện toán của bạn bị lẫn lộn thay vì sử dụng các dấu gạch dưới như là dấu phân cách (ví dụ: Doe_John_Proposal.doc) Các ký tự khác như / ? : * | "^ cũng bị cấm trong tên tệp tin và tên thư mục trong Windows.

Sử dụng các tên tệp mô tả để dễ dàng nhận diện và truy xuất, nhưng đừng quá tên tệp / đường dẫn có giới hạn chiều dài khác nhau giữa các hệ điều hành. độ dài đường dẫn cho một tập tin (ví dụ như tên ổ đĩa + tên thư mục + tên tập tin) là 260 ký tự.

Sử dụng các từ viết tắt phổ biến ở bất cứ nơi nào có thể.

6. Cụ thể

Cho các tệp hợp lý, cụ thể và bao gồm ngày trong tên tập tin nếu có thể Mục tiêu khi đặt tên các tập tin là để có thể cho biết những gì các tập tin mà là về mà không cần phải mở nó và tìm kiếm.Vì vậy, nếu tài liệu là một bức thư cho một khách hàng nhắc nhở anh ta rằng thanh toán là quá hạn, gọi nó là một cái gì đó Nếu bạn đang chia sẻ các tập tin qua email hoặc các thiết bị cầm tay bạn có thể muốn có tên tập tin cụ thể hơn bao giờ hết thông tin, kể từ khi thông tin thư mục tion sẽ không được bao gồm trong tệp được chia sẻ. Ví dụ: nếu tài liệu của bạn nằm trong My Documents Invoices 2014 Customers Doe_John_20140416. doc và tệp được chia sẻ hoặc gửi qua email tất cả người nhận sẽ thấy là Doe_John_20140416. doc và có thể không thể nói rằng tệp là hóa đơn của khách hàng mà không mở nó.

7. Tập tin khi bạn đi.

Thời gian tốt nhất để nộp một tài liệu là khi bạn tạo nó lần đầu tiên. Vì vậy, có được trong thói quen sử dụng hộp thoại "Lưu như" để nộp tài liệu của bạn cũng như tên nó, đặt nó ở đúng nơi ở nơi đầu tiên.

8. Đặt các tệp tin của bạn để thuận tiện cho bạn.

Nếu có các thư mục hoặc tập tin mà bạn sử dụng rất nhiều, buộc họ vào đầu danh sách tập tin bằng cách đổi tên chúng với một! hoặc một AA vào đầu tên tập tin.

9. Xóa tệp của bạn thường xuyên.

Đôi khi những gì cũ là hiển nhiên như trong ví dụ của thư mục có tên "Hóa đơn" ở trên.Nếu không, giữ cho các thư mục của bạn rắc rối bằng cách xóa các tệp tin cũ.

Làm

không

xóa các tệp tin liên quan đến kinh doanh trừ khi bạn hoàn toàn chắc chắn rằng bạn sẽ không bao giờ cần tệp nữa. Thay vào đó, trong bộ sưu tập chính các thư mục trong thư mục gốc của bạn, tạo một thư mục có tên là "Cũ" hoặc "Không hoạt động" và di chuyển các tệp cũ vào đó khi bạn gặp chúng. 10. Sao lưu tệp của bạn thường xuyên. Cho dù bạn đang sao chép các tệp của mình vào ổ đĩa khác hoặc băng lên, điều quan trọng là phải thiết lập và thực hiện theo một chế độ sao lưu thường xuyên. Xem 3 bước để tạo một hệ thống sao lưu thành công. Quản lý tài liệu tốt Quản lý các tài liệu điện tử nên là một phần của chiến lược quản lý tài liệu tổng thể cho doanh nghiệp của bạn. Kế hoạch quản lý tài liệu thích hợp phải bao gồm tất cả các khía cạnh của việc xử lý tài liệu, bao gồm lưu trữ, truy xuất, sao lưu và bảo mật.

Chức năng tìm kiếm là một điều tuyệt vời nhưng nó sẽ không bao giờ phù hợp với sự dễ dàng có thể đi trực tiếp vào một thư mục hoặc tập tin. Nếu bạn làm theo các mẹo quản lý tập tin này một cách nhất quán, ngay cả khi bạn không biết cái gì ở đâu, bạn biết nó ở đâu - một lợi thế rất lớn khi tìm kiếm những gì bạn đang tìm kiếm. Thực tiễn quản lý tập tin tốt sẽ tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp của bạn.