Viết Thư và Tài liệu Mời tham dự chính thức

Các nhà hoạch định sự kiện và họp dự kiến ​​sẽ đóng góp hoặc viết thư mời chính thức và tài liệu cho các cuộc họp, các chuyến đi khuyến khích và các chương trình khác mà họ tổ chức. Nó không có vẻ như là một công việc áp đảo, nhưng điều quan trọng là làm theo các bước nhất định để thực hiện đúng nghi thức lời mời và tránh thiếu các chi tiết quan trọng cho khách của bạn.

Đây là Cách:

1. Tạo chủ đề sự kiện. Trước khi viết thư và tài liệu mời chính thức, các nhà quy hoạch phải chắc chắn rằng họ có chủ đề hấp dẫn cho chương trình. Những câu hỏi sau đây sẽ giúp bắt đầu quá trình động não: Nó là một hội nghị giáo dục, hội thảo hay một chuyến đi khuyến khích? Nó đang ở đâu? Điểm duy nhất về điểm đến hoặc địa điểm đó là gì? Lịch thô cho sự kiện này là gì? Một số mục tiêu đằng sau chương trình là gì? Tại sao một người tham dự muốn tham dự? Những câu hỏi này sẽ giúp thiết lập một chủ đề sự kiện tuyệt vời.

2. Tạo thư mời điện tử. Nhiều thư mời chính thức và tài liệu cho các sự kiện lớn đã được chuyển sang các hệ thống đăng ký trực tuyến vì số lượng các sự kiện hậu cần quan trọng phải được thu thập trong quá trình RSVP: tên chính tả, thông tin liên lạc, yêu cầu chế độ ăn uống, nhu cầu vận chuyển, chi tiết chương trình, thông tin hoạt động và hơn thế nữa. Lưu ý: Các sự kiện ít phức tạp hơn có thể sử dụng một trang web hoặc hình ảnh thiết kế đồ họa được gửi bằng email để truyền tải các chi tiết sự kiện và các địa chỉ liên hệ RSVP.

3. Tạo một lời mời in. Tùy theo bản chất của chương trình hoặc sự kiện của bạn, nghi thức mời có thể gợi ý bạn nên viết thư mời mời chính thức và ghi chú để cho khách của bạn biết rằng bạn thực sự đánh giá cao sự có mặt của họ. Điều này khác với tài liệu sự kiện; Thay vào đó, hãy xem xét một thẻ lời mời đơn giản cung cấp thông tin có giá trị cho khách của bạn, bao gồm chủ nhà và tên của người đó, chủ đề của sự kiện, ngày và / hoặc thời gian và liên hệ RSVP.

4. Viết lời mời sự kiện chính thức. Là một phần của lời mời điện tử, bạn nên phác thảo các thông tin cấp cao về chương trình và sự kiện. Ví dụ: nếu đây là chuyến đi khuyến khích hoặc hội nghị nhiều ngày, bạn sẽ muốn bao gồm: điểm đến, địa điểm khách sạn / hội nghị chính, chủ đề chính, người nói (bao gồm bios), lịch trình, hoạt động, hậu cần và chi tiết về đăng ký. Thư mời và tài liệu nên cung cấp cho khách hàng một lý do để tham dự, và luôn luôn bao gồm một lời kêu gọi hành động.

5. Nghi thức mời bắt đầu bằng tổng quan điểm đến / địa điểm. Khi viết thư mời và tài liệu chính thức, luôn luôn an toàn nhất khi bạn cho rằng không ai ở vị trí mà bạn đang lưu trữ chương trình.Điều đó có nghĩa là bạn nên viết một tổng quan ngắn gọn về điểm đến và / hoặc khách sạn / cơ sở / địa điểm nơi chương trình đang được tổ chức. Nếu bạn dự định tổ chức sự kiện kéo dài nhiều ngày, hãy giữ thông tin này ở mức cao nhất có thể, nhưng hãy đảm bảo có đủ thông tin để cung cấp cho khách với những hiểu biết độc đáo về nơi này và tại sao họ nên đầu tư thời gian ở đó với bạn.

6. Quy ước mời yêu cầu lịch biểu sự kiện. Nếu bạn dự định tổ chức sự kiện kéo dài nhiều ngày như chương trình khuyến khích, tài liệu mời nên bao gồm càng nhiều chi tiết càng tốt để khách hàng có thể lập kế hoạch thời gian với bạn một cách hợp lý. Điều này có nghĩa là lời mời của bạn nên xác định các phương pháp đến và thời gian đến khi họ dự kiến ​​sẽ tham gia, thời gian cho các cuộc họp kinh doanh và các hoạt động (và các hoạt động), thông tin về các bữa ăn và thông tin khởi hành.

7. Quy ước mời gọi yêu cầu mô tả hoạt động. Khi viết thư mời và tài liệu chính thức, hãy cung cấp tổng quan về các hoạt động khác nhau để giúp khách hàng xác định rõ hơn những gì phù hợp với sở thích của họ. Chương trình golf của bạn có tổ chức sự kiện 1 ngày rưỡi hoặc cả ngày không? "Lớp" của con sông nổi lên là gì? Mức độ cao nơi bạn tổ chức sự kiện, và chương trình đi xe đạp leo núi sẽ dẫn bạn đến mức nào? Thời gian dành cho lớp sơn là bao lâu và họ sẽ học cái gì?

8. Nghi thức mời yêu cầu thông tin về hội nghị hậu cần. Một lần nữa, giả sử bạn đang tổ chức một chương trình nhiều ngày, khách hàng phải được cung cấp chi tiết về từng hạng mục sau:

   • Đặt vé máy bay
   • Đăng ký sự kiện
   • Đặt phòng
   • Đưa đón tại sân bay > Dress code
   • Thời tiết
   • Thủ tục nhận phòng
   • Các mục không hoàn lại
   • Các nhân viên chủ nhà tiếp xúc
   • Phát triển chương trình sự kiện cuối cùng.

9. Sự kiện này sẽ khác với tài liệu lời mời đầu tiên nhưng phải được cung cấp cho khách mời khi đến hoặc ngay trước khi tham dự một sự kiện. Nó nên bao gồm một giờ theo giờ (tốt để kết hợp giờ) tổng quan về những gì được lên kế hoạch khi nào và ở đâu. Nếu bạn có nhiều bài tập giáo dục được lên kế hoạch đồng thời, bạn nên phác thảo các bài hát theo nhóm để người tham dự biết chủ đề được lên lịch khi nào và ở đâu. Tạo thư chào mừng sự kiện.

10. Nhiều nhà quy hoạch phải vật lộn với những thông tin họ nên hoặc không nên đưa vào thư chào mừng. Lời khuyên tốt nhất là giữ cho thông điệp chào đón đơn giản và để cho khách hàng biết rằng họ được hoan nghênh và đánh giá cao. Quy tắc mời gọi cho thấy bức thư phải được ký bởi chủ nhà chính thức của sự kiện. Một trong những mục mời tham dự sự kiện bị bỏ qua nhất là thông báo về chuyến đi. Là một phần của bức thư chào mừng và bất kỳ quà tặng đến nào, điều quan trọng là phải đính kèm các chi tiết về cách khách ra đi.

    Tạo thẻ trình đơn.

11. Cho dù bạn đang lên kế hoạch ăn sáng, ăn trưa hoặc ăn tối, khách hàng luôn cảm thấy đánh giá cao các thẻ thực đơn đưa ra các mục menu cho mỗi khóa học của bữa ăn. Nó cho họ một cái gì đó để nói về khi tụ tập với những người khác ở bàn của họ và cho phép nhân viên chờ đợi nhanh chóng có được sự lựa chọn menu từ khách hàng, giúp giữ lịch trình theo đúng tiến độ. Lưu ý: Nếu bạn đang có kế hoạch gây bất ngờ đặc biệt trong bữa ăn, chẳng hạn như món tráng miệng theo chủ đề cho một số giải trí độc đáo, bạn nên giữ những mặt hàng đó ra khỏi thẻ thực đơn để tăng hiệu quả đặc biệt. Tạo thẻ quà tặng đánh giá cao.

12. Cho dù đó là món quà đến hay món quà gối, mỗi món quà đánh giá cao đều nên có thẻ quà tặng. Đây là cơ hội để củng cố thông điệp "cảm ơn" và làm cho khách của bạn cảm thấy đặc biệt hơn. Kết hợp từ ngữ và thông điệp phản ánh chủ đề của sự kiện là hữu ích. Tạo thông báo khởi hành riêng lẻ.

13. Vào ngày trước khi khởi hành, thông báo cho phòng khách nhắc nhở họ khi họ sẽ khởi hành, bao gồm số chuyến bay và thời gian khởi hành. Nó cung cấp một cơ hội để sửa chữa bất kỳ lỗi phút cuối cùng có thể đã được bỏ qua trong quá trình lập kế hoạch hậu cần.

    Lời khuyên:

Đảm bảo bạn có một nhà thiết kế đồ họa tuyệt vời và quy trình đăng ký trực tuyến. Thách thức ngày nay là nhiều hệ thống đăng ký sự kiện trực tuyến khác nhau tồn tại, nhưng họ đòi hỏi nhiều sự tuỳ biến hoặc việc sử dụng các hệ thống của bên thứ ba vẫn được coi là đắt giá trên cơ sở mỗi lời mời. Đó là lý do tại sao nhiều nhà lập kế hoạch vẫn dựa vào các công cụ gia đình và các nguồn lực của họ.

1. Tìm cho mình một cửa hàng văn phòng phẩm tuyệt vời. Mặc dù các tổ chức đang ngày càng sử dụng các hình thức truyền thông điện tử, điều đó vẫn không thay thế tác động của lời mời in và các tài liệu sự kiện. Tìm đồ văn phòng sẽ khen cho chủ đề sự kiện của bạn và thay đổi kiểu giấy và kích cỡ để tạo nhiều sự quan tâm và bộ phim hơn. Khách của bạn sẽ nhận thấy những nỗ lực.
2. Tạo một mẫu và sao chép từ đó. Các nhà lập kế hoạch nên tạo ra một mẫu thư mời và các tài liệu, và chỉ cần cập nhật các sự kiện mới từ các mẫu của các chương trình và sự kiện trước đó. Tất nhiên, văn phòng phẩm, đồ họa, văn bản, v.v … mới nên được chọn và sử dụng, vì vậy mỗi lần yêu cầu phải có một số lượng tùy chỉnh.