Thủ tục kế toán thích hợp cho bộ xử lý thanh toán trực tuyến là gì?

Nhiều doanh nghiệp đang sử dụng bộ vi xử lý thanh toán trực tuyến để xử lý các giao dịch của họ. Mặc dù chúng thường rẻ hơn và tiện lợi hơn các bộ xử lý thanh toán thông thường, nhưng chúng có thể yêu cầu các điều chỉnh nhỏ từ các phương pháp kế toán truyền thống của bạn. Dưới đây là cách ghi lại đúng các giao dịch này.

Khi nào bạn nên ghi lại thu nhập từ bộ xử lý thanh toán trực tuyến?

Khi bạn ghi lại thu nhập từ bộ xử lý thanh toán trực tuyến tùy thuộc vào việc bạn đang sử dụng kế toán luỹ kế hay tích lũy.

Trong kế toán hạch toán theo tích lũy , bạn nên lập tức ghi lại tất cả doanh số bán hàng làm thu nhập. Nếu bạn bán hàng vào ngày 31 tháng 12 năm 2016, báo cáo thu nhập đó cho năm 2016 ngay cả khi bộ xử lý thanh toán không gửi tiền cho bạn cho đến năm 2017.

Trong kế toán cơ sở tiền mặt , nó phụ thuộc vào thời điểm bạn ở kiểm soát quỹ.

• Nếu bạn sử dụng bộ xử lý thanh toán có chức năng giống như tài khoản ngân hàng, bạn nên xem xét bộ xử lý thanh toán của mình là tài khoản tiền mặt và ghi lại việc bán hàng khi bộ xử lý thanh toán có tiền. Điều này áp dụng cho bộ vi xử lý thanh toán như PayPal cho phép bạn giữ tiền, gửi tiền cho người khác / doanh nghiệp và chọn thời điểm chuyển tiền vào tài khoản khác.
• Nếu bạn sử dụng bộ xử lý thanh toán có chức năng như kiểm tra bằng thư, bạn nên xem xét trình xử lý thanh toán của mình như một tài khoản phải thu và ghi lại việc bán khi số tiền trong tài khoản ngân hàng của bạn. Điều này áp dụng cho các bộ xử lý thanh toán như Stripe tự động quét quỹ vào tài khoản ngân hàng của bạn theo lịch trình đã đặt và không cho phép bạn truy cập vào các khoản tiền trước thời điểm đó.

Làm thế nào để bạn xử lý các khoản phí chế biến?

Nhiều doanh nghiệp không chỉ tính các khoản tiền ròng mà họ nhận được từ bộ xử lý thanh toán của họ như là doanh thu. Bạn nên báo cáo tổng doanh thu của mình là doanh thu và khấu trừ phí xử lý thanh toán như một khoản chi phí. Khi sử dụng kế toán kép, bạn cần phải có một tài khoản tiền mặt hoặc tài khoản phải thu cho các khoản tiền được tổ chức bởi bộ xử lý thanh toán và tài khoản chi phí cho các khoản phí xử lý thanh toán.

Nhập mỗi giao dịch như sau:

1. Ghi nợ tài khoản tiền mặt của người xử lý thanh toán cho toàn bộ số tiền bán hàng.
2. Ghi có tài khoản thu nhập bán hàng của bạn cho toàn bộ số tiền bán hàng.
3. Ghi có vào tài khoản tiền mặt của người xử lý thanh toán cho khoản phí xử lý thanh toán.
4. Ghi nợ tài khoản chi phí xử lý thanh toán của bạn cho phí xử lý thanh toán.
5. Khi bạn rút tiền vào tài khoản ngân hàng của bạn, hãy ghi có vào tài khoản tiền mặt của người xử lý thanh toán cho số tiền chuyển khoản.
6. Ghi nợ tài khoản ngân hàng cho số tiền chuyển khoản.

Đây là rất nhiều mục để thực hiện, nhưng đó là cách duy nhất để giữ chính xác sách của bạn. Các dịch vụ kế toán bên ngoài và các chuyên gia công nghệ kế toán có thể giúp kết nối bộ xử lý thanh toán và tài khoản ngân hàng của bạn để tự động tạo các mục nhập cho bạn.Khi thiết lập đúng cách, điều này gần như sẽ loại bỏ việc nhập tay và yêu cầu về kế toán tẻ nhạt cũng như giảm nguy cơ dữ liệu không chính xác.

Bạn làm gì nếu bạn nhận được một mẫu đơn 1099-K?

Nếu bạn chấp nhận hơn 20.000 đô la tiền thanh toán và có hơn 200 giao dịch thông qua bộ xử lý thanh toán, bạn sẽ nhận được Biểu mẫu 1099-K vào cuối năm. Mẫu đơn này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin, và bạn không nhập nó vào một dòng trên tờ khai thuế của bạn.

Doanh thu báo cáo về 1099-K nên đã được bao gồm trong tổng số bán hàng của bạn. Sử dụng các đường chi phí thích hợp để nhập bất kỳ khoản hoàn trả, phí hoặc các khoản thu khác vào doanh thu. Nếu bất kỳ doanh thu nào trên 1099-K của bạn không phải từ bán hàng, chẳng hạn như chủ sở hữu thực hiện thêm đầu tư bằng thẻ tín dụng cá nhân của họ, thì không thêm doanh thu đó vào doanh số bán hàng. Bỏ qua nó hoặc đưa nó vào dòng thích hợp trong bản khai thuế của bạn.

Mẫu 1099-K chỉ có tác dụng như một nguồn thông tin cho IRS nếu họ quyết định kiểm toán doanh nghiệp của mình. Nếu bạn sử dụng một nhà tư vấn thuế chuyên nghiệp, dịch vụ kế toán bên ngoài hoặc có các kiểm soát kế toán mạnh khác, bạn sẽ dễ dàng thấy được rằng bạn đã báo cáo chính xác lợi nhuận và tổn thất của mình. Lưu trữ hồ sơ, kiểm soát nhập dữ liệu phù hợp và hệ thống tự động nên phục vụ cho nhu cầu xử lý thanh toán chung của bạn.