Các yêu cầu về Giữ Biên chế Thanh toán lương cho Nhân viên

Giữ sổ sách lương và tài liệu nhân viên khác do Bộ Lương và Giờ của Bộ Lao động và Bộ Luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng cho phép. Người sử dụng lao động phải theo dõi mức bồi thường và thời gian nghỉ, và Sở Thuế Vụ cũng yêu cầu bạn giữ hồ sơ biên chế cho tất cả nhân viên hiện tại ít nhất sáu năm sau khi việc làm kết thúc.

Hồ sơ Paycheck nào là chủ nhân bắt buộc phải giữ?

Bạn thường sẽ giữ hầu hết các hồ sơ theo yêu cầu của luật pháp chỉ trong quá trình kinh doanh, do đó việc tuân thủ không nên làm nhiều bước hoặc công việc thêm.

Xem lại hồ sơ bạn đã có để đảm bảo rằng bạn phù hợp với yêu cầu của IRS và FLSA.

Hồ sơ có thể được duy trì dưới bất kỳ hình thức nào, kể cả bằng điện tử. Những điều sau đây phải được lưu giữ cho tất cả nhân viên không được miễn thuế và những người được bảo hiểm theo yêu cầu mức lương tối thiểu:

Thông tin cá nhân, bao gồm tên, địa chỉ nhà, nghề nghiệp, giới tính và ngày sinh của nhân viên nếu anh ta dưới 19 tuổi

• Giờ và ngày làm việc trong tuần
• Tổng số giờ làm việc mỗi ngày làm việc và mỗi tuần làm việc
• Tổng thu nhập trực tiếp hàng ngày hoặc hàng tuần
• Mức lương giờ theo giờ bình thường cho bất kỳ tuần nào khi làm thêm giờ
• Tổng số giờ làm thêm giờ làm việc
• Tổng số tiền lương trả mỗi kỳ lương > Ngày thanh toán và thời hạn thanh toán được bảo hiểm.
• Người lao động không được miễn thuế phải được trả lương tối thiểu là tối thiểu và được hưởng thêm giờ làm việc trên 40 giờ một tuần. Một nhân viên có thể được miễn nếu được trả lương ít nhất 455 đô la một tuần trên cơ sở tiền lương và nếu anh ta thực hiện các nhiệm vụ công việc cụ thể, điển hình là hành chính, điều hành hoặc quản lý.

Trả lương thẳng là số tiền kiếm được trong 40 giờ đầu tiên trong tuần làm việc.

Hồ sơ cần thiết cho nhân viên được miễn thuế khác với nhân viên không được miễn thuế và cần phải có thông tin đặc biệt cho nhân viên hộ gia đình, đối với nhân viên làm việc dưới sự sắp xếp không thông thường, cho nhân viên nơi ở hoặc cơ sở khác được cung cấp, và cho nhân viên nhận được biện pháp khắc phục giáo dục.

Nếu bất kỳ người lao động nào thuộc các nhóm này, hãy tham vấn với luật sư.

Các mẫu đơn Bạn Phải Giữ

Ngoài hồ sơ tiền lương, bạn nên giữ một vài tài liệu khác trong hồ sơ cho mỗi nhân viên.

Một bản sao có chữ ký của mẫu W-4 cho thấy khấu trừ của liên bang. Bạn có thể thay đổi biểu mẫu này nhiều lần vì vậy hãy đảm bảo giữ mẫu gần đây nhất ở trên cùng.

Một bản sao của bất kỳ mẫu nào mà nhân viên đã cho phép thanh toán các khoản khấu trừ, bao gồm các khoản trợ cấp và các khoản đóng góp đặc biệt như United Way hoặc các tổ chức từ thiện khác

• Một bản sao của mẫu đơn ban đầu của nhân viên và bất kỳ tài liệu hỗ trợ nào, như bản lý lịch hoặc bảng điểm.
• Hồ sơ về thay đổi mức lương, bao gồm cả khuyến mãi hoặc giảm giá, và lý do của những hành động này.
• Cách tốt nhất để Giữ hồ sơ thanh toán là gì?
• Biên bản thanh toán, kể cả hồ sơ ghi lại tất cả giờ làm việc, thay đổi về tình trạng lương và mức lương phải được giữ trong một hồ sơ riêng.

Bạn cũng phải lưu giữ hồ sơ về tất cả các thay đổi đối với lương và lợi ích của nhân viên, bao gồm sự đồng ý của nhân viên. Bạn phải có sự chấp thuận bằng văn bản đối với bất kỳ khoản khấu trừ nào từ lương của nhân viên ngoại trừ các khoản thuế và các khoản trang trí của FICA.

Susan Heathfield, chuyên gia về nguồn nhân lực, có thêm thông tin chi tiết về những gì cần lưu giữ trong hồ sơ nhân viên của nhân viên.

Ai được phép xem hồ sơ nhân viên?

Hầu hết các doanh nghiệp giữ hồ sơ nhân viên ở khu vực giới hạn và chỉ cho phép tiếp cận với những cá nhân có thể cần phải xem các hồ sơ do vị trí hoặc vị trí việc làm của họ. Hồ sơ nhân viên không bao giờ nên được loại bỏ khỏi phòng hồ sơ. Nếu bạn có nhiều hơn một vài nhân viên, bạn có thể muốn thiết lập một chính sách truy cập tập tin nhân sự để nhân viên nguồn nhân lực biết làm thế nào để đáp ứng yêu cầu.

Nhân viên nên được phép xem hồ sơ của họ. Bạn có thể muốn có ai đó ở trong phòng với một nhân viên trong khi anh ta xem hồ sơ của mình.

Chỉ định nhân viên công ty nào có thể xem hồ sơ nhân viên. Truy cập thường được giới hạn cho nhân viên trong bộ phận nhân sự và quản lý và điều hành ở trên một mức độ nhất định.

• Kiểm toán viên liên bang và tiểu bang khác nhau có thể được phép truy cập hồ sơ nhân viên cho mục đích kiểm toán. Bạn có thể yêu cầu một bảo đảm trước khi cho phép kiểm toán viên truy cập hồ sơ nhân viên.
• Các luật sư đại diện cho nhân viên trong vụ kiện có thể được tiếp cận trong một số trường hợp cụ thể. Một viên chức cao cấp hoặc luật sư của công ty nên xác minh yêu cầu của luật sư trước khi cho phép xem hồ sơ.