Quy tắc 80/20 có thể giúp nâng cao Năng suất của Bạn như thế nào

Năm 1906, nhà kinh tế học người Italia Vilfredo Pareto đã tạo ra một công thức toán học để mô tả sự phân bố bất bình đẳng về sự giàu có ở nước ông. Pareto quan sát thấy rằng hai mươi phần trăm của người dân sở hữu eighty phần trăm của sự giàu có. Vào cuối những năm 1940, chuyên gia về chất lượng, Tiến sĩ Joseph M. Juran, quy định nguyên tắc 80/20 cho Pareto, gọi nó là Nguyên tắc Pareto. Nguyên tắc của Pareto hoặc Pareto là một công cụ hữu ích để giúp bạn sắp xếp và quản lý công việc trong cuộc sống của bạn.

Bài viết này cung cấp tổng quan về quy tắc và ví dụ về cách nó có thể giúp bạn cải thiện năng suất cá nhân và chuyên nghiệp và hiệu quả của bạn.

Ý nghĩa của nó

Quy tắc 80/20 có nghĩa là trong bất kỳ tình huống nào, 20 phần trăm đầu vào hoặc các hoạt động chịu trách nhiệm cho 80 phần trăm kết quả hoặc kết quả. Trong trường hợp của Pareto, nó có nghĩa là 20 phần trăm của người dân sở hữu 80 phần trăm của sự giàu có. Trong công trình ban đầu của Juran áp dụng quy tắc 80/20 để nghiên cứu chất lượng, ông đã xác định 20 phần trăm các khuyết tật gây ra 80 phần trăm các vấn đề. Người quản lý dự án biết rằng 20 phần trăm của công việc (10 phần trăm đầu tiên và 10 phần trăm) sử dụng 80 phần trăm thời gian và nguồn lực.

Các ví dụ khác mà bạn có thể gặp phải:

80% doanh thu của chúng tôi được tạo ra bởi 20% khách hàng của chúng tôi.
80% khiếu nại của chúng tôi đến từ 20% khách hàng của chúng tôi.
80% vấn đề chất lượng của chúng tôi xảy ra với 20% sản phẩm của chúng tôi.

Hoặc:

20% các cộng tác viên của chúng tôi cung cấp 80% ngân quỹ của chúng tôi.
20% nhân viên của chúng tôi chịu trách nhiệm về 80% số ngày bị bệnh.
20% ý tưởng của tôi tạo ra 80% lưu lượng truy cập của tôi trên blog của tôi.

Có rất nhiều ví dụ mà chúng ta có xu hướng áp dụng quy tắc 80/20 trong đời sống cá nhân và làm việc của chúng ta. Hầu hết thời gian, chúng tôi đang tham chiếu Quy tắc của Pareto mà không áp dụng phân tích toán học nghiêm ngặt đối với tình hình.

Chúng ta khái quát về chỉ số 80/20 này, nhưng ngay cả với môn toán lùn xỉn này, tỷ lệ này là không bình thường phổ biến trong thế giới của chúng ta.

7 Các nguyên tắc 80/20 có thể giúp cho năng suất của bạn:

Nếu bạn xem xét kỹ lưỡng các mục trong danh sách "Để làm", có thể bạn chỉ là một vài trong số các mục được gắn với các vấn đề quan trọng. Mặc dù chúng ta có thể hài lòng trong việc vượt qua một số lượng lớn các vấn đề nhỏ hơn trong danh sách công việc của chúng tôi, quy tắc 80/20 cho thấy chúng ta nên tập trung vào một vài sản phẩm lớn hơn sẽ tạo ra những kết quả quan trọng nhất. Danh sách này có thể không phát triển ngắn hơn, nhưng bạn sẽ thực hành ưu tiên hiệu quả.
Khi đánh giá rủi ro cho một dự án sắp tới, không phải mọi rủi ro đều mang ý nghĩa bình đẳng. Chọn những rủi ro hàng đầu tạo ra khả năng thiệt hại cao nhất (với xác suất xảy ra) và tập trung các hoạt động theo dõi và hoạch định rủi ro của bạn vào những mục này.Đừng bỏ qua những người khác, tuy nhiên, phân phối tập trung của bạn một cách cân bằng.
Là đại diện bán hàng, hãy làm việc chăm chỉ để hiểu thuộc tính của 20 phần trăm khách hàng của bạn chiếm phần lớn doanh thu của bạn và đầu tư thời gian tìm kiếm của bạn để xác định và đánh giá các khách hàng tương tự.
Thường xuyên đánh giá 80 phần trăm khách hàng của bạn tạo ra khoảng 20 phần trăm doanh nghiệp của bạn và xác định cơ hội để giải phóng những khách hàng đó cho những kết quả tốt hơn . Một số nhà quản lý và công ty tích cực tiêu hủy danh sách khách hàng của họ mỗi vài năm, hiệu quả bắn các khách hàng thực hiện dưới cùng.
Nếu bạn làm việc trong bộ phận hỗ trợ khách hàng hoặc trung tâm cuộc gọi, hãy tìm kiếm phân phối 80/20, nơi mà 80 phần trăm khách hàng của bạn gọi đến hoặc các vấn đề hỗ trợ là do 20 phần trăm các dịch vụ của bạn hoặc 20 phần trăm tổng số khách hàng của bạn. Đối với các dịch vụ tạo ra tất cả các cuộc gọi, tập trung vào phân tích nguyên nhân gốc để xác định các vấn đề về chất lượng hoặc tài liệu và sau đó thực hiện hành động khắc phục. Đối với cuộc gọi cao, số lượng khách hàng cố gắng tìm hiểu lý do cuộc gọi của họ và cung cấp các phương pháp thay thế để có được câu trả lời.
Các nhà kinh doanh, người độc tấu và các chuyên gia độc lập nên đánh giá khối lượng công việc của họ và đánh giá liệu phần lớn thời gian của họ dành cho các hoạt động có giá trị nhỏ , bao gồm các công việc hành chính dễ dàng và không tốn kém.
Khi đánh giá tiến độ giữa năm về mục tiêu của bạn, tập trung vào một số mục tiêu hoặc hoạt động quan trọng nhất cho sự phát triển hoặc thành công của bạn. Tương tự với danh sách công việc, không phải tất cả các nhiệm vụ và mục tiêu đều được tạo ra công bằng.

Giới hạn thực tế đối với Quy tắc 80/20:

Như chúng ta đã khám phá, Quy tắc 80/20 có nhiều ứng dụng trong công việc và cuộc sống cá nhân của chúng tôi. Tuy nhiên, có nhiều cơ hội để áp dụng sai công cụ này và gây ra những sai lầm quan trọng.

Bạn không nên chỉ tập trung vào 20 phần trăm những người biểu diễn hàng đầu trong nhóm của bạn với chi phí của 80 phần trăm khác. Bạn chịu trách nhiệm về việc tăng số lượng những người biểu diễn hàng đầu cũng như đánh giá và có khả năng loại bỏ những người thực hiện biểu diễn kém.
Quy tắc 80/20 có thể đề xuất giảm mức độ đa dạng hóa mà bạn phấn đấu với các khoản đầu tư. Cần chú ý cẩn thận đến tổng thể danh mục đầu tư của bạn và các điều chỉnh được thực hiện nếu chỉ có 20% các khoản đầu tư của bạn đang thúc đẩy 80% kết quả .
Mặc dù 20% thời gian đầu tư vào dự án thông qua lập kế hoạch và thực hiện có thể tạo ra phần lớn kết quả hoặc tiến bộ, bạn không thể bỏ qua các chi tiết của sáng kiến này.

Dòng dưới cùng:

Nguyên tắc Pareto hoặc Quy tắc 80/20 là một công cụ hữu ích khi phân tích những nỗ lực và kết quả của chúng ta. Nó là vô giá khi áp dụng cho danh sách nhiệm vụ hoặc mục tiêu, và nó cung cấp một khuôn khổ phân tích hữu ích cho nhiều tình huống vấn đề. Sử dụng nó một cách tự do, nhưng không chấp nhận nó như là một tuyệt đối hoặc bạn có thể misstep.

Cập nhật bởi Art Petty