Lời khuyên để làm hài lòng công ty của bạn Họp

Bạn có phải là người lập kế hoạch cho cuộc họp của công ty hoặc phòng ban hàng tháng hay định kỳ hay không? Chúng có thể chết người nếu bạn không cẩn thận. Bạn biết khoan. Một loạt những người nói chuyện đứng lên để cung cấp cho mọi người thông tin về công ty.

Mọi người đang quan tâm, nhưng các cuộc họp hiệu quả nhất thu hút sự chú ý của họ bằng các câu hỏi và câu trả lời gây kích động, âm thanh và sự tham gia. Những lời khuyên này mang lại cho bạn thành công.

• Bắt đầu cuộc họp, thuyết trình và các buổi tập huấn với người phá băng hoặc hoạt động khởi động. Trong một cuộc họp lớn hoặc một cuộc họp ngắn, người phá băng có thể là một câu hỏi khiến mọi người suy nghĩ và nói chuyện với người hàng xóm. Ví dụ, hãy hỏi một câu hỏi làm cho mọi người giơ tay lên. Chiều dài của người phá băng phụ thuộc vào thời gian cuộc họp của bạn, do đó hãy lên kế hoạch một cách khôn ngoan.

• Đa dạng hóa các phương pháp trình bày của bạn. Nếu mọi người nói chuyện với khán giả, ở dạng bài giảng, ngay cả những người quan tâm cũng sớm gật đầu. Yêu cầu mọi người nói theo nhóm nhỏ.
  Sử dụng các tài liệu nghe nhìn như video, slide, và thuyết trình PowerPoint và hình ảnh. Nếu bạn đang nói về một quá trình sơn mới, hãy cho nhân viên của bạn biết trước và sau khi sơn các bộ phận. Vượt qua các cuộc khảo sát khách hàng tích cực và nhận xét.
• Mời khách mời tham gia sự tham gia của khán giả và hứng thú. Khách hàng của bạn có rất nhiều để nói với lực lượng lao động của bạn về nhu cầu và yêu cầu chất lượng của họ. Một tổ chức khách hàng hợp tác với các hiệp hội từ thiện phi lợi nhuận có các diễn giả khách mời từ các tổ chức nhận được sự đóng góp của họ. Diễn giả từ các tổ chức nhân viên của bạn hỗ trợ về tài chính là chất nổ.
• Khuyến khích các câu hỏi để có cuộc đối thoại. Yêu cầu mọi người ghi lại câu hỏi trước cuộc họp và trong cuộc họp. Dành thời gian cho các câu hỏi hướng đến mỗi người nói khi bạn đi.
  Nếu bạn không thể trả lời câu hỏi ngay lập tức và chính xác, hãy nói với những người mà bạn sẽ quay lại với họ khi bạn có câu trả lời đúng. Nếu câu hỏi vượt quá thời gian, hãy lên lịch cuộc họp về chủ đề.

• Một chiến thuật gặp gỡ thường gặp, nhưng rất quan trọng, thành công là yêu cầu mỗi người nói lên đến lặp lại lớn tiếng mỗi câu hỏi người đó được hỏi. Người hỏi câu hỏi sau đó biết người nói hiểu câu hỏi. Những người khác tham dự buổi họp cũng có thể nghe và biết được câu hỏi, không chỉ phỏng đoán câu hỏi - có lẽ không chính xác - từ phản ứng của người nói.
• Đặt mục tiêu cho cuộc họp định kỳ của bạn. Bạn không thể trình bày tất cả các khía cạnh của công việc kinh doanh của công ty tại một cuộc họp một giờ. Vì vậy, hãy quyết định những vấn đề quan trọng, kịp thời và dành thời gian họp mặt cho họ. Cũng phải quan tâm đến lợi ích của đa số người tham dự.
  Hãy nhớ rằng, bạn có các phương pháp khác để truyền thông tin công ty bao gồm các chương trình như Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype for Business, Flowdock, email và IM. Việc truyền thông thông tin chiến lược của công ty không phải diễn ra tại cuộc họp.
• Lập kế hoạch một cách cẩn thận. Xác định nhu cầu và lợi ích của đa số người tham gia. Bắt đầu với những tin tức tốt sẽ làm cho những người tham dự cảm thấy tốt.
  Thay đổi thứ tự của các diễn giả trong chương trình nghị sự mỗi tháng. Bạn không muốn mọi người chán bởi sự giống nhau. Phân phát các mặt hàng cần thiết trong chương trình làm việc để mọi người không điều chỉnh kết thúc cuộc họp, hoặc nghĩ rằng các hạng mục cuối cùng không quan trọng.
• Một bài báo trong Wall Street Journal cách đây vài năm cho biết các nhà quản lý U. S. sẽ tiết kiệm 80% thời gian lãng phí trong các cuộc họp nếu họ làm đúng hai việc. Việc đầu tiên là luôn luôn để có một chương trình nghị sự. Thứ hai là bắt đầu đúng giờ và kết thúc đúng giờ . Tôi sẽ thêm rằng bạn cần phải cho phép mỗi loa một khoảng thời gian cần thiết để đề cập đến chủ đề của họ. Giữ chúng đúng thời gian - độc đáo.
• Tổ chức môi trường thể chất để mọi người chú ý tới nội dung cuộc họp. Không ai nên ngồi phía sau hoặc phía bên loa của bạn. Hãy chắc chắn rằng có chỗ ngồi cho tất cả người tham dự, và nếu ghi chép được yêu cầu, một bề mặt để viết trên, quá. Hãy đảm bảo rằng hình ảnh hiển thị và mọi người có thể nghe được. Bạn có thể cần sử dụng micrô. Bạn có thể vượt qua đạo cụ hoặc mẫu xung quanh phòng để xem.
• Không bao giờ đánh giá thấp sức mạnh của thức ăn tại cuộc họp. Thực phẩm làm thư giãn bầu khí quyển, giúp mọi người cảm thấy thoải mái, giúp mọi người duy trì mức năng lượng tích cực và xây dựng tình hữu nghị của đội. Đảm bảo bạn đáp ứng các nhu cầu đa dạng của nhóm với thức ăn bạn phục vụ. Ví dụ: cung cấp trái cây và sữa chua ngoài các bánh rán. Cho chó nóng ăn chay và kosher với những thùng rác thông thường.

Những gì bạn cần cho một cuộc họp thành công:

• Chân loa hoặc bảng
• Microphone
• Chương trình
• Hỗ trợ trực quan

Liên quan nhiều hơn đến các cuộc họp

• Làm thế nào để phát triển một chương trình họp hiệu quả > Người đứng đầu cuộc họp: Vai trò và Trách nhiệm
• Biên bản cuộc họp là gì và ai ghi lại họ?
• Mục đích của một đội là gì?