Kế hoạch quản lý của các bên liên quan trong Quản lý dự án

Trong quản lý dự án, kế hoạch quản lý của các bên liên quan là một tài liệu chính thức nêu rõ các bên liên quan sẽ tham gia vào dự án như thế nào. Một bên liên quan là một người hoặc một nhóm người có quyền lợi trong dự án. Bằng cách suy nghĩ qua thời gian và cách thức các bên liên quan sẽ tham gia, nhóm dự án có thể tối đa hoá tác động tích cực của các bên liên quan đến dự án.

Các SH là gì?

Các bên liên quan có thể là bên trong và bên ngoài tổ chức.

Ví dụ về các bên liên quan nội bộ bao gồm các giám đốc điều hành và các đơn vị kinh doanh như kế toán và công nghệ thông tin. Các đơn vị kinh doanh thường có đại diện cho nhóm dự án. Các bên liên quan bên ngoài có thể là các nhóm sở thích, các doanh nghiệp và các tổ chức dân sự. Rất hiếm khi các bên liên quan bên ngoài tham gia vào nhóm dự án. Đối với các cơ quan có thẩm quyền quy định, các ngành mà họ điều chỉnh thường là nhóm các bên liên quan quan trọng nhất đối với bất kỳ dự án nào. Nếu một bên liên quan được xác định bởi nhóm dự án, người có liên quan cần được xem xét trong kế hoạch quản lý của các bên liên quan.

Không có một nhóm dự án bao gồm các thành viên đại diện cho tất cả các nhóm liên quan. Trong nhiều trường hợp, nó là không thể. Tuy nhiên, nhóm dự án cần có đầu vào và mua vào từ các bên liên quan để dự án thành công. Ví dụ, một tổ chức của chính phủ muốn sửa đổi và hiện đại hóa chương trình phần mềm sở hữu rộng rãi nhất của mình.

Hầu như tất cả mọi người trong tổ chức sử dụng chương trình theo một cách nào đó. Tất cả các loại người sử dụng không thể trực tiếp đại diện cho nhóm dự án, do đó nhóm nghiên cứu sẽ tìm cách thu thập ý kiến ​​đóng góp của các bên liên quan và quyết định cách thức để thông báo cho các bên liên quan về tình trạng dự án. Các phương pháp thu thập các chiến lược đầu vào và truyền thông được ghi lại trong kế hoạch quản lý của các bên liên quan.

- Sự khác biệt giữa kế hoạch quản lý các bên liên quan và kế hoạch truyền thông Có thể có một lượng lớn chảy máu giữa kế hoạch quản lý của các bên liên quan và kế hoạch truyền thông. Chức năng của họ rất giống nhau. Một kế hoạch quản lý các bên liên quan rộng hơn ở chỗ nó tạo điều kiện cho đầu vào cho dự án cũng như phác thảo các đầu ra. Kế hoạch quản lý của các bên liên quan hẹp hơn vì nó chỉ nhắm tới các đối tượng hưởng lợi trong khi một kế hoạch truyền thông có thể bao gồm các đối tượng rộng hơn.

Kế hoạch quản lý các bên liên quan phát triển trong một dự án

Kế hoạch quản lý của các bên liên quan thường do người quản lý dự án giữ. Khi một dự án tiến triển, người quản lý dự án sẽ xem xét kế hoạch quản lý của các bên liên quan và định kỳ đưa nó trở lại cho nhóm dự án để xem xét cập nhật. Một dự án có thể trông rất khác nhau ở giữa thời gian biểu của nó so với giai đoạn lập kế hoạch, do đó điều quan trọng là đảm bảo rằng các tài liệu hướng dẫn của dự án sẽ bị thay đổi nếu cần thiết.

Ví dụ về kế hoạch quản lý các bên liên quan làm việc như thế nào

Đây là một ví dụ về cách kế hoạch quản lý của các bên liên quan có thể thay đổi trong quá trình thực hiện dự án như thế nào. Một cơ quan nhà nước bắt tay vào một dự án xây dựng luật. Khi bắt đầu, nhà tài trợ dự án và người quản lý dự án đưa ra danh sách các bên liên quan để đưa vào kế hoạch quản lý của các bên liên quan.

Một trong những nhiệm vụ đầu tiên của nhóm dự án là xác định kế hoạch. Sau vài tháng, một thành viên nhóm dự án xác định một bên liên quan mà không ai nghĩ tới ngay từ khi bắt đầu dự án. Người quản lý dự án bổ sung thêm các bên liên quan mới vào kế hoạch và kêu gọi nhóm họp dự án thảo luận cách thức thu hút sự tham gia của các bên liên quan mới. Khi nhóm quyết định phải làm gì, người quản lý dự án sẽ thông báo cho nhà tài trợ dự án.

Rõ ràng, kế hoạch quản lý các bên liên quan là một tài liệu sống. Khi dự án thay đổi, kế hoạch quản lý của các bên liên quan có thể thay đổi để phục vụ tốt hơn nhu cầu của dự án. Với một kế hoạch quản lý các bên liên quan nhanh nhạy, nhóm dự án có thể thu thập thông tin đầu vào và phản hồi từ các bên liên quan cũng như thông tin cho các bên liên quan.