ĐơN giản hóa và tăng tốc cung cấp dịch vụ nhân sự

Các nhà lãnh đạo nguồn nhân lực là nguồn hỗ trợ đáng kể cho nhân viên trong cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của họ. Nhân sự là một doanh nghiệp dịch vụ, và dịch vụ đó bao gồm việc giúp nhân viên tiến bộ trong sự nghiệp của họ và giải quyết các vấn đề giữa nhân viên và người giám sát của họ.

HR cũng hỗ trợ họ thông qua một số sự kiện quan trọng và quan trọng nhất trong cuộc đời của họ, bao gồm hôn nhân, sinh đẻ và chống lại bệnh nghiêm trọng.

Tuy nhiên, thông thường, các dịch vụ hành chính thông thường, chẳng hạn như trả lời các câu hỏi tương tự lặp đi lặp lại hoặc hoàn thành các giao dịch đơn giản, tiêu thụ phần lớn thời gian của Nhân sự.

Giảm khối lượng công việc hành chính

Chìa khóa để giảm bớt khối lượng công việc hành chính là đào tạo nhân viên trở nên tự cung tự cấp và tự động hoá các nhiệm vụ trần tục hơn. Đó là nơi áp dụng cách tiếp cận quản lý dịch vụ có thể giúp ích.

Quản lý dịch vụ đơn giản hóa việc cung cấp các dịch vụ hành chính thông thường, giải phóng thời gian để tập trung vào các hoạt động có giá trị cao.

Tổ chức nhân sự điển hình có thể có hệ thống quản lý dữ liệu nhân viên và các hoạt động liên quan đến chi trả. Tuy nhiên, nó có thể không có một hệ thống tự động để xử lý các yêu cầu của nhân viên và thực hiện các yêu cầu.

Hãy xem xét điều gì xảy ra khi nhân viên nhận được lệnh triệu tập đến ban giám khảo: rất có thể công ty vẫn dựa vào giấy tờ vật lý hoặc một chuỗi email để giải quyết yêu cầu của nhân viên về thời gian xa nơi làm việc.

Bởi vì các tương tác của nhân viên thường được theo dõi bằng email và bảng tính, các yêu cầu của nhân viên thường bị bỏ qua hoặc bỏ sót. Sai lầm sau đó xảy ra, tạo ra sự thất vọng hơn nữa và làm việc thêm cho nhân sự.

Với email, không có cách nào dễ dàng để xem yêu cầu có bị trì hoãn hay để xác định và loại bỏ các nút thắt cổ chai.

Tương tự, thật khó phân tích và đáp ứng nhu cầu của nhân viên - ví dụ như xác định thông tin được yêu cầu thường xuyên và đảm bảo rằng nó có sẵn trên mạng.

Quá trình quản lý bằng thủ công làm nản lòng nhân viên và là một rào cản lớn đối với đội ngũ nhân sự. Một cuộc khảo sát gần đây cho thấy nhân viên nhân sự chi tiêu trung bình 12 giờ một tuần để xử lý các cuộc gọi và email của nhân viên.

Cách tiếp cận quản lý dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của nhân viên

Cách tiếp cận quản lý dịch vụ sẽ loại bỏ những quy trình tẻ nhạt, tốn nhiều thời gian. Nó không chỉ thay thế email - nó biến đổi cách thức HR tham gia với nhân viên.

Hãy nghĩ về quản lý dịch vụ như là sự kết hợp hoàn hảo của trợ lý hành chính và quản lý dự án. Nó đáp ứng ngay lập tức các yêu cầu của nhân viên, tiến hành các trường hợp, tự động hoá các quy trình thủ công lặp lại, và thậm chí quản lý các hoạt động phức tạp giữa các phòng ban như nhân viên tích hợp và làm lại.

Quản lý dịch vụ không bao giờ quên hoặc mắc phải sai lầm, luôn theo sát mọi người để mọi thứ được thực hiện và cho bạn biết nếu có vấn đề không thể giải quyết. Nó cũng cho bạn thấy nơi mà nhân viên của bạn dành thời gian của họ - vì vậy bạn có thể tối ưu hóa việc triển khai nguồn lực và tối đa hóa năng suất.

Quản lý dịch vụ không thay thế hệ thống Quản lý Nhân sự hiện tại của bạn - nó tích hợp với nó và bổ sung nó, cho bạn khả năng hiển thị và kiểm soát công việc bạn có thể làm chủ yếu qua email hiện nay.

Nó cũng cung cấp cùng mức độ hiển thị cho nhân viên. Họ có thể nhìn thấy tình trạng yêu cầu của họ, thay vì cảm thấy rằng yêu cầu của họ đã biến mất trong một hố đen ngay sau khi họ gửi chúng.

Cung cấp cho nhân viên khả năng giám sát tiến trình yêu cầu của họ làm giảm đáng kể số lượng các email tiếp theo bị thất bại, cuộc gọi điện thoại và các cuộc viếng thăm nhân viên, tiếp tục cắt giảm khối lượng công việc hành chính của HR.

Ưu điểm của Cách tiếp cận Quản lý Dịch vụ

Quản lý dịch vụ bắt đầu bằng việc triển khai cổng thông tin dựa trên web, nơi nhân viên có thể tìm thông tin nhân sự và yêu cầu các dịch vụ Nhân sự. Lý tưởng là nhân viên có thể truy cập cổng này trên máy tính cá nhân làm việc, máy tính gia đình, máy tính xách tay và điện thoại thông minh và máy tính bảng của họ.

Điều này cho phép họ kiểm soát các nhu cầu nhân sự cơ bản của họ - chẳng hạn như đăng ký lợi ích hoặc cập nhật thay đổi trạng thái.

Nhân viên chỉ cần chọn các dịch vụ thực tế họ cần từ danh mục dịch vụ hoặc tìm kiếm thông tin trong cơ sở tri thức của cổng thông tin.

Khi một nhân viên đệ trình một yêu cầu thông qua cổng thông tin, hệ thống quản lý dịch vụ sẽ tự động tạo ra một trường hợp và người chăn cừu thông qua quá trình hoàn thành. Điều này bao gồm phân công vụ cho chuyên gia về nhân sự, tự động định tuyến vụ án từ người này sang người khác khi mỗi bước hoàn thành và duy trì một lịch sử hồ sơ đầy đủ.

Bạn cũng có thể mở rộng dịch vụ này cho các phòng ban khác. Ví dụ, các hệ thống quản lý dịch vụ có thể tự động thiết lập các tài khoản IT hoặc yêu cầu văn phòng cho những người mới được tuyển dụng như là một phần của quá trình onboarding.

Hệ thống quản lý dịch vụ sẽ thúc đẩy quá trình phân phối các dịch vụ nhân sự đầu cuối và biết các quy trình này đang hoạt động như thế nào. Chẳng hạn, nó có thể tự động báo cho bạn biết khi một vụ án bị đình trệ để bạn có thể hành động.

Nó cũng tạo ra một loạt các KPIs và các quy trình khác - chẳng hạn như mức độ đáp ứng của nhóm bạn với các yêu cầu của nhân viên. Nó thậm chí có thể phân tích các loại truy vấn cơ sở tri thức làm cho nó dễ dàng để xác định và điền vào bất kỳ khoảng trống nội dung.

Kết luận

Các chuyên gia nhân sự muốn theo đuổi sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự vì họ muốn giúp đỡ mọi người, không dành thời gian nộp đơn, cập nhật bảng tính và trả lời email. Quá thường xuyên, các yêu cầu trần tục và các đống giấy tờ gián đoạn làm việc, làm họ thất vọng và nhân viên mà họ đang cố gắng giúp đỡ.

Nhân sự là nhà cung cấp dịch vụ, và có thể xem xét ví dụ của nhà cung cấp dịch vụ đồng nghiệp, bộ phận CNTT. CNTT đã dẫn đầu trong nhiều nỗ lực của doanh nghiệp để áp dụng kỷ luật quản lý dịch vụ để tự động hoá việc đệ trình và thực hiện các yêu cầu trợ giúp IT.

Tự động hoá các nhiệm vụ này cho phép CNTT tập trung vào công việc mang tính chiến lược hơn có thể giúp công ty đạt được các mục tiêu kinh doanh rộng lớn hơn và chứng minh tốt hơn giá trị của CNTT.

Cách tiếp cận quản lý dịch vụ là chìa khóa để nhân sự nâng cao vị thế của mình cho các nhà lãnh đạo kinh doanh bằng cách cung cấp các dịch vụ chất lượng cao hơn và tăng sự hài lòng của nhân viên đồng thời giảm được khối lượng công việc của chính mình. Nhân sự có thể dành thời gian và chuyên môn cho các hoạt động mang tính chiến lược hơn nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh của mình.