Bí mật về Viết kinh doanh tốt

Thoạt nhìn toán học và truyền thông có sức thuyết phục - viết về kinh doanh và đặc biệt là nói trước công chúng - dường như có ít điểm chung. Rốt cuộc, toán học là một khoa học khách quan, trong khi nói có liên quan đến chất lượng giọng nói, sự uốn, liên hệ bằng mắt, tính cách, ngôn ngữ cơ thể và các thành phần chủ quan khác.

Tuy nhiên, dưới bề mặt, chúng rất giống nhau.

Trên bất cứ điều gì khác, sự thành công của một bài trình bày miệng phụ thuộc vào độ chính xác của cấu trúc.

Toán học là tất cả về độ chính xác. Vì vậy, không phải là kỳ quặc để nghĩ rằng áp dụng một số khái niệm về toán học để thuyết trình miệng có thể làm cho chúng hiệu quả hơn rất nhiều.

Như những gì họ nói trong ngành công nghiệp điện ảnh, ba yếu tố chủ yếu tạo nên một bộ phim thành công: kịch bản, kịch bản và kịch bản. Tương tự như vậy, có ba yếu tố chính đưa ra một bài phát biểu thành công: cấu trúc, cấu trúc, và cấu trúc.

Không thuyết phục? Sau đó, chúng ta hãy bắt đầu với cái gì ít triệt để hơn. Tôi nghĩ rằng tất cả chúng ta đều có thể đồng ý rằng nói tốt có liên quan đến viết tốt. Nếu bạn có thể viết một văn bản hay, sau đó bạn đang trên đường để chuẩn bị một bài trình bày miệng tốt. Do đó, nếu bạn cải thiện bài viết, bạn cũng sẽ cải thiện nói của bạn.

Để đơn giản hóa vấn đề, từ bây giờ chúng ta sẽ nói về việc viết tốt vì trong nhiều trường hợp những ý tưởng tương tự áp dụng trực tiếp cho việc nói chuyện tốt.

Nhiều công ty thương mại không sống được đến tiềm năng của họ - và thậm chí đôi khi phá sản - bởi vì họ không thể xác định chính xác doanh nghiệp mà họ đang có.

Ví dụ, các công ty nước hoa không bán chất lỏng thơm, mà là tình yêu, lãng mạn, quyến rũ, lòng tự trọng, vv Các công ty thực phẩm sinh học không bán sản phẩm hữu cơ, mà là sự trung thực, thanh khiết, tự nhiên, vv Các nhà sản xuất ôtô không bán vận chuyển, mà là tự do, phiêu lưu, tự phát, uy tín, vv

Thực tế là, mỗi ngành công nghiệp, thậm chí từng sản phẩm riêng lẻ, có thể phải xác định xem nó thực sự là gì - và có hàng ngàn họ!

Nhà văn may mắn. Có rất nhiều thay đổi đối với những gì chúng tôi làm, nhưng thực sự chỉ có hai loại cơ bản của văn bản. Điều quan trọng là phải nhận ra điều này bởi vì không chỉ ở một mức độ nào đó, chúng hoàn toàn khác. Vì vậy, trừ khi chúng ta nhận ra rõ ràng loại văn bản nào chúng ta đang làm - và nó khác với loại văn bản nào - chúng ta sẽ chắc chắn mắc phải lỗi nghiêm trọng.

Hai loại là gì? Và chúng khác nhau như thế nào?

Sáng tạo Viết

Các văn bản như truyện ngắn, tiểu thuyết, thơ, phát thanh, kịch sân khấu, kịch bản truyền hình, kịch bản phim …

Mục đích cơ bản của việc sáng tạo là để giải trí và giải trí.

• Biên soạn / Xuất bản
• Các văn bản như bản ghi nhớ, báo cáo, đề xuất, sách hướng dẫn đào tạo, bản tin, báo cáo nghiên cứu, thư bán hàng vv

Mục đích cơ bản của việc viết bài trình bày là hướng dẫn và thông báo.

• Văn bản kinh doanh tốt cần thái độ đúng
• Bởi vì các mục tiêu của bài viết sáng tạo và viết luận là rất khác nhau, trước khi nhấn phím bạn phải chấp nhận thái độ thích hợp đối với loại văn bản bạn đang làm.

Thái độ sáng tạo

Mọi người

muốn đọc muốn những gì bạn sẽ viết.

Rốt lại, ai không muốn bị làm phiền và giải trí? Thái độ bày tỏ thái độ

Không ai

muốn đọc những gì bạn sẽ viết.

Hầu hết mọi người không thích được hướng dẫn và thông báo. Họ có lẽ sẽ thích làm khác hơn. Tầm quan trọng của việc công nhận và thông qua "thái độ viết luận văn" không thể nói quá vì nó có thể thay đổi đáng kể bản chất của những gì bạn đang viết. Dưới đây là một vài ví dụ.

A. Tệp ảnh công ty

Tôi đã từng được ủy quyền để viết một cuốn sách nhỏ về hình ảnh công ty. Hai điều chắc chắn về những quyển sách nhỏ đắt tiền này:

Hầu như tất cả các công ty ở mọi quy mô đều cảm thấy bị buộc phải sản xuất chúng.

Hầu như không có ai đọc chúng.

• Bắt đầu từ thái độ mà không ai muốn đọc những gì tôi đang viết, tôi đã tạo ra một cuốn sách nhỏ mà mọi người không chỉ đọc.
• Họ thực sự gọi công ty yêu cầu thêm bản sao để cung cấp cho bạn bè, khách hàng và các đồng nghiệp chuyên nghiệp!

B. Sản phẩm bị đình trệ

Một lần nữa, tôi được ủy nhiệm để phát triển một chiến dịch marketing để khôi phục lại sản phẩm có doanh số trì trệ. Áp dụng thái độ viết bài, tôi phát hiện ra ba lợi ích chính của sản phẩm không được khai thác đúng cách.

Tại sao? Nhà sản xuất cảm thấy rằng tất cả mọi thứ về sản phẩm của họ là quan trọng, vì vậy trong nhiều năm họ đã chôn vùi ba lợi ích chính dưới hình thức các thông tin khác ít quan tâm đến người mua tiềm năng. Chiến dịch mới tập trung chủ yếu vào những lợi ích chính; hầu như tất cả các thông tin khác đã được chuyển sang nền hoặc loại bỏ. Kết quả là, doanh số bán hàng tăng lên khoảng 40% trong năm đầu tiên.

Với một số sắc thái, thái độ viết luận tự như thế này có thể được - và cũng nên - áp dụng cho nói.

Cách tiếp cận thiết yếu đối với việc viết luận văn

Vì các bài viết sáng tạo và viết luận có những mục tiêu và thái độ khác nhau cơ bản, họ cần những cách tiếp cận cơ bản khác nhau.

Cách tiếp cận viết sáng tạo

Chơi với ngôn ngữ để tạo ra niềm vui.

Nói cách khác, hãy sử dụng ngôn ngữ của bạn để giải trí và giải trí.

Cách tiếp cận viết văn phơi bày

Tổ chức thông tin để tạo ra sự quan tâm.

Sử dụng ngôn ngữ thông minh sẽ không bao giờ làm cho bất kỳ thông tin mờ nhạt nào thú vị; tuy nhiên, bạn có thể tổ chức thông tin để làm cho nó thú vị. Quên đi về pháo hoa văn học. Tập trung vào nội dung.

Bây giờ chúng ta sẽ để lại bài viết sáng tạo, bởi vì hầu hết những gì chúng ta viết, và nói, là sự miêu tả.

Chúng ta có ý gì bằng "viết tốt"?

Bây giờ chúng ta đã sẵn sàng để trở lại với khái niệm toán học áp dụng như thế nào đối với việc viết kinh doanh tốt, và bằng cách mở rộng sang nói hay.

Khi ai đó đọc một bài thuyết trình hoặc nghe một bài diễn thuyết, họ có thể đánh giá nó là tốt hoặc không tốt. Bạn có thể làm điều này cho mình. Nhưng những gì bạn thực sự có ý nghĩa khi bạn nói một văn bản hoặc một bài phát biểu là "tốt"?

Sau một số cuộc đấu tranh, hầu hết mọi người thường giải quyết theo hai tiêu chí:

rõ ràng

và súc tích . Toán học phụ thuộc vào các định nghĩa rõ ràng; nếu bạn không rõ ràng về vấn đề, bạn sẽ không thể tìm ra giải pháp. Vì vậy, chúng tôi sẽ nghiên cứu các tiêu chí này một cách chi tiết để thiết lập các định nghĩa khách quan - và ngay cả các công thức gần như toán học - để kiểm tra xem văn bản hoặc bản trình bày có thực sự "tốt" hay không. A. Rõ ràng

Làm thế nào để bạn biết rằng một đoạn văn bản kinh doanh là rõ ràng?

Nếu câu hỏi này giống như câu hỏi ngớ ngẩn, hãy thử trả lời câu hỏi. Có thể bạn sẽ làm một cái gì đó như sau:

Câu hỏi: Cái gì làm cho văn bản này rõ ràng?

Trả lời: Nó dễ hiểu.

Hỏi: Cái gì làm cho nó dễ hiểu?
Trả lời: Đơn giản.
Hỏi: Ý bạn là gì đơn giản?
Trả lời: Rõ ràng.
Bạn, trên thực tế, bạn sẽ đi vòng vòng. Văn bản này rõ ràng vì nó dễ hiểu … bởi vì nó rất đơn giản … bởi vì nó rõ ràng.
"Clear", "dễ hiểu", và "đơn giản" là những từ đồng nghĩa. Mặc dù từ đồng nghĩa có thể có các sắc thái, nhưng chúng không có nội dung, vì vậy bạn vẫn còn bị đánh giá chủ quan. Nhưng những gì bạn nghĩ là rõ ràng có thể không được rõ ràng cho người khác.

Đây là lý do tại sao chúng ta đưa ra "rõ ràng" một định nghĩa khách quan, gần giống như một công thức toán học. Để đạt được sự rõ ràng - i. e. hầu như mọi người sẽ đồng ý rằng nó là rõ ràng - bạn phải làm ba việc.

Nhấn mạnh tầm quan trọng.

Không nhấn mạnh tầm quan trọng thứ yếu.

1. Loại bỏ những gì không quan trọng.
2. Tóm lại:
3. CL = EDE

Giống như tất cả các công thức toán học, công thức này chỉ hoạt động nếu bạn biết làm thế nào để áp dụng nó, đòi hỏi sự phán đoán. Trong trường hợp này, trước tiên bạn phải quyết định

tầm quan trọng quan trọng

, i. e. những ý tưởng chính bạn muốn độc giả của bạn lấy đi từ văn bản của bạn là gì? Đây không phải là luôn luôn dễ dàng để làm. Nó đơn giản chỉ để nói rằng mọi thứ đều có tầm quan trọng quan trọng, vì vậy bạn đặt trong tất cả mọi thứ bạn có.

Nhưng có một khẩu hiệu cảnh báo: Nếu mọi thứ đều quan trọng, thì không có gì. Nói cách khác, trừ khi bạn lần đầu tiên làm công việc xác định những gì bạn thực sự muốn độc giả của bạn biết, họ sẽ không làm điều đó cho bạn. Họ sẽ bị mất trong văn bản của bạn và hoặc bỏ hoặc đi ra đầu kia không biết những gì họ đã đọc.

Còn yếu tố thứ hai của công thức, không nhấn mạnh tầm quan trọng thứ hai

là gì?

Điều đó nghe có vẻ dễ dàng.Bạn không muốn thông tin quan trọng và ý tưởng để mất trong chi tiết. Nếu bạn nhấn mạnh một cách rõ ràng tầm quan trọng là gì - thông qua tiêu đề, chữ nghiêng, gạch dưới, hoặc đơn giản là cách bạn sắp xếp thông tin - sau đó bất cứ điều gì còn sót lại sẽ được tự động nhấn mạnh.

Bây giờ điều duy nhất còn lại để làm là loại bỏ những gì là

không quan trọng.

Nhưng làm thế nào để bạn phân biệt được giữa tầm quan trọng thứ yếu và cái gì là không quan trọng? Một lần nữa, điều này đòi hỏi phải có sự đánh giá, được hỗ trợ bởi các thử nghiệm sau đây rất quan trọng. Tầm quan trọng thứ cấp

là bất cứ điều gì hỗ trợ và / hoặc xây dựng một hoặc nhiều ý tưởng chính. Nếu bạn đánh giá một thông tin, trên thực tế, hỗ trợ hoặc xây dựng một hoặc nhiều ý tưởng quan trọng, thì bạn giữ nó. Nếu không, bạn loại bỏ nó.

B. Tính nhất quán Làm thế nào để bạn biết rằng một văn bản ngắn gọn?

Nếu đây lại là câu hỏi ngớ ngẩn, chúng ta hãy thử trả lời.

Hỏi: Cái gì làm cho văn bản này súc tích?

Trả lời: Nó ngắn.

Câu hỏi: Bạn nói ngắn gọn là gì?
Trả lời: Nó không có quá nhiều từ.
Hỏi: Làm thế nào để bạn biết nó không có quá nhiều từ?
Trả lời: Bởi vì nó súc tích.
Vậy một lần nữa chúng ta sẽ đi vòng vòng. Văn bản ngắn gọn vì nó ngắn gọn … vì nó không có quá nhiều từ … vì nó súc tích.
Một lần nữa, chúng ta gần như có một công thức toán học để giải quyết vấn đề. Để đạt được sự súc tích, văn bản doanh nghiệp của bạn phải đáp ứng được hai tiêu chí. Nó phải như sau:

Long as required

Ngắn càng tốt

1. Các ký hiệu:
2. CO = LS

Nếu bạn đã hoàn thành các tiêu chí "rõ ràng" một cách chính xác, bạn đã hiểu " khi cần thiết ". Nó có nghĩa là bao gồm tất cả những ý tưởng quan trọng mà bạn đã xác định, và tất cả những ý tưởng quan trọng thứ yếu cần hỗ trợ và / hoặc xây dựng những ý tưởng chủ chốt này.

Lưu ý rằng không có gì nói ở đây về số lượng từ, bởi vì nó là không thích hợp. Nếu phải mất 500 từ để được "miễn là cần thiết", thì phải dùng 500 từ. Nếu mất 1500 từ, thì điều này cũng đúng.

Điểm quan trọng là tất cả mọi thứ nên được trong văn bản là đầy đủ ở đó.

Vậy nghĩa là gì bằng "càng ngắn càng tốt"? Một lần nữa, điều này không có gì để làm với số lượng từ. Thật vô nghĩa khi nói ngay từ đầu "Tôi không được viết hơn 300 từ về đề tài này", bởi vì 500 từ có thể là mức tối thiểu cần thiết.

"Chừng nào có thể" có nghĩa là ở mức tối thiểu. Nhưng không phải vì người ta thích văn bản ngắn; trong trừu tượng, thuật ngữ "dài" và "ngắn" không có ý nghĩa.

Điểm quan trọng là tất cả các từ vượt quá mức tối thiểu có xu hướng giảm sự rõ ràng.

Chúng ta không nên cứng nhắc về điều này. Nếu được "miễn là cần thiết" có thể được thực hiện trong 500 từ và bạn sử dụng 520, điều này có lẽ là một câu hỏi của phong cách cá nhân. Nó không có hại. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng 650 từ, hầu như chắc chắn rằng văn bản sẽ không hoàn toàn rõ ràng - và người đọc sẽ trở nên bối rối, chán hoặc mất.

Tóm lại, sự ngắn gọn có nghĩa là nói những gì cần phải nói với số lượng tối thiểu của từ. Tính nhất quán:

Giúp rõ ràng bằng cách đảm bảo cấu trúc tốt nhất của thông tin.

Giữ sở thích của người đọc bằng cách cung cấp thông tin tối đa trong thời gian tối thiểu.

• Việc viết kinh doanh tốt cũng cần phải thuyết phục người đọc.
• C Mật độ

Mật độ là một khái niệm ít quen thuộc hơn là rõ ràng và súc tích nhưng cũng quan trọng không kém đối với việc viết kinh doanh tốt. Trong dạng toán học, mật độ bao gồm:

Thông tin chính xác

Liên kết logic

1. Nói cách khác:
2. D = PL

Tầm quan trọng của thông tin chính xác Giả sử bạn nhập vào phòng có hai những người khác và nói, "Hôm nay rất nóng." Một trong những người đó đến từ Helsinki; trong tâm trí của mình, ông giải thích "nóng" có nghĩa là khoảng 23 ° C. Một cái khác đến từ Khartoum; với anh ta, "nóng" có nghĩa là 45 ° C.

Bạn đang đi đến một khởi đầu khá xấu vì mỗi người có một ý tưởng hoàn toàn khác nhau về những gì bạn muốn nói. Nhưng giả sử bạn nói, "Trời rất nóng, nhiệt độ 28 ° C." Bây giờ không có chỗ cho sự nhầm lẫn. Cả hai đều biết khá rõ ràng rằng ở bên ngoài 28 ° C và bạn cho rằng điều này rất nóng.

Sử dụng càng nhiều thông tin chính xác càng tốt trong bài viết kinh doanh sẽ cho người viết hai lợi thế đáng kể:

1) Kiểm soát tâm lý

Chúng ta đừng ngượng ngùng vì thuật ngữ "kiểm soát tâm trí" bởi vì đây chính xác là những gì nhà văn muốn đạt được. Anh ta cần cho tâm trí của người đọc chỉ đi đến nơi mà anh ta chỉ đạo và không nơi nào khác.

Bởi vì chúng có thể diễn giải theo những cách không rõ ràng, các thuật ngữ mơ hồ (được gọi là "từ ngụy") chẳng hạn như "nóng", "lạnh", "lớn", "nhỏ", "tốt", "xấu", vv ., cho phép tâm trí của người đọc thoát khỏi sự kiểm soát của người viết. Thỉnh thoảng mất hiệu lực là không quan trọng; tuy nhiên, quá nhiều chữ weasel trong một văn bản chắc chắn sẽ dẫn đến sự nhầm lẫn của người đọc, chán nản, và không quan tâm.

2) Độ tin cậy của người đọc

Sử dụng thông tin chính xác tạo ra sự tự tin, quan trọng đối với việc viết kinh doanh vì nó cho người đọc biết rằng người viết thực sự biết mình đang nói gì.

Người đọc tin tưởng là quan trọng trong bất kỳ loại văn bản, nhưng nó là rất quan trọng trong lập luận. Nếu bạn đang cố gắng để giành chiến thắng một điểm, điều cuối cùng bạn muốn là người đọc để thách thức dữ liệu của bạn, nhưng đây là phản ứng đầu tiên không chính xác văn bản sẽ gây ra. Văn bản chính xác đảm bảo rằng các cuộc thảo luận sẽ được về những tác động của thông tin, i. e. những kết luận nên được rút ra, không phải cho dù toàn bộ điều cần phải đi lại để điều tra thêm.

Tầm quan trọng của liên kết logic

Dữ liệu chính xác (sự kiện) của họ không đủ trong văn bản kinh doanh. Để có ý nghĩa, dữ liệu phải được tổ chức để tạo ra thông tin, i. e. giúp người đọc hiểu.

Có hai bài kiểm tra quan trọng cần áp dụng khi chuyển đổi dữ liệu thành thông tin:

1. Sự liên quan

Là một phần dữ liệu cụ thể thực sự cần thiết? Như chúng ta đã thấy, các dữ liệu không cần thiết gây tổn hại đến sự hiểu biết và cuối cùng làm suy yếu sự tự tin.Do đó, bất kỳ dữ liệu nào không hỗ trợ hiểu biết hoặc thúc đẩy sự tự tin cần được loại bỏ.

2. Quan niệm sai

Liên kết logic giữa các dữ liệu phải được làm rõ ràng để ngăn không cho người đọc kết luận sai. Ví dụ, một tình huống cụ thể có thể bị nhầm lẫn cho một chung; tín dụng cho một thành tích có thể chỉ thuộc về một người khi nó thực sự thuộc về một nhóm; một chính sách của công ty chỉ có thể áp dụng trong các trường hợp cụ thể hơn là trong mọi hoàn cảnh …

Để đảm bảo rằng một liên kết hợp lý rõ ràng, đặt hai phần dữ liệu càng gần nhau càng tốt trong văn bản kinh doanh của bạn, tốt nhất là bên cạnh nhau.

Khi dữ liệu được phân tách rộng rãi, mối quan hệ hợp lý của chúng được che đậy và người đọc không có khả năng tạo kết nối.

Bạn muốn gì? Độc giả của bạn muốn gì?

Tôi thường hỏi các nhà văn không chuyên nghiệp những gì họ nghĩ khi họ ngồi xuống bàn phím để soạn văn bản. Câu trả lời thường là một cái gì đó như, "Làm thế nào để tôi muốn trình bày tài liệu của tôi?" "Tôi nên sử dụng giai điệu và phong cách nào?" "Tôi nên đưa ra những ý tưởng chính của tôi theo thứ tự nào?" Và như vậy.

Tuy nhiên, nếu bạn bắt đầu với thái độ đúng đắn cho văn bản kinh doanh, không ai muốn đọc những gì bạn viết, nhiệm vụ đầu tiên của bạn là không ai trong số này. Trước bất cứ điều gì khác, bạn phải

tìm ra lý do tại sao mọi người nên dành thời gian để đọc những gì bạn viết

. Nói chung, bạn không thể buộc mọi người đọc những gì họ không muốn, ngay cả khi họ đang được trả tiền để làm như vậy. Ví dụ: bạn tạo ra một báo cáo xác định cơ hội tăng doanh thu và lợi nhuận. Tuy nhiên, nếu nó không được viết bằng văn bản, ngay cả những người phải đọc nó như một phần của công việc của họ sẽ không chú ý nhiều đến nó. Mặt khác, nếu họ ngay lập tức thấy được lợi ích cá nhân của họ trong việc đọc những gì bạn đã viết, họ sẽ làm vui vẻ và hết sức. Trên thực tế, có thể bạn không thể ngăn chúng đọc nó!

Có nhiều phương pháp để tạo ra một mong muốn mạnh mẽ như vậy để đọc, tùy thuộc vào loại người đọc và loại thông tin. Bất kể thiết bị thích hợp nhất, điều quan trọng là phải nhận ra nhu cầu cấp thiết phải sử dụng nó. Cho đến khi được đáp ứng, điều này không có gì quan trọng.