ĐơN mua hàng - Định nghĩa của Các Điều khoản Bán lẻ

Tôi bạn đã từng yêu cầu sản phẩm hoặc vật tư cho cửa hàng bán lẻ, bạn có thể đã được hỏi nếu bạn có số PO. Đơn mua hàng (PO) là hợp đồng mua bán bằng văn bản giữa người mua và người bán chi tiết hoá hàng hóa hoặc dịch vụ chính xác được cung cấp từ một nhà cung cấp. Nó sẽ chỉ định các điều khoản thanh toán, ngày giao hàng, nhận dạng mặt hàng, số lượng, điều khoản vận chuyển và tất cả các nghĩa vụ và điều kiện khác.

Đơn mua hàng thường được in trước, số tài liệu được tạo ra bởi hệ thống quản lý tài chính của nhà bán lẻ. Nói cách khác, nếu bạn sử dụng một phần mềm kế toán như QuickBooks, khi bạn đặt mua sản phẩm từ một nhà cung cấp, nó sẽ tạo ra một đơn đặt hàng cho bạn trong hệ thống. Mục đích của PO là tạo một tài liệu có thể theo dõi trong hệ thống kế toán hoặc POS của bạn để được sử dụng trong tất cả các loại cách có lợi để điều hành doanh nghiệp của bạn.

Trước tiên, một PO cho biết hệ thống kho của bạn những gì bạn có theo thứ tự. Nếu bạn đang sử dụng một hệ thống mở để mua, nó biết rằng không yêu cầu thêm một sản phẩm bởi vì họ đã được một số đặt hàng. Thứ hai, nó có thể thiết lập chi tiết cụ thể mua hàng với nhà cung cấp. Ví dụ: nó rõ ràng chứa số lượng của mỗi sản phẩm mà bạn đặt hàng nhưng cũng có chi tiết về phương thức thanh toán, điều khoản bạn sẽ trả cho sản phẩm (bao gồm cả hẹn hò) và phương pháp mà bạn muốn các sản phẩm được vận chuyển đến cửa hàng.

Nhiều nhà cung cấp có hệ thống đặt hoặc mặc định mà họ sử dụng để thanh toán và cước vận chuyển. Vì vậy, mà không có bất kỳ hướng dẫn, họ sẽ mặc định với mặt đất UPS khi vận chuyển cho bạn ví dụ. Nhưng bạn có thể cần nó nhanh hơn và PO có thể truyền đạt điều đó. Thứ ba, PO là một tài liệu về trách nhiệm giải trình cho tất cả các bên. Sẽ rất dễ mắc lỗi khi đặt hàng.

Nhưng khi mọi thứ đều bằng văn bản, thật khó để tranh luận. Tôi có thể nhớ nhiều lần khi tôi bị lập hóa đơn và lập hoá đơn không chính xác từ nhà cung cấp, nhưng đã có đơn đặt hàng của tôi để sao lưu nó lên và làm cho nó đảo ngược hoặc cố định. Một ví dụ của điều này, tôi đã nhận được một hoá đơn cho 300 hộp kem creme và khi tôi đặt hàng 300 miếng. Có 100 mảnh trong một hộp, vì vậy bạn có thể tưởng tượng hóa đơn cao hơn mức giá mà nó được cho là cao hơn bao nhiêu.

Thứ tư, khi hàng đến từ nhà cung cấp, bạn có thể kiểm tra nó trong chống lại PO và đảm bảo lô hàng là chính xác. Thứ năm, nó cho phép tất cả các nhân viên của bạn tham gia. Ví dụ, một nhân viên có thể đặt hàng và một người khác có thể nhận được. Tôi nhớ cửa hàng bán lẻ đầu tiên của tôi 26 năm trước khi chúng tôi không có một hệ thống PO. Vì tôi là người đã ra lệnh, tôi cũng phải kiểm tra mọi thứ để đảm bảo điều đó đúng. Không hiệu quả sử dụng thời gian của tôi như là một storeowner.

Một trong những lợi ích khác của đơn đặt hàng là lòng tin của bạn.Các ngân hàng thường sẽ nhìn vào PO của bạn để xác định xem bạn có phải là dung môi hay không. Một quy trình mua hàng vững chắc có thể giúp bạn được chấp thuận. Một người nghèo sẽ dẫn đến việc bạn không nhận được khoản vay. Nó cũng có thể được sử dụng cho tín dụng với nhà cung cấp. Ví dụ: một số nhà cung cấp có thể yêu cầu bạn thanh toán tiền mặt khi đặt hàng.

Sau một khoảng thời gian làm ăn với bạn, họ có thể cho phép bạn gửi PO so với thẻ tín dụng. Điều này rất lớn trong việc quản lý dòng tiền mặt của bạn.

Các PO là một thực tiễn phổ biến trong bán lẻ. Và bất kỳ phần mềm kế toán POS hoặc phần mềm kế toán nào bạn có thể cài đặt vào cửa hàng của bạn sẽ có một thành phần PO cho bạn.