Những gì bạn cần biết về Quảng cáo Timesheets

Nhiều ngành dựa vào biểu đồ thời gian để theo dõi năng suất của nhân viên, và tính thu nhập và lợi ích. Một số sử dụng hệ thống "clocking in" với thẻ thời gian chính thức, và một số khác dựa vào một hệ thống quản lý thời gian để ghi lại các chi tiết phức tạp về thời gian sử dụng mỗi ngày. Loại thứ hai được sử dụng bởi các cơ quan quảng cáo, tiếp thị và thiết kế trên toàn thế giới.

Dữ liệu nhập vào các bảng thời gian này, thường là bởi các nhân viên trong bộ phận sáng tạo, ghi lại các giờ đã được dành cho mọi phần của dự án.

Không chỉ có nghĩa là việc tạo ra chiến dịch mà còn là cuộc họp ban đầu, trình bày của khách hàng, và thậm chí cả thời gian ở các phòng thu và xưởng sản xuất. Chỉ khi nhận được một bức tranh rõ ràng về cách thời gian đã được chi tiêu thì cơ quan có thể xử lý hiệu quả khối lượng công việc, sắp đặt thanh toán của khách hàng và cách phân bổ thời gian giữa các đội.

Trong những ngày đầu quảng cáo, giống như rất nhiều công việc của thời đại đó, thời gian được ghi chép bằng tay bằng giấy viết bằng bút mực và bút chì (và rất nhiều lần tẩy xóa). Ngày nay, thời gian được nhập vào máy tính hoặc máy tính bảng sử dụng một phần mềm phức tạp có thể thu thập các báo cáo của tất cả các giống.

Hầu hết các cửa hàng đều có mẫu tương tự bao gồm:

- Số công việc

Khách hàng

Nhiệm vụ

Tất cả nhân viên được chỉ định

• Ngày và số giờ làm việc
• Giá mỗi giờ < Làm thêm giờ
• Khi bắt đầu dự án cho khách hàng, người quản lý tài khoản hoặc người quản lý giao thông sẽ mở một số việc làm và bắt đầu theo dõi giờ.
• Chúng thường phù hợp với đề xuất hoặc giá thầu được đưa ra cho khách hàng và sẽ được chia thành nhiều giờ dành cho: nghiên cứu, lập kế hoạch và chiến lược, phát triển sáng tạo, sản xuất và quản lý dự án.
• Nếu tất cả kế hoạch, số giờ thực tế dành cho dự án sẽ tương quan với ước tính, nhưng thường thì không phải như vậy.
• Phát triển sáng tạo thường ăn nhiều thời gian hơn bất kỳ phần nào khác của quy trình, do thay đổi hướng, phản hồi của khách hàng hoặc không có khả năng giải quyết ngắn gọn. Điều này có thể trở thành một điểm tranh chấp với khách hàng, bởi vì họ không muốn tốn rất nhiều tiền vào thời gian sáng tạo bởi vì bộ phận sáng tạo đang gặp khó khăn khi xác định một giải pháp.
• Tuy nhiên, tờ timesheet phải được điền chính xác để theo dõi thời gian đó, và cho khách hàng xem số tiền đã chi ra như thế nào, và cơ quan hoạt động như thế nào. Đó là một cách hay để xem nếu một số dự án quá thâm dụng lao động để tạo ra lợi nhuận, hoặc nếu những người khác có lợi cho việc đầu tư vào khách hàng đó để tiếp tục công việc. Tóm lại, đó là vai trò của biểu đồ thời gian.

Ưu điểm của tờ báo

Đây là lý do tại sao timesheets là huyết mạch của bất kỳ cơ quan nào:

Tiền

- Timesheets cho thấy một cơ quan (thậm chí trong nhà) bao nhiêu giờ đã được ghi lại cho mỗi phần của mọi chiến dịch. Thật dễ dàng để biết liệu người giữ của khách hàng có đáng không, hoặc nếu đó là thời gian để đưa khách hàng lên cơ sở từng dự án. Với cơ quan nội bộ, thời gian đó có thể không trực tiếp dẫn đến những vụ trộm cắp, nhưng nó cho thấy quản lý hiệu quả như thế nào là thời gian của bộ phận sáng tạo. Nếu phát hiện ra họ đang dành 90% thời gian của họ chỉ trên một khía cạnh của công việc kinh doanh, có thể tạo ra một số lá cờ đỏ.

Độ trong suốt

- Nếu thời gian làm việc một cách chính xác, bạn có thể dễ dàng nhìn thấy mọi thứ đang hoạt động trôi chảy, và những trở ngại hoặc sự kém hiệu quả đang lan tràn. Tại sao một người copywriter tiêu tốn một nửa thời gian trên một máy khách khác hơn ? Và nếu cần nhiều quảng cáo hơn, xem nhanh bảng tính giờ sẽ xem liệu bộ phận của bạn đã bị làm việc quá sức.

• Cam kết và trách nhiệm giải trình - Hầu hết các khách hàng mong đợi một số giờ nhất định sẽ được chi tiêu cho một dự án. Nếu họ không tin rằng số tiền phải nỗ lực đã được đưa vào công việc, các timesheets có thể cung cấp các dữ liệu để nói khác. Đây cũng là một cách để cho một số khách hàng biết họ nhận được bao nhiêu tiền từ cơ quan.

Phân tích

• - Quá trình hoạt động thường là một chỉ báo tốt về tương lai. Nếu một khách hàng đang hút cuộc sống ra khỏi cơ quan và làm cho nó là địa ngục trên tất cả mọi người, dữ liệu từ timesheets có thể cho thấy nếu nó có giá trị giữ khách hàng xung quanh, hoặc nếu đó là thời gian để cho họ đi. Ở phía bên kia của phương trình, nó có thể cho thấy một cơ quan lợi nhuận của một số khách hàng, đòi hỏi công việc sáng tạo tối thiểu và nỗ lực, nhưng tối đa lợi nhuận đầu tư.

• Các điểm yếu của tờ rơi Thời gian Với tất cả những điểm cộng, vấn đề là gì? Vâng, có một lý do mà hầu hết mọi người đều rất ghét những bộ hồ sơ thời gian, ngoại trừ số lượng các nhà phân tích của cơ quan:

• Thời gian - Nhiều người trong các cơ quan, đặc biệt là các phòng ban sáng tạo, không muốn dành thời gian nào để hành chính. Là một sáng tạo, nó có thể là bất lợi để thoát khỏi một động não sáng tạo tuyệt vời để điền vào các giờ. Nhiều nhà quản lý tài khoản có cùng một vấn đề. It's ironic, nhưng thời gian cho timesheets hiếm khi được phân bổ.
  Lỗi

- Điều này đi trực tiếp đến điểm thứ nhất. Nhiều quảng cáo sẽ rời khỏi bảng tính đến phút cuối trước khi báo cáo thanh toán cuối tháng kết thúc. Và điều đó có nghĩa là tính chính xác của một biểu thời gian đi từ khá tốt đến đáng kinh ngạc. Thật khó để nhớ có bao nhiêu phút bạn dành cho một công việc hai tuần trước, vì vậy nó thường là một phần của phỏng đoán. Nếu tất cả các timesheets được đoán, nó làm cho họ gần như vô dụng.

Nghèo đói

• - Thời gian không phải là chỉ số tuyệt vời của quảng cáo xuất sắc. Một cửa hàng có thể chi tiêu 40 giờ và không sản xuất bất cứ điều gì lưu ý, khác có thể làm việc 10 và tạo ra một kiệt tác. Timesheets không ghi lại chất lượng của suy nghĩ, chỉ cần thời gian làm nó.

• Tương lai của tờ rơi Giờ làm việc ở đây để ở, và chúng phải được thực hiện theo cách thủ công. Tự động theo dõi thời gian không hoạt động, bởi vì nó đòi hỏi phải bắt đầu bằng tay và dừng lại. Nếu bạn quên bắt đầu đồng hồ, bạn sẽ mất nhiều giờ. Quên để ngăn chặn nó và một số khách hàng nghèo đang được lập hóa đơn cho giờ làm việc đã được chi cho một dự án khác. Điều đó, đến lượt nó, có thể dẫn đến các vấn đề (và thậm chí cả các vụ kiện) với các khoản thanh toán thừa và sự mất mát của một khách hàng có giá trị.

• Cách duy nhất để đảm bảo theo dõi thời gian tốt là nhấn mạnh rằng tất cả mọi người trong cơ quan cập nhật thông tin ít nhất hai lần một ngày, một lần trước khi ăn trưa và sau đó một lần nữa trước khi về nhà. Nếu điều này được thực hiện, bảng tính giờ sẽ chính xác và hữu ích. Và nếu nó không được thực hiện, các cơ quan nên sáng tạo với động lực. Tìm một cách để khuyến khích quá trình theo dõi thời gian. Cung cấp cho những nhân viên giữ một hồ sơ tỉ mỉ về thời gian của họ một khoản tiền thưởng hàng tuần, hoặc một vài giờ nghỉ vào thứ Sáu. Nó có vẻ như là một sự lãng phí thời gian và tiền bạc, nhưng thời gian biểu chính xác có thể được giá trị nhiều hơn để cơ quan hơn một vài trăm đô la ở đây hoặc ở đó mỗi tuần.