Tài liệu cho các giao dịch kế toán

Mỗi lần một công ty thực hiện giao dịch tài chính, một số loại giấy đường mòn được tạo ra. Đường giấy đó được gọi là tài liệu nguồn. Nếu một doanh nghiệp nhỏ viết một kiểm tra trên tài khoản kiểm tra của nó cho các vật tư văn phòng, ví dụ, các tài liệu nguồn là kiểm tra và giấy biên nhận cung cấp văn phòng.

Tại sao tài liệu nguồn lại quan trọng

Tài liệu nguồn là rất cần thiết cho quá trình kế toán và kế toán vì nó là bằng chứng cho thấy một giao dịch tài chính xảy ra.

Nếu một công ty được kiểm toán, các tài liệu nguồn sao lưu các tạp chí kế toán và sổ cái chung như một đường mòn kiểm toán không thể chối cãi được.

Giữ tài liệu nguồn cho doanh nghiệp giống như giữ hóa đơn cho các khoản thuế được khấu trừ thuế cho thuế cá nhân của bạn. Nếu thuế của bạn được kiểm toán, họ cung cấp bằng chứng rằng bạn đã thực hiện các khoản mua hàng đó. Điều này cũng đúng cho doanh nghiệp của bạn, nhưng trong kinh doanh, bạn không chỉ giữ hóa đơn cho các chi phí được khấu trừ thuế. Bạn giữ tài liệu gốc cho mọi giao dịch tài chính.

Tài liệu nguồn cung cấp

Tài liệu nguồn mô tả tất cả các sự kiện cơ bản của giao dịch như số lượng giao dịch, giao dịch, mục đích của giao dịch, và ngày giao dịch.

Dưới đây là một số ví dụ về các tài liệu nguồn thông thường:

hóa đơn đã huỷ

• hóa đơn
• biên nhận tiền mặt
• biên lai phát hành bằng máy vi tính
• phiếu ghi nợ cho thẻ khách hàng
• phiếu ký gửi

đơn đặt hàng

• Cách xử lý tài liệu nguồn

Tài liệu nguồn phải được ghi vào sổ sách kế toán thích hợp ngay sau khi giao dịch. Sau khi ghi âm, tất cả các tài liệu nguồn phải được nộp trong một số loại hệ thống, nơi chúng có thể được lấy ra nếu và khi cần thiết.

Trong một số trường hợp, điều quan trọng là cung cấp cho chuỗi quyền nuôi con để có thể xác định rằng tài liệu nguồn đang được đề cập vẫn nằm trong tầm kiểm soát của bạn.

Tài liệu nguồn và Phiếu Photocopy

Trong hầu hết các trường hợp, bản sao của các tài liệu nguồn được chấp nhận về mặt pháp lý. Ví dụ, Dịch vụ Doanh thu Nội địa đã chấp nhận bản photocopy kể từ năm 1997, miễn là chúng có thể đọc được, chứa tất cả các thông tin có trong bản gốc, và trong giới hạn của quy trình quét, trình bày thông tin theo một định dạng giống với nguyên.

Biên nhận tài liệu xác định đối tượng đã mua và giá đã thanh toán, nhưng đã được quét mà không có tên nhà cung cấp sẽ không đủ điều kiện. Một tài liệu trình bày tất cả các thông tin trong biên nhận ban đầu, nhưng được định dạng lại trong định dạng Word hoặc Excel cũng sẽ không đủ điều kiện.

Tiêu chuẩn IRS - hoàn chỉnh, có thể đọc được và chính xác bản gốc - là tiêu chuẩn tương tự được sử dụng trong nhiều doanh nghiệp và cơ quan chính phủ.Các tổ chức khác, tuy nhiên, thêm vào các yêu cầu chung này.

Trường Đại học Washington chỉ chấp nhận thay thế cho các bản sao của tài liệu ban đầu được quét với mật độ tối thiểu 300 chấm / inch (dpi) và được trình bày dưới dạng PDF hoặc TIFF; nó không chấp nhận photocopy.

Nếu bạn đang lập kế hoạch quét các tài liệu kế toán hoặc văn bản pháp lý để tạo điều kiện lưu trữ, hãy kiểm tra với tổ chức có liên quan để đảm bảo họ sẽ chấp nhận các tài liệu theo định dạng mà bạn định sử dụng.