Tổng quan về Hệ thống báo cáo quản lý

Tổng quan về Báo cáo Quản lý

Như cụm từ gợi ý, các hệ thống báo cáo quản lý thu thập các loại dữ liệu cần thiết bởi các nhà quản lý của công ty để điều hành doanh nghiệp. Các loại dữ liệu tài chính được trình bày trong báo cáo thường niên thường là ở cốt lõi của chúng. Tuy nhiên, các hệ thống báo cáo quản lý mạnh mẽ sẽ chứa dữ liệu ở mức độ chi tiết hơn nhiều so với mức được trình bày cho công chúng đầu tư. Ví dụ, kết quả tài chính tổng thể của các công ty dịch vụ tài chính có thể được sắp xếp lại thành các báo cáo về lợi nhuận và chiến dịch theo:

• Khách hàng
• Khách hàng cụ thể (cả bán lẻ và tổ chức)
• Tư vấn tài chính
• Trong khi đó, các chỉ số tài chính, chẳng hạn như doanh thu, chi phí và lợi nhuận, hầu như không quan tâm đến hệ thống báo cáo quản lý. Trong các công ty hoạt động tốt nhất, họ cũng được sử dụng để theo dõi nhiều biến phi tài chính khác nhau mà quản lý quan tâm, như:
• Tài sản của khách hàng tạm giữ
• Số tiền mới được gửi hoặc rút bởi khách hàng

Hoạt động đầu tư của tài sản của khách hàng được quản lý

Các nhà quản lý và các nhân viên tài chính (CFO) có khuynh hướng dành một khoảng thời gian đáng kể để thiết kế, triển khai, duy trì và điều chỉnh các hệ thống báo cáo quản lý cũng như giám sát và phân tích sản phẩm , và đề xuất các khóa học hành động để quản lý dựa trên phân tích như vậy.

• Các thành viên của khoa học công nghệ thông tin và quản lý khoa học thường là đối tác chính của các nhà quản lý tài chính và các nhà phân tích tài chính trong việc phát triển và duy trì các hệ thống báo cáo quản lý.
• Trong nhiều trường hợp, tuy nhiên, các hệ thống báo cáo quản lý được xây dựng và duy trì chặt chẽ bằng cách sử dụng máy tính để bàn, được xây dựng trong các bảng tính Excel và chạy trên các máy tính cá nhân chứ không phải là lập trình trong môi trường máy tính lớn.
• Trong các công ty lớn và nhỏ, lý do sử dụng máy tính để bàn (thường đòi hỏi số lượng khổng lồ của dữ liệu vào bằng tay) nói chung là gấp đôi.
• Thứ nhất, chi phí phát triển và bảo trì có xu hướng thấp hơn nhiều so với các ứng dụng máy tính lớn.
• Thứ hai, môi trường máy tính để bàn cho phép linh hoạt hơn nhiều trong việc thay đổi các thuật toán tính toán và các định dạng báo cáo hơn là một ứng dụng dựa trên máy tính lớn điển hình. Đây là một sự cân nhắc quan trọng trong các môi trường kinh doanh năng động, nơi cấu trúc doanh nghiệp, các sản phẩm, quy trình kinh doanh, phương pháp phân tích và / hoặc yêu cầu báo cáo thường xuyên luân phiên, hoặc nơi mà ban lãnh đạo thường hỏi các nhà phân tích tài chính của mình thường xuyên những câu hỏi không chuẩn.

Tự động so với các quy trình thủ công

Hệ thống báo cáo quản lý được gọi là hệ thống báo cáo quản lý là gì, ở nhiều doanh nghiệp, thường phụ thuộc rất nhiều vào các quy trình thủ công và không được tự động hóa (hoặc thậm chí chủ yếu) tự động? Ví dụ, nhiều báo cáo kết thúc trên bàn làm việc của các giám đốc điều hành thực sự có thể là bảng tính được nhập bằng tay và dữ liệu được định dạng bởi nhân viên. Theo nghĩa này, các hệ thống báo cáo quản lý thường có ý nghĩa chặt chẽ hơn so với các hệ thống thông tin vì cụm từ đó thường được hiểu.

Ứng dụng Báo cáo Quản lý

Các hệ thống báo cáo quản lý thường là công cụ quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động của các tổ chức và nhà quản lý, và đôi khi là của các nhân viên cấp thấp hơn. Các kết quả có thể là những yếu tố quyết định chính về bồi thường, chẳng hạn như việc thiết lập các khoản tiền thưởng. Ví dụ, người đứng đầu và nhân viên của một đơn vị kinh doanh có thể có tiền thưởng của họ giảm lợi nhuận mà một hệ thống báo cáo quản lý được gán cho đơn vị đó. Tương tự cho người quản lý sản phẩm, nếu công ty có hệ thống đo lường lợi nhuận sản phẩm tốt. Ngoài ra đối với người quản lý tiếp thị cho sự phát triển và khả năng sinh lời của một phân đoạn khách hàng nhất định, nếu hoạt động của phân khúc đó được đo lường.

Những trở ngại trong việc xây dựng các hệ thống báo cáo quản lý

Một vấn đề chung trong việc xây dựng các chương trình báo cáo quản lý là các dữ liệu cần thiết để hoàn thành báo cáo hàng năm của công ty, mẫu 10-K, mẫu 10-Q, các báo cáo thuế của công ty và báo cáo tới các cơ quan quản lý (trong số các tổ chức khác bên ngoài), có thể không đủ chi tiết hoặc theo một định dạng thích hợp để tiến hành các loại phân tích (một số đã đề cập ở trên) mà ban giám đốc có thể cần đánh giá công ty và các ngành kinh doanh cấu thành của nó và để điều chỉnh chiến lược phương hướng.

Báo cáo về quản lý là một thuật ngữ chung cho các loại phân tích được quản lý nội bộ sử dụng, chứ không phải báo cáo cho các đơn vị bên ngoài (chẳng hạn như công ty đầu tư, cơ quan thuế và cơ quan quản lý).

Các vấn đề phân tích chính

Sự phát triển của các hệ thống báo cáo quản lý thường gặp nhiều rào cản liên quan đến các vấn đề phân tích chính, như:

Phương pháp định giá nội bộ

Phân bổ chi phí chung cho từng sản phẩm hoặc khách hàng

Phân tách các thay đổi trong tài sản của khách hàng thành những tác động riêng biệt của sự thay đổi giá thị trường (ví dụ như hiệu quả đầu tư) và tiền gửi ròng và thu hồi ròng

Trong hầu hết các trường hợp, những thách thức phân tích này có thể áp dụng được với nhiều phương pháp, , và không phải là vượt trội vượt trội trong mọi tình huống.