Họp Quản lý Thực tiễn Giúp cải thiện Năng suất

Chúng tôi dành rất nhiều công việc của mình trong cuộc họp. Trong nhiều trường hợp, các hoạt động quản lý cuộc họp kém dẫn đến việc sử dụng thời gian của người tham gia không hiệu quả. Trong một bài đăng liên quan, tôi đưa ra hướng dẫn về biến năm kịch bản cuộc họp chung thành các sự kiện có hiệu quả. Trong bài đăng này, tôi đưa ra các ý tưởng bổ sung để hỗ trợ tăng cường tiện ích, năng suất, và tác động của các cuộc họp.

Khóa Quản lý Hội nghị - Stand PAT

Một số nhà quản lý sử dụng cách tiếp cận PAT

vào các cuộc họp, đòi hỏi P , A genda và T > khung hình imeframe. Tập trung cho những người tham gia với những điểm quan trọng của bối cảnh trước kỳ họp đảm bảo rằng mọi người xuất hiện chuẩn bị tham gia và hỗ trợ mục đích chung của cuộc họp. Một phác thảo rõ nét về P.A. T. giúp đảm bảo một phiên họp có hiệu quả.

Bạn có thể xác định mục đích của cuộc họp tối đa là 1 hoặc 2 câu. "Cuộc họp này nhằm lập kế hoạch cho chiến dịch tiếp thị mới" hoặc "cuộc họp này là xem lại chính sách mới của xử lý lợi nhuận. " Mục đích giúp đảm bảo mọi người đều biết tại sao họ ở đó, cần làm gì, và làm thế nào để hướng dẫn tiến bộ và thúc đẩy cho một kết luận.

Thiết lập chương trình làm việc. Liệt kê các mục bạn sẽ xem xét / thảo luận / kiểm tra. Tôi muốn gán một giới hạn thời gian cho mỗi mục chương trình nghị sự (xem bên dưới) và xác định người có trách nhiệm kiểm duyệt thảo luận. Thiết lập khung thời gian; tại ít nhất thiết lập một thời gian bắt đầu và kết thúc.

Tôi cũng khuyên bạn nên đặt thời lượng cho mỗi mục trong chương trình làm việc. Đây phải là tổng thể cho khung thời gian cuộc họp tổng thể.

Bắt đầu cuộc họp của bạn vào thời gian

Nếu bạn làm việc tại một trong những nền văn hoá mà mọi người đổ xô vào các cuộc họp tất cả các cách thức cho đến năm hoặc mười phút sau thời gian bắt đầu đã lên lịch thì đây là thời điểm để bắt đầu xu hướng mới.

Một công ty khuyến khích các nhà quản lý đóng cửa vào thời điểm bắt đầu dự kiến, và những người trễ nhất không được chào đón. Mặc dù điều này có thể khắc nghiệt hơn bạn quan tâm nhưng bạn cũng không nên ngại khi đưa cuộc họp ra lệnh, xem lại mục đích và xác nhận kỳ vọng và thời gian.

Đừng đợi những kẻ xấu xa xuất hiện. Khi ai đó đến muộn, đừng trở lại và xem lại những gì đã được bảo hiểm. Tiếp tục với chủ đề cuộc họp của bạn. Điều này sẽ trở nên lúng túng đối với những người còn lạc lõng và cải thiện tỷ lệ cược của anh ta / cô ấy đến đúng giờ tại cuộc họp tiếp theo.

Nếu người tổ chức cuộc họp / nhà tài trợ không xuất hiện đúng giờ, hãy xem cuộc họp đã bị huỷ bỏ và trở lại làm việc. Thời gian chờ đợi từ 5 đến 7 phút là hợp lý. Tỷ lệ là, người tổ chức cuộc họp chạy vào một khó khăn bất ngờ và muốn bạn không lãng phí thời gian của bạn chờ đợi cho anh ta / cô ấy.

Giữ cuộc họp về chủ đề

Thực tiễn tốt là gán cho ai đó vai trò giữ mọi người theo dõi trong cuộc họp. Quá thường xuyên, các cuộc thảo luận trôi dạt và sau đó làm suy thoái đến một vòng xoáy ý kiến, ý tưởng, sự kiện, và cảm xúc. Thay vào đó, chỉ định vai trò và thông báo cho tất cả mọi người biết rằng cá nhân này sẽ can thiệp nếu và khi cuộc thảo luận chuyển hướng chương trình nghị sự và mục thảo luận cụ thể.

Tại một số công ty, vai trò này được gọi là "Traffic Cope", trong những người khác, "Keeper Chủ đề." Bất kể nhãn hiệu, vai trò là cực kỳ hữu ích trong việc tăng cường tính hiệu quả và năng suất của các cuộc họp của bạn.

Nếu các chủ đề bổ sung phát sinh ngoài chương trình nghị sự nhưng rất quan trọng để thảo luận, cần được ghi lại rõ ràng và đặt vào "bãi đậu xe" để xem xét và thảo luận trong tương lai hoặc cho một cuộc họp rời rạc. Chủ cuộc họp có quyền để cho phép một cuộc thảo luận khác nhau nhỏ nếu nó hỗ trợ mục đích cuộc họp tổng thể.

Giữ và phân phát Biên bản cuộc họp / Biên bản

Một người nào đó, không phải là người tổ chức cuộc họp, nên giữ biên bản buổi họp. Biên bản ghi nhớ gồm có:

Thời gian họp, ngày, địa điểm

• Mô tả mục đích
• Bản sao của chương trình
• Danh sách người tham dự và danh sách những người không tham dự
• Bản tóm lược chi tiết các kết luận, hạng mục hành động, trách nhiệm và ngày hoàn thành. Nhiều nhà ghi chép sử dụng chương trình làm hướng dẫn để liệt kê các kết luận và hành động.
• Theo dõi kế hoạch theo kế hoạch nếu thật sự cần thiết.
• Lý tưởng nhất là phân phát các biên bản cuộc họp càng sớm càng tốt sau khi kết thúc cuộc họp và hoàn toàn trong vòng một ngày làm việc. Biên bản và ghi chép là một lời nhắc nhở quan trọng cho người tham gia cũng như là một nguồn thông tin cho các bên liên quan khác hoặc, đối với những người bỏ lỡ cuộc họp. Biên bản là một công cụ tuyệt vời để thúc đẩy để nhắc nhở mọi người và các nhóm về hành động tiếp theo cam kết của họ.

Dòng dưới cùng của Hiện tại:

Có thể một cuộc họp sẽ dẫn đến một kết quả tích cực, giúp thúc đẩy các dự án và mọi người tiến lên, không cần quan tâm đến nó. Một số siêng năng và cố ý tăng cường các kỹ thuật quản lý cuộc họp của bạn sẽ cải thiện tỷ lệ của bạn lái xe một kết quả tuyệt vời.

-

Cập nhật bởi Art Petty