Kỹ năng Quản lý Cơ bản cho Người mới bắt đầu

Cấp độ 1 của Kỹ năng Quản lý Kim tự tháp cho thấy những kỹ năng cơ bản mà người quản lý ban đầu phải nắm vững. Nó là nền tảng của các kỹ năng quản lý kim tự tháp, cho thấy những kỹ năng mà một người quản lý phải nắm vững để thành công và cho thấy những kỹ năng quản lý này xây dựng như thế nào đối với sự thành công.

Kỹ năng Quản lý Cơ bản

Có bốn kỹ năng quản lý cơ bản mà bất cứ ai phải nắm vững để có thể thành công trong công việc quản lý.

Các kỹ năng cơ bản này là

kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát và sẽ được thảo luận chi tiết dưới đây. Kế hoạch Kế hoạch là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong bất kỳ nhiệm vụ quản lý nào. Đây cũng là bước bị bỏ qua hoặc cố tình bỏ qua nhất. Mặc dù số lượng quy hoạch và chi tiết yêu cầu sẽ thay đổi từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, nhưng bỏ qua nhiệm vụ này là mời được chắc chắn thảm họa ngoại trừ sự may rủi. Đó là những gì cho phép chúng ta nói về 6 P của kế hoạch (hoặc 7 P của tùy thuộc vào cách bạn tính).

Mặc dù hầu hết mọi người kết hợp kế hoạch với kế hoạch kinh doanh chung, cũng có các cấp độ khác nhau của kế hoạch:

Lập kế hoạch chiến lược

Lập kế hoạch chiến thuật

Kế hoạch Hoạt động

• Và có các kế hoạch kế hoạch khác nhau
• Hoạch định khủng hoảng
• Lập kế hoạch bồi thường

Tổ chức

• Một người quản lý phải có khả năng tổ chức các đội, nhiệm vụ, và dự án để có được công việc của đội được thực hiện một cách hiệu quả và hiệu quả nhất.
• Là người quản lý sự khởi đầu, bạn có thể tổ chức một nhóm làm việc nhỏ hoặc một nhóm dự án. Những kỹ năng tương tự sẽ được yêu cầu sau trong sự nghiệp của bạn khi bạn phải tổ chức một bộ phận hoặc một bộ phận mới của công ty.
• Rõ ràng, có rất nhiều sự chồng chéo giữa việc lên kế hoạch cho công việc và trong việc tổ chức nó. Khi quy hoạch tập trung vào những gì cần phải làm, tổ chức hoạt động tốt hơn và tập trung hơn vào làm thế nào để công việc được thực hiện tốt nhất.

Khi bạn tổ chức công việc, bạn cần phải:

xác định vai trò cần thiết,

phân công nhiệm vụ cho vai trò,

xác định nguồn lực tốt nhất (người hoặc thiết bị) cho vai trò,

các nguồn lực và phân bổ chúng cho các vai trò, và

phân bổ nguồn lực cho các vai trò và uỷ quyền và trách nhiệm với họ.

• Cho dù bạn đã được chỉ định một nhóm nhỏ hoặc một dự án để quản lý, bắt đầu quản lý cũng phải có khả năng tổ chức các văn phòng và hệ thống dữ liệu.
• Bạn có thể không thể di chuyển thân thể người xung quanh để có được nhóm của bạn với nhau, nhưng bạn nên xem xét nó. Mặt khác, bạn có thể cần di chuyển nhiều người vào một không gian nhỏ và bạn sẽ phải sắp xếp mọi thứ để nhóm có thể làm việc hiệu quả trong không gian đó. Sau đó trong sự nghiệp của bạn, bạn có thể cần phải tổ chức một văn phòng để hỗ trợ các đội từ nhiều phòng ban khác nhau và nhu cầu cụ thể của họ.
• Bạn cũng cần phải có khả năng tổ chức tất cả các hệ thống sẽ xử lý dữ liệu mà nhóm của bạn cần thu thập hoặc phân phối. Những ngày này, có thể là những hệ thống máy tính. Bạn phải quyết định xem liệu bạn có cần thiết lập các trang web chia sẻ trên mạng nội bộ của công ty hay chỉ là một thư mục chia sẻ trên máy chủ tệp tin hay không. Bạn sắp tổ chức hệ thống như thế nào để mọi người cần thông tin đều có quyền truy cập vào nó (và nó không có sẵn cho những người không nên nhìn thấy nó, giống như đối thủ cạnh tranh của bạn)?
• Nếu nhóm của bạn cần hoặc sản xuất ra một thứ gì đó ngoài thông tin, bạn phải tổ chức để nhóm của bạn có được những gì họ cần khi họ cần nó và có thể liên hệ với những người khác mà nhóm của bạn sản xuất đúng lúc.
• Đừng quên tổ chức mình. Chúng ta sẽ đi vào cấp độ cao hơn ở cấp độ 3 của Kim tự tháp Quản lý Kỹ năng, nhưng ngay cả khi là người quản lý ban đầu, bạn phải tự tổ chức mình, thời gian và không gian của mình để có hiệu quả nhất.

Dưới đây là một số bài báo có thể giúp bạn quản lý bản thân một cách hiệu quả.

Cuối cùng, hãy nhớ rằng, rất ít khi tổ chức mọi thứ một lần. Với sự thay đổi liên tục về tài nguyên, mục đích và các yếu tố bên ngoài, bạn thường cần tổ chức lại để điều chỉnh cho họ.

Trực tiếp

Chỉ đạo là bước hành động. Bạn đã lên kế hoạch và tổ chức công việc. Bây giờ bạn phải chỉ đạo đội của bạn để có được công việc làm.

Bắt đầu bằng cách đảm bảo mục tiêu rõ ràng cho tất cả mọi người trong nhóm. Họ có biết mục tiêu là gì? Họ có biết họ đóng vai trò gì trong việc đưa đội đến đích? Họ có mọi thứ họ cần (nguồn lực, thẩm quyền, thời gian, v.v …) để làm phần của họ?

Kéo, đừng đẩy

Bạn sẽ hiệu quả hơn khi chỉ đạo nhóm về phía đích nếu bạn kéo (dẫn dắt họ) chứ không đẩy (ngồi lại và ra lệnh). Bạn muốn khuyến khích mọi người trong nhóm của bạn và hỗ trợ và truyền cảm hứng cho họ hướng tới các mục tiêu của nhóm.

Kiểm soát

Một số nhà văn cố gắng "làm mềm" kỹ năng này bằng cách gọi nó là "phối hợp" hoặc các thuật ngữ tương tự. Tôi thích thuật ngữ, quyền kiểm soát mạnh mẽ hơn, vì điều thiết yếu là người quản lý có thể kiểm soát các hoạt động của đội.

Trong các bước trên, bạn đã lên kế hoạch làm việc, tổ chức các nguồn lực để làm cho nó trở nên hiệu quả nhất và chỉ đạo nhóm bắt đầu làm việc. Trong bước kiểm soát, bạn giám sát công việc đang được thực hiện. Bạn so sánh tiến độ thực tế với kế hoạch. Bạn xác minh rằng tổ chức đang làm việc khi bạn thiết kế nó.

Nếu mọi việc diễn ra tốt đẹp, bạn không cần phải làm gì ngoài giám sát. Tuy nhiên, hiếm khi xảy ra. Ai đó bị bệnh, việc sắp xếp cơ sở dữ liệu phải mất nhiều thời gian hơn dự kiến, đối thủ cạnh tranh chính giảm giá, lửa phá hủy tòa nhà bên cạnh và bạn phải di tản trong vài ngày hoặc một số yếu tố khác ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn. Bước kiểm soát bây giờ cho thấy rằng bạn phải hành động để giảm thiểu tác động và đưa mọi thứ trở lại mục tiêu mong muốn càng nhanh càng tốt.

Thông thường điều này có nghĩa là trở lại giai đoạn lập kế hoạch và điều chỉnh các kế hoạch.Đôi khi nó có thể yêu cầu thay đổi trong tổ chức. và bạn sẽ phải hướng dẫn mọi người hướng tới mục tiêu mới và truyền cảm hứng cho họ. Sau đó, tất nhiên, bạn kiểm soát kế hoạch mới và điều chỉnh nếu cần. Chu kỳ này tiếp tục cho đến khi bạn hoàn thành nhiệm vụ.

Các công cụ kiểm soát quản lý

Trong bước kiểm soát, bạn thiết lập các tiêu chuẩn về hiệu suất và chất lượng và sau đó bạn giám sát để đảm bảo chúng được đáp ứng. Có rất nhiều công cụ có sẵn bạn vì có những điều bạn cần theo dõi.

Công cụ lập kế hoạch - một số công cụ phần mềm cho phép bạn nhập lịch trình của bạn và sau đó cập nhật tiến trình thường xuyên. Chương trình sẽ nêu bật những thay đổi trong kế hoạch để bạn có thể xác định hành động khắc phục cần thực hiện.

Kiểm soát tài chính - như người quản lý, bạn thường sẽ có ngân sách. Các báo cáo từ Vụ Tài chính sẽ cho bạn biết chi tiêu của bạn (trên người và các nguồn lực khác) phù hợp với kế hoạch như thế nào.

Mọi người kiểm soát - bạn phải đảm bảo tất cả mọi người trong nhóm của bạn đang hoạt động theo kế hoạch. Nếu không, bạn cần tìm và khắc phục nguyên nhân. Họ có hiểu mục tiêu không? Họ không có nguồn lực hoặc kỹ năng mà họ cần? Là công việc quá lớn đối với họ và cần phải được sửa đổi hoặc giao cho một nguồn lực khác nhau? Công việc của bạn như là người quản lý có nghĩa là đưa ra phản hồi của các thành viên trong nhóm về hiệu suất của họ đáp ứng kế hoạch như thế nào. Khi không, bạn cần thực hiện hành động khắc phục. Dưới đây là cách đưa ra phản hồi tiêu cực cho các thành viên trong nhóm của bạn một cách hiệu quả.

Kỹ năng Quản lý Toàn bộ Kim tự tháp

Kỹ năng Quản lý Kim tự tháp cho thấy tất cả các kỹ năng mà người quản lý cần phải nắm vững để thành công và cho thấy những kỹ năng quản lý này xây dựng như thế nào đối với thành công.

• Cấp bậc 1
• Kỹ năng Quản lý Cơ bản cho Người Mới bắt đầu
• Cấp 2

Kỹ năng Quản lý Phát triển Đội của bạn

Cấp 3

Kỹ năng Quản lý Phát triển bản thân