Tìm hiểu quá trình quản lý phạm vi dự án

Quản lý phạm vi dự án là những gì bạn làm để đảm bảo rằng dự án của bạn bao gồm tất cả các công việc có liên quan đến việc đạt được các mục tiêu của dự án (chứ không phải bất cứ điều gì khác). Đó là xung quanh kiểm soát những gì được bao gồm trong dự án và những gì không.

Bài viết này xem xét phạm vi kiến ​​thức quản lý phạm vi dự án từ Hướng dẫn về Quản lý Dự án Kiến thức (PMBOK® Hướng dẫn) - ấn bản thứ năm. Đây không phải là cách duy nhất để xác định việc quản lý phạm vi dự án, nhưng đó là một điểm khởi đầu tốt và sẽ rất hữu ích cho bạn nếu bạn đang làm việc hướng tới chứng chỉ PMP® của bạn.

Các quy trình quản lý phạm vi dự án

Quản lý phạm vi dự án trong

PMBOK® Guide bao gồm 6 quy trình. Các quy trình quản lý phạm vi dự án là: Quản lý phạm vi kế hoạch

1. Thu thập yêu cầu
2. Xác định phạm vi
3. Tạo cấu trúc phân tích công việc
4. Xác nhận phạm vi
5. Phạm vi kiểm soát.

Chúng ta hãy nhìn vào từng cái đó.

Quy trình quản lý phạm vi kế hoạch

Việc làm này là để cung cấp cho bạn một kế hoạch quản lý phạm vi vào cuối của nó. Điều đó đưa ra cách bạn sẽ định nghĩa, quản lý, xác nhận và kiểm soát phạm vi dự án của bạn. Đưa công việc lên phía trước để xác định điều này sẽ cho bạn cái gì đó để đề cập đến sau. Bạn có thể thấy rằng bạn có thể sử dụng kế hoạch quản lý phạm vi của một dự án khác như là một điểm khởi đầu, vì các quy trình quản lý phạm vi không thay đổi đáng kể giữa các dự án khi công ty của bạn đã giải quyết một cách làm việc thành công cho họ.

Kết quả của quá trình này là kế hoạch quản lý phạm vi. Đây là một phần của kế hoạch quản lý dự án của bạn và bao gồm:

Làm thế nào bạn sẽ chuẩn bị một tuyên bố phạm vi chi tiết

• Làm thế nào bạn sẽ tạo Work Breakdown Structure (WBS) từ câu lệnh scope
• Làm thế nào bạn sẽ duy trì và phê duyệt WBS
• Làm thế nào bạn sẽ nhận được sự chấp nhận chính thức cho các sản phẩm của dự án
• Làm thế nào bạn sẽ quản lý thay đổi phạm vi.
• Tài liệu không nhất thiết phải là chi tiết hay rất chính thức: nó đơn giản phải phù hợp với mục đích.

Quy trình yêu cầu thu thập

Trong quá trình này, bạn sẽ tìm ra những gì các bên liên quan của bạn muốn từ dự án. Một khi bạn đã phác thảo ý tưởng lớn của mình, bạn cần phải ghi lại các yêu cầu và quản lý sự mong đợi của các bên liên quan. Điều này rất quan trọng vì thường những gì họ yêu cầu không thực tế hoặc có thể đạt được nếu có những hạn chế của dự án, như chi phí.

Đầu ra của công việc thu thập yêu cầu của bạn là một bộ yêu cầu. Các yêu cầu của các bên liên quan như các yêu cầu báo cáo

Các yêu cầu về hỗ trợ và đào tạo

• Các yêu cầu về nghiệp vụ > Các yêu cầu của dự án như mức độ dịch vụ hoặc chất lượng
• Bạn cũng sẽ ghi lại các sự phụ thuộc, các giả định, và ràng buộc cụ thể liên quan đến các yêu cầu.
• Xác định quy trình phạm vi
• Đây là nơi bạn thực hiện các yêu cầu của mình và biến chúng thành mô tả chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ mà dự án của bạn sẽ tạo ra. Bạn sẽ kết thúc với một báo cáo về phạm vi dự án mà bạn có thể tham khảo trong suốt dự án. Nó sẽ bao gồm một danh sách những gì trong phạm vi và những gì ngoài phạm vi. Điều này rất quan trọng bởi vì thường mọi người sẽ không nhớ những gì được loại trừ cụ thể và trở lại và yêu cầu bạn thực hiện công việc trên những khu vực đó.
• Bất kỳ sự bao trùm nào sẽ phải trải qua kiểm soát thay đổi.

Tạo quá trình làm việc phân tích công việc

Quá trình này cho phép bạn biến danh sách các yêu cầu của bạn thành một tầm nhìn có cấu trúc về những gì bạn cần làm. Công việc chính ở đây là phá vỡ các nhiệm vụ lớn thành các phần nhỏ hơn, có thể quản lý được.

Kết quả của quá trình này là một WBS. Cá nhân tôi không sử dụng WBS cho các dự án của tôi, nhưng nó có thể là một công cụ hữu ích. Nếu bạn không nghĩ trực quan, thì bạn có thể đạt được cùng một kết quả bằng cách tạo ra một danh sách.

Xác nhận quy trình phạm vi

Quá trình Xác nhận Phạm vi không phải là, như bạn nghĩ, thu hút các bên liên quan kinh doanh để ký kết WBS của bạn. Đó là đảm bảo rằng bạn đã có một quy trình để đăng ký cho các sản phẩm của bạn khi thời gian đến.

Cần đặt cấu trúc này vào vị trí để bạn không có bất kỳ câu hỏi nào về việc ai sẽ phê duyệt một tiêu chí phân phối hoặc tiêu chí nào họ sẽ sử dụng để nói rằng nó đã hoàn tất.

Sau khi quy trình hoàn tất, bạn sẽ chấp nhận các sản phẩm được phân phối, phê duyệt bởi bất kỳ ai cần phê duyệt.

Qui trình kiểm soát phạm vi

Quy trình kiểm soát phạm vi là quy trình cuối cùng trong lĩnh vực kiến ​​thức quản lý phạm vi dự án. Nó liên quan đến việc đảm bảo rằng có sự kiểm soát thay đổi hiệu quả nếu phạm vi cần thay đổi. Nó cũng bao gồm theo dõi dự án của bạn với một 'phạm vi' mũ để kiểm tra xem nó sẽ cung cấp những gì bạn nghĩ rằng nó sẽ.

6 quy trình này tạo nên kiến ​​thức quản lý phạm vi dự án trong

PMBOK® Guide -Fifth Edition

.