Công ty của bạn đã sẵn sàng cho các dịch vụ chia sẻ?

Giới thiệu

Các doanh nghiệp cần phải có hiệu quả về chi phí càng tốt và một lựa chọn mà các công ty có thể thực hiện là áp dụng một mô hình dịch vụ chia sẻ cho một số chức năng của nó.

Các dịch vụ chia sẻ có thể bao gồm một số quy trình, chẳng hạn như bộ phận bán hàng hoặc mua hàng. Thông thường các loại chức năng này có thể được phân cấp, chuẩn hóa hoặc tập trung. Có nhiều lợi ích để tạo ra các dịch vụ chia sẻ, bao gồm kinh tế, chất lượng, thời gian phản hồi và lợi ích chiến lược.

Các chức năng tổ chức

Ngoài mô hình dịch vụ chia sẻ, các doanh nghiệp có thể áp dụng các mô hình chức năng khác như phân cấp, chuẩn hóa hoặc tập trung.

Phân quyền - Loại mô hình này được tìm thấy nơi một chức năng, chẳng hạn như mua bán hoặc bán hàng, có thể được đặt tại mỗi vị trí của công ty. Chức năng này là tự trị, với đội ngũ nhân viên riêng biệt và có thể là các hệ thống công nghệ riêng biệt. Tuy nhiên, mô hình này rất phù hợp với nhu cầu của người sử dụng tại cơ sở.

• Tiêu chuẩn hóa - Trong mô hình này, có ít nhất một chức năng riêng biệt của các cơ sở do các nhân viên riêng biệt điều hành. Tuy nhiên, trong mô hình này, các quy trình được chuẩn hóa và chúng có thể sử dụng cùng một hệ thống công nghệ tương tự.
• Tập trung - Mô hình này hoạt động với một bộ phận duy nhất tồn tại tại một cơ sở được sử dụng bởi mọi cơ sở trong tổ chức. Trong mô hình này, nhấn mạnh vào tính hiệu quả và không có bất kỳ thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) với người dùng tại bất kỳ cơ sở nào.
• Dịch vụ chia sẻ - Chức năng dịch vụ chia sẻ có thể được đặt tại một trang web có chi phí thấp nhưng được tập trung vào khách hàng với các thoả thuận cấp dịch vụ đã được đồng ý. Việc thực hiện chức năng dịch vụ chia sẻ dựa trên đo lường mức độ thỏa thuận mức dịch vụ.

Lợi ích của dịch vụ chia sẻ

• Một chức năng dịch vụ chia sẻ thường dựa trên một địa điểm có nhân viên lành nghề nhưng thấp hơn trong chi phí để lưu trữ.

Ví dụ, tạo ra một chức năng dịch vụ chia sẻ tại trụ sở công ty có thể có nhân viên có tay nghề cao, nhưng sẽ có nhiều khả năng chi phí hơn một vị trí trong một khu vực chi phí thấp.

Một chức năng tập trung tương tự như một chức năng dịch vụ chia sẻ, nhưng nó dựa trên việc giảm chi phí của chức năng hơn là vận hành một chức năng nhằm cải thiện dịch vụ khách hàng.

Trong một cuộc khảo sát của Hiệp hội Các Dịch vụ Chia sẻ và Hiệp hội Các nhà sản xuất Gia công phần mềm (SBPOA) xác định 10 lĩnh vực mà dịch vụ chia sẻ được phổ biến nhất. Đó là - Các khoản phải trả 83%, Kế toán tổng hợp 65%, Tài sản cố định 57%, Tài khoản phải thu 56%, Chi trả 55%, Du lịch và Chi phí 50%, Báo cáo tài chính 48%, Nguồn nhân lực 44%, Tín dụng và Thu 43% Chức năng giúp bàn làm việc 39%.

Rủi ro Dịch vụ Chia sẻ

Mặc dù có nhiều lợi ích để áp dụng một chức năng dịch vụ chia sẻ, thỉnh thoảng có một số vấn đề cho các công ty sau khi di chuyển như vậy.Một số lý do tại sao một chức năng dịch vụ chia sẻ có thể ngập ngừng bao gồm:

Thiếu phí - Nếu không thể hoàn thành việc đo lường chi phí toàn diện thì việc cắt giảm chi phí dự kiến ​​thực hiện chức năng dịch vụ chia sẻ quá cường điệu.

Thiếu tài liệu - Để một chức năng dịch vụ chia sẻ thành công, các quy trình phải được ghi chép đầy đủ để các dịch vụ chia sẻ có tất cả thông tin cần thiết để thực hiện các chức năng cần thiết.

Thiếu lãnh đạo - Nhiều chức năng dịch vụ chia sẻ không thành công như mong đợi vì họ thiếu sự lãnh đạo cần thiết để đưa ra các quyết định quan trọng.

• Thuê ngoài Dịch vụ Chia sẻ
• Nếu một mô hình dịch vụ chia sẻ đã được quyết định, có thể thuê ngoài dịch vụ chia sẻ chức năng cho một bên thứ ba. Công ty gia công sẽ thực hiện chức năng dịch vụ chia sẻ sẽ phải chấp thuận và tuân theo thỏa thuận cấp dịch vụ.
• Việc thuê ngoài các dịch vụ chia sẻ thành công khi có một quản lý điều hành quản lý khi các quy trình được chuẩn hóa trong toàn doanh nghiệp, và phạm vi của chức năng được xác định rõ ràng.

Chức năng dịch vụ chia sẻ phổ biến nhất được thuê ngoài là Tài khoản phải trả. Các dịch vụ chia sẻ khác thường được thuê ngoài bao gồm CNTT, Dịch vụ Thuế và Lợi ích của Nhân viên.

Cập nhật bởi Gary Marion, Chuyên gia về Logistics và Cung ứng.