Làm thế nào để viết thư khuyến nghị

Một thư giới thiệu đóng một vai trò cụ thể trong thế giới nguồn nhân lực và việc làm. Đôi khi cần thiết, nhưng không bao giờ được ưa thích. Các nhà tuyển dụng sẽ nói chuyện trực tiếp với người giám sát cũ của nhân viên tương lai của họ. Tuy nhiên, các nhà tuyển dụng nhận thấy rằng truyền thông trực tiếp không phải lúc nào cũng có thể - do đó tầm quan trọng của bức thư giới thiệu.

Nhân viên mất theo dõi người giám sát khi họ di chuyển, thay đổi việc làm hoặc nghỉ hưu.

Các doanh nghiệp di chuyển và đóng cửa hoặc sáp nhập hoặc mua lại. Phòng nhân sự mất hồ sơ.

Ngay cả những nhân viên cố gắng giữ liên lạc với người giám sát trước như là một tham khảo tiềm năng, và chuẩn bị các tài liệu tham khảo của họ cho một kiểm tra tham khảo, có thể mất theo dõi những người ủng hộ của họ theo thời gian. Trong một trong những nỗ lực của tôi để có được tài liệu tham khảo về một nhân viên tiềm năng, tôi tìm thấy một công ty ra khỏi kinh doanh, một người giám sát chuyển đến nơi không rõ, và một người giám sát đã chết. Thật may mắn, một trong ba công ty đã có một văn phòng nhân sự có hồ sơ của nhân viên và đã có thể xác nhận chi tiết việc làm - nhưng không có gì khác.

Tôi có cảm xúc lẫn lộn về một bức thư giới thiệu. Như tôi đã nêu trong Làm thế nào để Trả lời Yêu cầu Kiểm tra Tham chiếu , một thư giới thiệu kéo dài mãi mãi và các nội dung của nó có thể không áp dụng được nhiều năm sau khi văn bản đề xuất được viết. Tuy nhiên, một bức thư giới thiệu là một món quà tiềm năng cho một nhân viên có giá trị.

Một bức thư giới thiệu có thể lưu lại trong ngày. Viết trên văn phòng phẩm của công ty, có địa chỉ và điện thoại in rõ ràng, thư giới thiệu cung cấp một sự tăng cường đôi khi cần thiết cho các chứng chỉ của người nộp đơn. Là chủ nhân, đặc biệt nếu bạn dự đoán những thay đổi, như tôi vừa mô tả, trong tình hình kinh doanh của bạn, hãy cho nhân viên nghỉ việc của bạn được ưu tiên.

Cung cấp cho nhân viên thư khuyến nghị.

Viết thư khuyến nghị

Một bức thư giới thiệu có thể kéo dài mãi mãi và là một bức chân dung về thành tích của một nhân viên tại một thời điểm nhất định. Do đó, hãy suy nghĩ và quan tâm đến cách bạn viết thư giới thiệu và thông tin mà thư giới thiệu của bạn đưa ra. Thực hiện chính sách công ty của bạn liên quan đến thư giới thiệu, nếu chính sách tồn tại.

Trong bất kỳ trường hợp nào, hãy yêu cầu bộ phận Nhân sự của bạn xem lại thư giới thiệu của bạn để bạn chắc chắn rằng bạn đang bảo vệ lợi ích tốt nhất của công ty và bạn. Viết thư giới thiệu nhân viên theo các hướng dẫn này.

• Cung cấp thư giới thiệu về văn phòng phẩm của công ty ban đầu với địa chỉ in, số điện thoại và thông tin liên lạc bổ sung theo định dạng thư thương mại tiêu chuẩn. Bạn có thể cung cấp cho nhân viên một vài bản sao của bức thư giới thiệu về văn phòng phẩm trong một phong bì văn phòng phẩm.(Điều này có thể không khuyến khích thực hành xấu liên tục sao chép thư giới thiệu - mãi mãi.)
• Gợi ý thư giới thiệu cho người sử dụng lao động cụ thể đang yêu cầu thư giới thiệu hoặc người mà nhân viên dự định gửi thư khuyến nghị. Nếu thư giới thiệu là chung chung, hãy gửi thư cho: "Để Người có thể Quan tâm."
• Ký thư giới thiệu bằng mực và bao gồm tên, chức vụ, số điện thoại, và địa chỉ email.
• Bắt đầu bằng: Đây là thư giới thiệu cho: Employee's Name.
• Mô tả mối quan hệ của bạn với nhân viên, chức danh của nhân viên, và công việc của nhân viên. Ví dụ: "Tôi là giám sát của Mark khi ông làm việc như một nhà điều hành máy móc kỹ thuật có tay nghề tại Phòng Máy tiện tại Alcon Tool. "
• Đối với các thành phần chính của thư giới thiệu, mô tả các trách nhiệm chính của công việc của nhân viên. Ví dụ, "Mark của trách nhiệm chính đã được điều hành x máy; duy trì công cụ và trang thiết bị của công ty; tạo ra một khu vực làm việc an toàn và giữ gìn tốt; khắc phục sự cố về chất lượng, máy móc và hiệu suất vấn đề; phục vụ như là đội trưởng đội ca ngày; ủng hộ tôi như một người giám sát thay thế khi tôi vắng mặt; và phục vụ như là người đứng đầu đội ngũ nhân viên tham gia.
• Sau đó, trong phần nội dung thư giới thiệu, hãy đánh giá tổng thể về sự đóng góp và giá trị của nhân viên. Bản tuyên bố nên phản ánh rằng đánh giá là dành cho Mark của hiệu suất tại một thời điểm nhất định trong thời gian. Ví dụ: "Mark là một nhân viên có giá trị đã đóng góp nhiều trên tiêu chuẩn khi anh ta làm việc trong phòng của tôi. Điều này rõ ràng và được công nhận bởi vai trò lãnh đạo của mình. "
• Nói lý do tại sao Mark bỏ việc của bạn trong thư giới thiệu nếu các lý do ủng hộ cơ hội việc làm tiếp theo của Mark. Ví dụ: "Đánh dấu Alcon Tool để chấp nhận vị trí giám sát viên tại công ty khác. Một công việc giám sát sẽ không có được có sẵn ở đây trong nhiều năm. "
• Hoàn thành bức thư giới thiệu trên một ghi chú tích cực. Ví dụ: "Chúng tôi rất tiếc khi gặp Mark đi nhưng chúc anh ấy tất cả những điều tốt đẹp nhất trong công việc mới của anh ấy là người giám sát. "
• Cuối cùng, nêu rõ rằng chủ nhân tiềm năng có thể liên lạc với bạn nếu họ cần thông tin bổ sung. Đăng nhập và hoàn thành bức thư giới thiệu.

Đây là những thành phần thích hợp trong thư giới thiệu nhân viên.

Điều gì không nên viết trong thư khuyến nghị

Một số cảnh báo trước khi bạn viết thư giới thiệu nhân viên. Khi bạn viết một bức thư giới thiệu không đưa ra các tuyên bố kiểu này. Không:

• Cung cấp chi tiết mà bạn có thể không biết chắc chắn nếu họ ở bên ngoài phạm vi công việc của nhân viên với công ty của bạn. Ví dụ: không đặt tên cho công ty mà bạn cho rằng nhân viên đã đi làm. Bạn có thể không biết nếu nhân viên đó đã từng làm việc ở đó. Bạn đã được Mark nói rằng ông đã chấp nhận một công việc như một người giám sát. Thư giới thiệu của bạn không nên cung cấp thông tin có khả năng mâu thuẫn có thể gây ra những vấn đề sau đó cho nhân viên trong tìm kiếm việc làm của họ.
• Dự đoán tương lai. Hiệu suất duy nhất mà bạn có thể nhận ra là hiệu năng mà bạn đã trải nghiệm trong khi nhân viên làm việc cho bạn. Bất cứ điều gì khác là quả cầu pha lê nhìn chằm chằm và không phù hợp với một bức thư giới thiệu. Điều này là không thích hợp: "Tôi chắc chắn rằng bạn sẽ nhận được cùng một hiệu suất gương mẫu của Mark mà chúng tôi đã làm khi ông làm việc cho Alcon Tool. "Lần thay đổi; thay đổi cuộc sống; các sự kiện không thể đoán trước xảy ra. Đối với bạn hoặc một nhà tuyển dụng tiềm năng mười năm sau đó, điều này không thể kiểm chứng được.
• Cung cấp thông tin nhân sự cá nhân, bảo vệ hoặc bí mật dưới bất kỳ hình thức nào như như mức lương, số an sinh xã hội, chủng tộc, tôn giáo, tình trạng hôn nhân, thành phần gia đình, vấn đề về sức khoẻ hoặc tuổi tác. (Một lá thư giới thiệu thực tế mà tôi từng nhận được nói rằng người giám sát chắc chắn rằng Betty sẽ cải thiện sự hiện diện của cô ấy và trở thành một nhân viên giỏi khi việc ly hôn của cô ấy là cuối cùng, các vấn đề chăm sóc trẻ em của cô ấy đã được giải quyết và chồng cũ của cô đã chuyển ra khỏi bang Tôi chắc rằng người giám sát có nghĩa là khuyến cáo này một cách tích cực.)
• Cung cấp bất cứ điều gì ngoài thông tin thực tế mà bạn có thể trực tiếp, với kinh nghiệm cá nhân, báo cáo.

Một bản sao của bức thư giới thiệu, sau khi xem xét bởi Bộ phận Nhân sự, nên được đặt trong hồ sơ nhân viên của nhân viên.

Các mẫu thư xin việc khác

• Kỷ luật hành động / Cảnh báo Thư
• Thư tuyển dụng
• Thư công nhận
• Thư từ chối
• Thư từ chức
• Thư cảm ơn
• Thư chào mừng của nhân viên
• Thư mời
• Thư khuyến nghị
• Đánh giá thư xin việc