Làm thế nào để Viết Báo cáo Tiến độ Kinh doanh

Báo cáo tiến độ bao gồm tiêu đề, bản tóm tắt điều hành, mô tả các thành phần nhỏ hơn, chỉ ra thời điểm báo cáo tiếp theo. Bạn sẽ viết báo cáo theo mẫu này và sau đó gửi cho ông chủ của bạn hoặc một báo cáo cấp trên khác như được chỉ định.

Tiêu đề

Tiêu đề chứa thông tin nhận dạng cho báo cáo. Bạn sẽ nhập tiêu đề, ngày trên báo cáo được xuất bản, trạng thái stoplight của bất kỳ nội dung nào bạn đang báo cáo (màu đỏ, màu vàng xanh) và số liệu tổng thể, có thể là phần trăm hoàn chỉnh, kế hoạch so với thực tế.

Lưu ý: Một báo cáo tiến độ như vậy thường được sử dụng cho các dự án, nhưng cũng có thể được sử dụng để báo cáo về những thứ khác. Ví dụ: nếu bạn đã được giao nhiệm vụ giảm số giờ cho mỗi bản vẽ cho một công ty kỹ thuật, bạn sẽ sử dụng một báo cáo tiến độ để thể hiện sự tiến bộ của mình trong việc giảm số giờ cho mỗi bản vẽ.

- Tiêu đề: Dự án X Báo cáo tiến độ

• Ngày: 30 tháng 5 20xx
• Tình trạng: Xanh
• Phần trăm Hoàn thành: 63 thực tế, 59 kế hoạch.
• Tóm lược về hành động

Bạn viết bản tóm tắt điều hành cuối cùng. Đây là tóm tắt của tất cả các điểm chính được liệt kê dưới đây trong phần nội dung của báo cáo. Tùy thuộc vào đối tượng của bạn, đôi khi bản tóm tắt của quản trị viên có hạn. Điều đó phụ thuộc vào đối tượng của bạn, số người nhận báo cáo và cấp độ của họ trong tổ chức. Một bản tóm tắt điều hành được nhắm mục tiêu đến những nhà quản lý cấp cao, những người có thể không có thời gian để đọc toàn bộ báo cáo. Nếu báo cáo của bạn được hướng đến người giám sát trực tiếp của bạn, người ta hy vọng rằng họ sẽ đọc báo cáo và bản tóm tắt điều hành có thể không cần thiết.

Tuy nhiên, nếu đây là một báo cáo được phân phối rộng rãi cho nhiều giám đốc điều hành trong toàn tổ chức, có thể cần phải bao gồm một bản tóm lược cho những cá nhân không có thời gian đọc toàn bộ báo cáo .

Tiến độ của các Hợp phần

Đây là phần chính của báo cáo. Trong phần này của báo cáo, bạn sẽ ghi lại những tiến bộ của bạn trong tất cả các lĩnh vực hợp phần của dự án.

Bạn liệt kê tiến độ và thành tích của bạn về tất cả các chỉ số trong khoảng thời gian này. Bạn cho biết kế hoạch của bạn là gì cho giai đoạn tiếp theo. Và sau đó bạn danh sách không chỉ các thuốc chẹn mà còn những gì bạn đang nỗ lực để làm sạch chúng. Cuối cùng, phần này sẽ cho thấy cần phải có sự hỗ trợ bổ sung nào từ ông chủ của bạn hoặc người nhận báo cáo tiến độ khác.

Tóm tắt

Cơ thể của báo cáo được theo sau trong phần tóm tắt. Nó bao gồm ít chi tiết hơn tiến trình báo cáo trong phần trước. Bạn sẽ bao gồm thông tin, chỉ số, thành tích, kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo và bất kỳ người chặn nào, đồng thời cung cấp ít thông tin chi tiết hơn cho từng danh mục.Ví dụ, bản tóm tắt có thể là một câu duy nhất, ví dụ như "tất cả các sản phẩm giao hàng đều đúng giờ", trong khi phần ghi lại tiến độ ở phần trước có thể nói "Có thể chuyển tải được, do ngày xx / xx / xx sẽ được phân phối ba ngày sớm. Báo cáo Y sẽ được gửi đúng thời gian trên xx / xx / xx. Và báo cáo C, trì hoãn trong hai tuần khi chờ đồ họa, bây giờ dự kiến ​​sẽ được gửi vào ngày sửa đổi của nó là xx / xx / xx. "

Ngày tới hạn

Ở đây bạn liệt kê khi báo cáo tiếp theo sẽ được gửi đi. Ví dụ: nếu đây là báo cáo hàng tuần, bạn sẽ chỉ ra ngày báo cáo tiếp theo là một tuần sau.

Đối với báo cáo hàng tháng, bạn sẽ hiển thị ngày tháng sau khi báo cáo được gửi đi. Những người nhận được báo cáo sẽ mong đợi những dữ liệu này chính xác như dữ liệu trong báo cáo.

Bottom Line

Báo cáo tiến độ của bạn bao gồm tóm tắt điều hành tùy chọn, báo cáo tiến độ của tất cả các thành phần trong dự án, bản tóm tắt chi tiết và thời gian biểu. Làm cho chúng chính xác như bạn có thể.