Làm thế nào để Viết một Thư xin việc cho Đề xuất Trợ cấp của Bạn

Mặc dù sự đóng góp của đề xuất tài trợ sẽ chiếm phần lớn thời gian và công sức của bạn, nhưng không nên thay đổi lá thư xin việc. Sự chú ý đến những điểm tốt hơn khi đưa gói đề xuất cùng nhau có thể làm hoặc phá vỡ yêu cầu tài trợ. Đừng tắt nhà tài trợ của bạn với một bức thư bìa bừa bãi.

Mim Carlson và Tori O'Neal-McElrath, tác giả của Tài trợ Winning, từng bước , chỉ ra rằng lá thư xin việc nên:

• giới thiệu tổ chức của bạn với đúng người;
• đảm bảo với nhà tài trợ rằng dự án này có sự hỗ trợ của ban giám đốc;
• và nêu rõ những gì bạn đang yêu cầu … bao nhiêu và cho những gì.

Khi nào bạn có đính kèm một lá thư?

Sử dụng một lá thư giới thiệu cho các đề xuất cho các tập đoàn và cơ sở, nhưng không phải cho các đơn xin cấp của liên bang hoặc tiểu bang. Những nhà tài trợ chỉ muốn những gì họ yêu cầu. Họ hiếm khi xin một lá thư xin việc.

Các nội dung của một thư xin việc tốt

Thư xin việc của bạn phải là:

• ngắn
• đến mức nhanh
• không nên chỉ lặp lại thông tin trong đề xuất
• nên nói với người đọc xem bạn hiểu nhà tài trợ tốt như thế nào và mức trợ cấp của bạn đáp ứng các yêu cầu của nhà tài trợ như thế nào

Beverly A. Browning, tác giả của Viết Grant cho Dummies , cho thấy bạn viết thư bìa sau khi bạn hoàn thành toàn bộ đề xuất và khi bạn ở trong tâm trạng phản chiếu. Browning nói:

"Khi bạn xem xét thành tích tuyệt vời của bạn (yêu cầu tài trợ đã hoàn thành), hãy để bên sáng tạo, bên phải của bộ não của bạn đá vào và kết nối cảm giác hoàn thành của bạn với người sẽ giúp làm cho kế hoạch của bạn đến đúng. "

Định dạng Thư Mời của bạn

Làm theo những điều cơ bản này, và bạn không thể sai:

Sử dụng giấy tiêu đề của tổ chức bạn. Đưa cùng một ngày vào thư xin việc trong đơn xin cấp hoàn chỉnh. Đó là ngày mà bạn sẽ gửi đề xuất tài trợ cho người cấp. Sử dụng cùng một ngày làm cho tất cả các tài liệu trong gói đề xuất của bạn nhất quán.

1. Đối với địa chỉ bên trong (phía trên cùng của bức thư) sử dụng tên và tiêu đề của tổ chức hoặc người liên lạc của công ty, sau đó là tên, địa chỉ, thành phố, tiểu bang và mã vùng của nguồn tài trợ. Kiểm tra lại thông tin này bằng điện thoại hoặc email. Thông tin như vậy thay đổi thường xuyên, do đó, hãy đảm bảo bạn có tên và địa chỉ hiện tại. Ngoài ra, khi bạn nộp đơn xin trợ cấp điện tử, bạn có thể không biết tên cụ thể.
2. Trong lời chào của bạn, sử dụng "Kính gửi" cộng với tựa đề cá nhân (ông, bà, bà, bác sĩ, thư, vv), sau đó là họ. Điều quan trọng là bạn phải gửi thư cho một người cụ thể. Hãy gọi cho văn phòng quỹ hoặc văn phòng công ty để đảm bảo bạn có đúng người và đúng tiêu đề cá nhân.Những chi tiết này dường như không quan trọng, nhưng chúng có ý nghĩa.
3. Đoạn đầu tiên của bạn nên ngắn gọn và tập trung. Giới thiệu tổ chức của bạn (tên pháp lý của nó) và cho nhà tài trợ biết số tiền bạn yêu cầu và tại sao. Bao gồm một hoặc hai câu về những gì tổ chức của bạn làm, và sau đó bao gồm một điểm dựa trên nghiên cứu cho thấy cần phải có những gì tổ chức của bạn làm.
4. Viết một hoặc hai đoạn ngắn. Ghi rõ mục đích dự án của bạn và cách nó phù hợp với nhiệm vụ của nhà tài trợ hoặc ưu tiên tài trợ. Bao gồm thực tế là hội đồng quản trị của bạn hỗ trợ hoàn toàn dự án.

Kết thúc lá thư của bạn với một đoạn tóm tắt. Thêm cái mà đối tác tài trợ này có thể có ý nghĩa đối với khán giả mục tiêu của dự án của bạn. Bạn cũng có thể muốn bao gồm lời mời tham quan trang web.

1. Sử dụng sự đóng cửa như "Trân trọng."
2. Thư phải được ký bởi giám đốc điều hành hoặc chủ tịch hội đồng quản trị, hoặc cả hai. Dưới chữ ký, đánh tên, tên đệm, họ và chức danh của người ký tên. Mặc dù ED hoặc ban giám đốc nên ký vào thư, bao gồm thông tin liên lạc của người tốt nhất để trả lời các câu hỏi ở cuối đoạn cuối.
3. Ở cuối bức thư, bao gồm từ "ENCLOSURE" (trong tất cả các chữ cái).
4. Làm thế nào lâu Nếu bức thư mời được?

Hầu hết các chuyên gia khuyên bạn nên hạn chế thư giới thiệu của mình vào một trang với ba hoặc bốn đoạn văn. Vì người đọc có toàn bộ đề nghị để cày ruộng, bạn không muốn làm cho anh ta hoặc thiếu kiên nhẫn của mình bằng cách đọc một bức thư dài.

Giai điệu và chi tiết cụ thể của lá thư xin việc của bạn có thể khác nhau tùy thuộc vào việc bạn đã được mời nộp một đề xuất đầy đủ sau khi gửi Thư Yêu cầu (LOI) hoặc nếu đề xuất này là cách tiếp cận đầu tiên của tổ chức bạn đối với nền tảng cụ thể này.

Thư xin mẫu

Mary Smith, Tiến sĩ

Cán bộ chương trình
Quỹ cộng đồng
4321 Common Lane
Một số Thành phố, YZ 55555
Kính gửi Tiến sĩ Smith:

Trung tâm Cao niên thành phố trân trọng yêu cầu một khoản trợ cấp là 50.000 đô la cho Dự Án Thí điểm Cộng đồng Latino Cao cấp của chúng tôi.

Là trung tâm cao cấp lớn nhất ở Quận Hạt, phục vụ trên 450 người cao tuổi mỗi ngày, chúng tôi nhận thức được sự thay đổi nhân khẩu học trong khu vực dịch vụ của chúng tôi. Và chúng tôi cam kết phát triển và thích nghi với trung tâm của chúng tôi để đáp ứng nhu cầu đang nổi lên. Dự án Thử nghiệm Cộng đồng Latino Cao cấp sẽ cho phép chúng tôi thử nghiệm một năm nỗ lực để xác định xem trung tâm của chúng tôi có hiệu quả hay không:

cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khoẻ và xã hội toàn diện cho người cao niên trong cộng đồng người Latino phục vụ tại trung tâm của chúng tôi và > Nâng cao và hội nhập đầy đủ năng lực văn hoá của hội đồng quản trị, nhân viên và tình nguyện viên của Trung tâm Cao niên Thành phố Một số.

• Hội đồng quản trị của chúng tôi rất nhiệt tình về chương trình này và mong muốn khởi động nó để chúng tôi có thể trở thành trung tâm có tính văn hoá nhất và có tính văn hoá nhất cho người cao niên trong tất cả các cộng đồng của chúng tôi cần những dịch vụ này. Chúng ta có thể tìm thấy vào cuối năm thí điểm chương trình này thành công, hội đồng của chúng tôi đã cam kết bao gồm một phần chi phí hàng năm của dự án vào ngân sách hoạt động hàng năm của chúng tôi để chương trình trở thành một phần không thể tách rời của các dịch vụ chính của chúng tôi .
• Thông qua dự án này, Trung tâm sẽ trở thành người giới thiệu đầu tiên của Người khuyết tật Tiếp cận Y tế, Các Gia đình của Quận Hạt, và ba phòng khám cộng đồng trong bán kính mười lăm dặm của trung tâm chúng tôi. Chúng tôi cũng sẽ chấp nhận giới thiệu của người cao niên nói tiếng Tây Ban Nha từ bất kỳ cơ quan cộng đồng nào khác trong khu vực phục vụ ngay lập tức của chúng tôi.

Cảm ơn bạn đã xem xét yêu cầu của chúng tôi. Tôi sẽ theo dõi bạn trong tuần tới để trả lời bất kỳ câu hỏi nào bạn có thể có, cũng như để tìm hiểu xem chúng tôi có thể gặp bạn hay không để thảo luận về những giá trị của đề xuất của chúng tôi. Trong khi đó, nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ Connie Jones, Giám đốc Phát triển của chúng tôi, tại (555) 555-5555, x555 hoặc cjones @ scsc. org.

Trân trọng,

Jane Lovely

Giám đốc điều hành

ENCLOSURE

* Thư đã in lại (có sửa đổi) với sự cho phép của

Tài trợ Winning, từng bước

, Second Edition, Tori O 'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009. 3 cách để cuốn sách bìa của bạn Viết quá nhiều.

Một lá thư giới thiệu không phải là một luận văn, cũng không phải là một đề xuất đầy đủ. Giữ nó ngắn và đến điểm Mẹo: Hãy nhờ người khác đọc nó. Họ có hiểu nó không?

1. Sử dụng các từ lớn . Nếu bạn đã đến trường đại học, bạn đã học cách viết một cách phức tạp. Đừng làm điều đó ở đây. Bạn không cố gây ấn tượng với ai đó với kiến ​​thức của bạn. Bạn chỉ muốn nêu trường hợp của bạn càng đơn giản càng tốt. Nếu bạn không biết khi nào bạn viết quá trình viết, hãy sử dụng một ứng dụng như Hemingway. Nó sẽ cho bạn biết khi nào các câu của bạn khó đọc và khi bạn quá dài dòng.
2. Làm sai lầm ngữ pháp . Nếu bạn không chắc về ngữ pháp của bạn, đừng có cơ hội. Sử dụng kiểm tra ngữ pháp trong WORD, và cũng chạy bản nháp của bạn thông qua một ứng dụng như Ngữ pháp. Có một phiên bản miễn phí, nhưng phiên bản trả tiền đi vượt ra khỏi kiểm tra ngữ pháp cơ bản điển hình.
3. Tài nguyên: Câu chuyện kể cho người nhận tài trợ

, ấn bản thứ hai, Cheryl A. Clarke, Jossey-Bass, Năm 2009, Mua hàng từ Amazon.

Tài trợ cho từng bước: Tập sách hoàn chỉnh cho việc lập kế hoạch, phát triển và viết các đề xuất thành công, 4th Edition, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008, Mua hàng từ Amazon Viết cho người có hoàn hảo

, Ấn bản thứ 5, Beverly A. Browning, Wiley, năm 2014. Mua hàng từ Amazon

Trở về Làm thế nào để Viết Đề xuất Tài trợ.