Cách trả lời câu hỏi của nhân viên - Gợi ý và chiến lược cuộc họp

Các buổi họp thương mại có thể chạy bất tận nếu bạn mở sàn để lấy câu hỏi của nhân viên nếu bạn không thiết lập các tham số ngay từ đầu và duy trì sự kiểm soát sàn. Câu nói "có một trong mọi đám đông" áp dụng tốt trong các cuộc họp kinh doanh vì những nhân viên không hài lòng thường sẵn sàng nói chuyện trong các nhóm. Tất cả phải mất là một nhận xét tiêu cực hoặc câu hỏi để có được những người khác để bắt đầu chiming trong thỏa thuận.

Nhưng ngược lại cũng có thể là đúng: bắt đầu một cuộc trò chuyện tích cực và mời những người khác tham gia và kết quả có thể là một sản xuất gặp gỡ với tất cả mọi người đi bộ cảm thấy cuộc họp có giá trị thời gian của họ.

Một trong những phàn nàn lớn nhất về các cuộc họp kinh doanh là họ thường không cần thiết và lãng phí thời gian làm việc có giá trị. Hãy chắc chắn rằng bạn đã nêu rõ mục đích của cuộc họp, đặt trước số thời gian bạn sẽ dành cho cuộc họp (cũng như bất kỳ cuộc thảo luận mở nào) và sau đó dính vào các chủ đề cuộc họp và thời gian dự kiến. Bạn cũng có thể muốn làm cho cuộc họp thú vị hơn với một cuộc họp icebreaker hoặc hoạt động khởi động.

Dưới đây là các chiến lược để đối phó với nhân viên đặt câu hỏi trong các cuộc họp mà bạn không muốn trả lời ngay tức khắc hoặc bạn không muốn nói bất kỳ điểm nào trong cuộc họp.

Khi thực hiện câu hỏi Ngay lập tức

Nếu câu hỏi là kịp thời và công việc và bạn cảm thấy nó nên được giải quyết, trả lời ngay lập tức - nhưng ngắn gọn - và sau đó theo dõi bằng cách nói rằng bạn sẽ có thêm câu hỏi vào cuối của cuộc họp nếu bạn có thời gian.

Hỗ trợ tuyên bố của bạn rằng bạn đang tiếp tục với ngôn ngữ cơ thể. Nhìn vào ghi chú của bạn hoặc quay lại đối mặt với một bảng trắng, vv Bằng cách ngắt mắt tiếp xúc trong giây lát bạn cho thấy rằng bạn đang di chuyển trên. Nếu bạn nhìn vào khán giả (đặc biệt là với lông mày mọc lên), bạn có thể gửi một tín hiệu bạn đang để lại một sự mở cửa cho nhiều câu hỏi hơn.

Nếu khán giả là tiêu cực hoặc thù địch, hãy thừa nhận mối quan tâm của họ nhưng chỉ gián tiếp. Hãy dành một chút thời gian để giải thích bạn hiểu và chia sẻ mối quan tâm của họ nhưng nếu bạn vượt quá chủ đề thì sẽ không có gì đạt được. Đề nghị mọi người viết ra các câu hỏi của họ cho lần sau, hoặc sắp xếp để gặp gỡ bạn một cách riêng tư, nơi bạn có thể thảo luận về những mối quan tâm của họ một cách chi tiết hơn.

Trả lời một câu hỏi có ích vì nó:

Cho phép người giữ cuộc họp giải quyết những điều mà họ không nghĩ đến;

• Nó gửi tin nhắn bạn đang nghe khán giả;
• Chỉ cần một câu hỏi, bạn cũng gửi tin nhắn rằng bạn vẫn kiểm soát cuộc họp nhưng quan tâm đến những gì người tham dự đang suy nghĩ.
• Làm thế nào để trì hoãn một cách rõ ràng câu hỏi

Nếu câu hỏi được hỏi sẽ được giải quyết sau trong cuộc họp, hãy nói, "Đó là một câu hỏi hay và chúng tôi sẽ giải quyết sớm."

Nếu câu hỏi được hỏi là off-chủ đề và sẽ không được giải quyết trong cuộc họp, đưa ra một tập các hướng dẫn cụ thể để giải quyết. Nếu bạn chỉ đơn giản từ chối trả lời câu hỏi hoặc vượt qua phán quyết, "đó không phải là mục đích của cuộc họp này", bạn có thể sẽ gửi thông báo sai cho nhân viên: quản lý không quan tâm.

Một cách khác để trì hoãn các câu hỏi sẽ không được đề cập trong cuộc họp là yêu cầu người đó gặp bạn (hoặc một thành viên quản lý thích hợp khác) để thảo luận chi tiết hơn về các mối quan ngại của họ.

Bạn thậm chí có thể gợi ý (nếu phù hợp) câu hỏi đó là quan trọng đủ để đảm bảo xem xét được giải quyết trong một cuộc họp riêng biệt trong tương lai.

Hoãn một câu hỏi là hữu ích vì:

Trong một môi trường làm việc bình thường, nhân viên có thể cảm thấy quá tự do để nói chuyện và có thể kiểm soát cuộc họp;

• Hầu hết những nhân viên tức giận hoặc không hài lòng đều muốn được nghe nhiều hơn bất cứ điều gì khác. Cung cấp cho họ một bảng âm thanh trong đúng thời điểm và thiết lập có thể giúp tránh những vấn đề nhỏ trở thành vấn đề lớn hơn; và
• Nhân viên cần và đáp ứng được sự lãnh đạo tốt. Nếu quản lý duy trì kiểm soát một cách công bằng và cân bằng, nó sẽ gửi thông điệp tới nhân viên mà ban giám đốc đang lắng nghe nhưng phải đặt ranh giới thích hợp.