Làm thế nào để Thiết lập lời chào thư thoại chuyên nghiệp

Lời chào thư thoại phù hợp có thể gây ấn tượng tốt đối với người gọi của bạn hoặc có thể làm họ xa lánh họ trước khi bạn nói chuyện với họ. Hãy đặt mình vào vị trí của người gọi và tự hỏi bản thân mình "Tôi muốn được đối xử như thế nào nếu tôi không thể nói chuyện với người mà tôi gọi đến?" Tôi cần làm gì? > Tùy chọn Chào mừng Thư thoại

Tùy theo hệ thống điện thoại mà bạn có ở công ty của bạn, có thể có các tùy chọn khác nhau cho loại lời chào thư thoại mà bạn được phép soạn.

-1->

Bao gồm:

Các ví dụ về lời chào thư thoại tổng quát

• Lời chào thư thoại chung được sử dụng làm lời chào thư thoại mặc định nếu không có loại chào mừng khác.
  Các ví dụ về thư thoại nội bộ
• Điều này được sử dụng để chào đón những người gọi cho bạn từ bên trong công ty của bạn (tức là từ một phần mở rộng khác).
  Các ví dụ về thư thoại bên ngoài
• Lời chào này sẽ được phát cho những người gọi từ bên ngoài công ty của bạn. Người tiếp nhận tự động của hệ thống điện thoại có thể phát một lời chào của công ty nói chung mà tất cả người gọi bên ngoài sẽ nghe thấy. Nếu tên công ty của bạn được đề cập trong lời chào đó, bạn không cần phải nói lại trong lời chào của bạn.
  Ví dụ về Lời chào thư thoại tạm thời hoặc không ở văn phòng
• Lời chào thư thoại tạm thời hoặc không hoạt động được đặt khi bạn rời khỏi văn phòng trong một khoảng thời gian xác định trước. Hầu hết các hệ thống thư thoại sẽ cho phép bạn thiết lập một ngày hết hạn và thời gian, do đó bạn không phải nhớ để tắt nó đi khi bạn trở lại.
  Các tin nhắn chào mừng "On the Phone" hoặc "Busy"

Lời chào này được sử dụng để thông báo cho người gọi rằng bạn đang ở văn phòng nhưng bạn không thể gọi cuộc gọi ngay bây giờ bởi vì bạn đang Điện thoại với người gọi khác

• Các yếu tố cơ bản của Lời chào Thư thoại Tốt
  Chào mừng

Tên Bạn

• Tên Công ty và Tên Bộ của bạn hoặc cả hai
• Tuyên bố rằng bạn không thể gọi ngay bây giờ > Lời mời để lại tin nhắn
• Khi họ có thể mong đợi cuộc gọi trả lại
• Họ có thể liên hệ để được trợ giúp ngay lập tức (nếu áp dụng)
• Không quá 20-25 giây (quy tắc-of-ngón tay cái)
• Tránh đưa ra quá nhiều thông tin và làm một lời chào quá dài
• Ví dụ Lời chào Thư thoại Tốt
• Xin chào Đây là Jim Bucki Tôi không thể gọi điện ngay bây giờ , nhưng tôi muốn trả lại nó càng sớm càng tốt.Vì vậy, xin vui lòng để lại cho tôi một thông tin bí mật chi tiết sau khi giai điệu.Nếu bạn cần trợ giúp ngay lập tức, vui lòng gọi cho thư ký của tôi, Suzy Smith tại mở rộng 6336. Cảm ơn f hoặc cuộc gọi của bạn.

Xin chào. Bạn đã đến Bộ phận Kế toán. Bộ này hiện đang đóng cửa. Giờ hoạt động bình thường của chúng tôi là Thứ Hai đến Thứ Sáu, 8 giờ sáng đến 6 giờ tối.Xin vui lòng để lại cho chúng tôi một tin nhắn sau khi giai điệu và ai đó sẽ trả lại cuộc gọi của bạn càng sớm càng tốt. Cảm ơn bạn.

Xin chào. Đây là Jim Bucki. Tôi sẽ ra khỏi văn phòng cho đến thứ Năm, ngày 24 tháng 7 và tôi sẽ kiểm tra thư thoại của tôi thỉnh thoảng. Nếu bạn muốn để lại cho tôi một tin nhắn, xin vui lòng làm như vậy sau khi giai điệu, và tôi sẽ trả lại cuộc gọi của bạn càng sớm càng tốt. Nếu bạn cần trợ giúp ngay, vui lòng gọi cho thư ký của tôi, Suzy Smith tại số điện thoại 6336. Cảm ơn bạn đã gọi cho bạn.

• Bạn đã đến bàn của Jim Bucki. Tôi hiện đang gọi điện thoại ngay bây giờ, nhưng tôi muốn gọi lại sau. Nếu bạn muốn, xin vui lòng để lại cho tôi một tin nhắn sau khi giai điệu. Nếu bạn cần trợ giúp ngay, vui lòng gọi cho thư ký của tôi, Suzy Smith tại số 6336. Cảm ơn bạn đã gọi.
• Lời chào Thư thoại Khỏi
• Xin chào. Đây là Joe. Để lại cho tôi một tin nhắn.
• {Âm nhạc chơi trong một khoảng thời gian dài} Hey! Nói với tôi.

Xin chào. Bạn đã đạt đến Công ty XYZ. Xin vui lòng để lại cho chúng tôi một tin nhắn.

• Xin chào. Bạn đã đến văn phòng của Joe Kartonia tại XYZ. com. Tôi sẽ rời khỏi phòng làm việc thắt ống dẫn tinh và sẽ trở lại vào thứ Năm, ngày 26 tháng 8 lúc 8:30 sáng. Tôi sẽ gặp rất nhiều khó chịu, vì vậy tôi sẽ không kiểm tra thư thoại của tôi cả. Nếu bạn muốn để lại cho tôi một tin nhắn, xin vui lòng làm như vậy sau khi giai điệu. Bạn có thể để lại cho tôi một thông điệp chi tiết và bí mật, và tôi sẽ trả lại cuộc gọi của bạn càng sớm càng tốt. Nếu bạn cần trợ giúp ngay lập tức, hãy gọi cho thư ký của tôi, Sally Johnson ở số 3663 mở rộng. Cảm ơn bạn đã gọi cho bạn, và tôi sẽ trở lại với bạn khi tôi trở lại, và tôi cảm thấy tốt hơn.
• Văn phòng đóng cửa. Xin vui lòng để lại một tin nhắn sau khi giai điệu.