Kinh doanh Phong tục của Lời chào thư thoại chuyên nghiệp

Nếu công ty của bạn sử dụng các hộp thư thoại của phòng ban cho các cuộc gọi đến, bạn sẽ muốn ghi lại lời chào thư thoại của bộ phận âm thanh chuyên nghiệp. Kiểu lời chào thư thoại này hơi khác với lời chào thư thoại cá nhân được liên kết với hộp thư thoại của một cá nhân. Ví dụ: nếu hệ thống điện thoại của bạn cho phép một nhóm các phần mở rộng điện thoại được kết hợp lại với nhau để phục vụ cho tất cả các cuộc gọi kế toán tổng hợp thì tất cả các phần mở rộng từ Phòng Kế toán có thể được tổng hợp chung trong phần mở rộng chung của Phòng Kế toán.

Khi người tiếp nhận tự động chuyển một cuộc gọi đến phần mở rộng đó, phần mở rộng tiếp theo sẽ được nhận cuộc gọi. Nếu tất cả các nhánh của Bộ phận Kế toán bận hoặc không có sẵn thì cuộc gọi sẽ được chuyển tới hộp thư thoại của bộ phận.

Tùy chọn chào mừng Thư thoại

Tùy theo hệ thống điện thoại bạn có tại công ty của bạn, có thể có các tùy chọn khác nhau cho loại lời chào thư thoại mà bạn được phép soạn. Chúng bao gồm:

- Chào mừng đến thư thoại tổng quát

• Lời chào thư thoại nói chung được sử dụng làm lời chào thư thoại mặc định nếu không có loại thiệp chào khác.
  Lời chào thư thoại nội bộ
• Lời này được sử dụng để chào đón những người gọi bộ phận của bạn từ bên trong công ty của bạn (ví dụ như từ một phần mở rộng khác). Nói chung, điều này chỉ áp dụng cho các công ty rất lớn.
  Lời chào Thư thoại bên ngoài
• Lời chào này sẽ được phát cho những người gọi từ bên ngoài công ty của bạn. Người tiếp nhận tự động của hệ thống điện thoại có thể phát một lời chào của công ty nói chung mà tất cả người gọi bên ngoài sẽ nghe thấy. Nếu tên công ty của bạn được đề cập trong lời chào đó, bạn không cần phải nhắc lại điều đó trong văn phòng chào mừng của phòng ban.
  Thư chào mừng tiếng Việt tạm thời hoặc không ở văn phòng

Lời chào thư thoại tạm thời hoặc không hoạt động được đặt khi toàn bộ phòng sẽ không có sẵn trong một khoảng thời gian cụ thể. Ví dụ, bộ phận chỉ có nhân viên từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều hoặc có cuộc họp bộ phận bắt buộc để tất cả mọi người không trả lời điện thoại. Hầu hết các hệ thống thư thoại sẽ cho phép bạn thiết lập một ngày hết hạn và thời gian để bạn không phải nhớ để tắt nó khi bộ phận của bạn trở lại hoạt động bình thường.

• Lời chào Thư thoại trên Điện thoại (bận)
  Lời chào này được sử dụng để thông báo cho người gọi biết rằng bộ phận có sẵn, nhưng không ai có thể gọi ngay vì tất cả các phần mở rộng trong phòng ban đều bận rộn với những người gọi khác.
• Các thành viên của Văn phòng Chào mừng của Sở Good Department
  Tên Bộ

Tuyên bố rằng bạn không thể thực hiện cuộc gọi ngay bây giờ

• Lời mời để lại tin nhắn
• Khi họ có thể mong đợi một cuộc gọi trả lại
• có sẵn (e.g. "Nhấn phím pound để trở về …")
• Địa chỉ website nếu nó có thể cung cấp thông tin có ý nghĩa
• Không quá 20-25 giây (rule-of-thumb)
• Không bắt đầu bằng " Cuộc gọi của bạn rất quan trọng đối với chúng tôi … "chào mừng. Cụm từ này bị lạm dụng và thường là "tắt" người gọi.
• Tránh đưa ra quá nhiều thông tin và làm một lời chào quá dài.
• Thư chào mừng bằng văn bản của Bộ phận Xuất sắc

Bạn đã đến Bộ phận Kế toán. Tất cả các đại diện của chúng tôi đang bận phục vụ những người gọi khác. Thay vì lãng phí thời gian quý giá của bạn bị giữ lại, chúng tôi muốn trả lại cuộc gọi của bạn trong vòng hai giờ làm việc. Nếu bạn muốn trở lại menu trước, hãy nhấn ngay bây giờ. Nếu không, hãy để lại cho chúng tôi một thông báo chi tiết có tên và số điện thoại của bạn. Sau khi bạn ghi lại tin nhắn của mình, bạn có thể bấm phím pound để có thêm tùy chọn. Cám ơn vì đã gọi.

• Bạn đã đến phòng kinh doanh tại Operations Tech, Inc. Tất cả đại diện bán hàng của chúng tôi đang bận phục vụ khách hàng khác nhưng chúng tôi muốn trả lại cuộc gọi của bạn càng sớm càng tốt. Để biết thông tin về giá hoặc kiểm tra tình trạng đặt hàng của bạn, vui lòng truy cập chúng tôi trên web. Nếu không, xin vui lòng để lại cho chúng tôi một tin nhắn với tên và số của bạn sau khi giai điệu. Nếu bạn muốn trở lại menu trước, hãy nhấn phím dấu sao bây giờ.

Bạn đã đạt đến Phòng Kế toán tại Operations Tech, Inc. Bộ phận này hiện đang đóng. Giờ hoạt động bình thường của chúng tôi là từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều từ thứ Hai đến thứ Sáu. Chúng tôi đóng cửa vào những ngày thứ 7 và chủ nhật. Bạn có thể nhấn phím sao vào bất kỳ lúc nào để trở lại menu trước đó. Nếu không, xin vui lòng để lại cho chúng tôi một tin nhắn với tên và số của bạn và chúng tôi sẽ trả lại cuộc gọi của bạn khi văn phòng mở lại. Bạn có thể treo lên sau khi để lại tin nhắn của bạn hoặc bấm phím pound để có các tùy chọn bổ sung. Cám ơn vì đã gọi.

• Lời chào Thư thoại Khỏi

Bạn đã tiếp cận Bộ phận Kinh doanh. Để lại cho chúng tôi một tin nhắn.

Xin chào. Bạn đã đạt đến Phòng Kế toán tại XYZ. com. Tất cả các kế toán hiện đang tham dự một buổi họp của bộ phận bắt buộc và không ai có thể nhận cuộc gọi của bạn. Cuộc gọi của bạn rất quan trọng đối với chúng tôi và chúng tôi muốn trả lại cuộc gọi của bạn ngay khi chúng tôi trở lại. Tuy nhiên, đó là cuối năm và công việc còn lại của chúng tôi là rất dài. Nếu bạn đang gọi điện thoại về việc thanh toán qua tài khoản quá hạn, hãy đảm bảo thông báo cho chúng tôi trong thư của bạn để chúng tôi có thể gọi lại cho bạn ngay lập tức. Nếu không, vui lòng chờ cho giai điệu và để lại cho chúng tôi một thông tin bí mật chi tiết.

• Bộ phận đóng cửa. Xin vui lòng để lại một tin nhắn sau khi giai điệu.