Lập kế hoạch Các sự kiện cộng đồng và Lễ hội Ẩm thực

Taste of Chicago là một trong những lễ hội ẩm thực lớn nhất ở Hoa Kỳ. Nó bắt đầu vào năm 1980 như là một ý tưởng giữa một số chủ nhà hàng ở Chicago và thành phố đã tổ chức lễ hội ẩm thực đầu tiên của mình như là một sự kiện một ngày với 36 nhà cung cấp thực phẩm trong năm đó. Khoảng 275.000 người đã tham dự sự kiện ngoài trời. Kể từ đó, nó đã tăng lên đến sự tham dự vượt quá 3. 5 triệu và hơn 12 triệu đô la doanh thu trong vài ngày.

Văn phòng Đặc biệt của Thị trưởng Chicago và Hiệp hội Nhà hàng Illinois phối hợp làm việc để lên kế hoạch và tổ chức lễ hội ẩm thực hàng năm này. Cho dù là một lễ hội ẩm thực lớn như Taste of Chicago hay một phiên bản nhỏ hơn của cùng, thì các lễ hội cộng đồng kế hoạch là một trách nhiệm đáng kể cho các nhà hoạch định sự kiện ở địa phương và chính quyền địa phương. Taste of Chicago phục vụ như là một nghiên cứu trường hợp tuyệt vời cho bất kỳ cộng đồng nào xem xét một chương trình tương tự. Các khu chức năng chính của bất kỳ lễ hội ẩm thực cộng đồng nào sẽ bao gồm:

Chúng tôi sẽ đào sâu vào từng khu vực, nhưng chúng tôi sẽ đào sâu hơn vào từng khu vực, nhưng đầu tiên, chúng ta hãy cảm nhận về thời gian và quản lý chung của sự kiện như vậy bằng cách sử dụng kế hoạch thực tế của Taste of Chicago. Đối với bất cứ ai tiếp cận loại sự kiện này lần đầu tiên hoặc những người đang cân nhắc việc mở rộng sang một lễ hội hiện tại, điều quan trọng là phải bắt đầu lên kế hoạch ít nhất một năm trước sự kiện của bạn.

Trong một ví dụ cụ thể, Văn phòng Các Sự kiện đặc biệt của Thị Trưởng tuân theo lịch trình thô của Taste of Chicago mỗi năm:

12 tháng

• : Xác định vị trí, ngày tháng, và phác họa thô của bản đồ lễ hội. Tham gia vào các cơ quan thành phố có liên quan mỗi bước của cách
• 9 Tháng
• : Cập nhật bản đồ lễ hội và bắt đầu khu vực chức năng RFPs
• 6 tháng
• : Xác nhận nhà cung cấp, nhà tài trợ, lập trình và nhà cung cấp
• 4 tháng < 1 Tháng

: Quản lý hoạt động nạp

1 ngày

: Quản lý tải của nhà cung cấp

Kết luận Sự kiện

: Quản lý các hoạt động load-out

• 1 tuần sau : Tổ chức hội nghị kết thúc và đưa ra các khuyến nghị
• Quản lý Liên đoàn cộng đồng chung Là cơ quan của chính phủ, Văn phòng Đặc biệt của Thị trưởng phụ trách Taste of Chicago và một danh sách dài các sự kiện khác dọc theo bờ vực của Chicago, các liên hoan khu phố và các khu vực khác. The Taste là độc nhất ở Chicago vì đó là một sự kiện miễn phí, nhưng doanh thu từ Taste trả phần lớn các sự kiện khác do văn phòng quản lý.
• Với kinh nghiệm quản lý lễ hội ăn uống bắt đầu từ năm 1980, hầu hết các nhóm chức năng trong Văn phòng Các sự kiện đặc biệt và Hội Nhà hàng Illinois đều có kinh nghiệm trong lĩnh vực của họ. Điều này cho phép tổng giám đốc Taste of Chicago tập trung vào việc lên kế hoạch và thực hiện các nỗ lực của tất cả các bên tham gia và giữ sự kiện theo đúng tiến độ. Ngoài các thành viên của văn phòng, tổng giám đốc làm việc với ít nhất 20 văn phòng và cơ quan khác nhau của thành phố, bao gồm (nhưng không giới hạn):
• Sở cảnh sát Phòng cháy chữa cháy
• Sở Y tế Đường phố và Vệ sinh
• Văn phòng Quận Văn phòng Quản lý Khẩn cấp Truyền thông Một khu chức năng quan trọng khác của Văn phòng Các Sự kiện đặc biệt của Thị trưởng là kế toán / quản lý hợp đồng. Là một sự kiện của chính phủ, đó là quá trình mua sắm có cấu trúc cao và tất cả các thỏa thuận phải tuân theo các hướng dẫn của thành phố.
• Với thời gian quy hoạch sự kiện tại chỗ và quản lý sự kiện chung được bảo đảm, bây giờ chúng ta có thể xem xét từng khu chức năng chính của sự kiện. Sau khi được giới thiệu về lịch sử của sự kiện Taste of Chicago và sử dụng kế hoạch và thực hiện như là một nghiên cứu điển hình, chúng tôi đã sẵn sàng để đào sâu hơn một chút vào từng khu vực chức năng chính của sự kiện.
• Hoạt động Vùng hoạt động chịu trách nhiệm chuẩn bị, giai đoạn và sản xuất, hỗ trợ sự kiện, an ninh và hơn thế nữa.
• Hoạt động đòi hỏi nhiều cuộc họp trước sự kiện, và nhóm hoạt động gắn liền với cách bố trí của bản đồ sự kiện. Theo giám đốc điều hành của Taste of Chicago, nó tạo ra sự khác biệt lớn khi liên quan đến tất cả các cơ quan thành phố trong quá trình thực hiện dự án. Nhóm hoạt động quản lý các quy trình sau: Sự kiện nạp trước (thiết lập)

Các thao tác trong sự kiện

Sự kiện sau sự kiện (giảm xuống)

Các quy trình này bao gồm đóng cửa đường phố, xây dựng lều, nhà điều hành xe nâng, thợ mộc, thợ điện, thiết bị và nhân viên bảo trì, an ninh, hậu cần cho xe tải của nhà cung cấp, xe kéo quản lý và hơn thế nữa. Hãy xem xét đội ngũ vận hành của bạn sẽ tự giải quyết những gì và những gì họ sẽ ký kết cho sự kiện của bạn. Các nhóm khác của bạn cần làm việc với nhóm nào? Liên hệ với họ càng sớm càng tốt.

Nhà hàng / Bán hàng

• Với sự phức tạp và quy mô của các liên hoan ẩm thực như Taste of Chicago, Hiệp hội Nhà hàng Illinois dẫn đầu về quản lý các nhà cung cấp thực phẩm tham gia vào sự kiện hàng năm. Đối với năm 2015 Taste of Chicago, sự kiện này hợp tác với 60 nhà cung cấp thực phẩm, trong đó có 19 nhà hàng mới đại diện cho nhiều khu phố riêng biệt của Chicago. Tất nhiên, ở Chicago, một số mặt hàng sẽ luôn được tìm thấy tại các nhà cung cấp thực phẩm được lựa chọn cho sự kiện, bao gồm pizza, xương sườn, kem và bánh pho mát. Lễ hội ẩm thực cộng đồng của bạn cũng sẽ có nhiều thực phẩm truyền thống.
• Đó là một vị trí thèm muốn để được chọn làm nhà cung cấp nhà hàng tham gia vào lễ hội ẩm thực đặc biệt này và các tiêu chí đòi hỏi người tham gia phải là nhà hàng địa phương phản ánh khu phố của Chicago.Ngoài ra, họ phải có khả năng xử lý khối lượng và có một tình trạng hoàn toàn sạch sẽ với thành phố. Sở Y tế Công cộng Chicago thăm các gian hàng ba lần mỗi ngày
• Quản lý luồng hàng tồn kho giữa gian hàng của họ và xe tải làm lạnh < Khi nói đến sự kiện cộng đồng của bạn, hãy suy nghĩ về những tiêu chuẩn bạn có thể yêu cầu của các nhà cung cấp thực phẩm tham gia và số lượng bạn muốn có. Năm đầu tiên có thể khó khăn, nhưng với thành công của mỗi năm, bạn có thể sẽ thấy rằng bạn có nhiều người tham gia hơn.
• Lập trình
• Taste of Chicago là một sự kiện cộng đồng nói chung. Điều đó có nghĩa là trong khi "thực phẩm" là điều thu hút đám đông, đó là các hoạt động khác để giữ người ở đó. Trong những năm qua, đội ngũ lập trình đã kết hợp nhiều yếu tố sau vào chương trình tổng thể:
• Các buổi hòa nhạc miễn phí trên nhiều sân khấu (các nghệ sỹ trong nước và địa phương)

Nhà lều nấu ăn với các đầu bếp hàng đầu và các tác giả sách nấu ăn

Gia đình làng bao gồm sân khấu dành cho trẻ em

Lều môi trường dành cho giáo dục "xanh"

Nhà thể thao với các bí quyết thể dục

Nhà khách quốc tế (mua sắm)

2 dặm đi bộ

Nhà cung cấp thực phẩm

• Budweiser Clydesdales và Dalmatian đồng hành
• Nghỉ giải trí
• Chương trình pháo hoa

Lễ khai mạc

Xem xét các chương trình và hoạt động khác mà bạn có thể muốn đưa vào lễ hội ẩm thực của mình.

Tài trợ

Taste of Chicago bao gồm nhiều hạng mục tài trợ, đây là một nguồn tài trợ chính và sự hỗ trợ bằng hiện vật. Các nhà tiếp thị doanh nghiệp và các nhà hoạch định sự kiện của công ty có xu hướng tham gia vào các sự kiện của cộng đồng như Hương vị để củng cố thương hiệu của họ và tiếp xúc nhiều hơn.

• Khách sạn là một phần mà một số nhà tài trợ bao gồm trong gói của họ, cho phép các nhà tài trợ tiếp cận thuận lợi đến một số khu vực chỗ ngồi và lều riêng để tổ chức các sự kiện khách hàng của mình.
• Các nhà cung cấp dịch vụ giải trí
• Các cửa hàng bán lẻ và ngân hàng

Các hãng hàng không và khách sạn

Media

Các nhà sản xuất ôtô

• Các nhà cung cấp thực phẩm
• Các nhà hàng
• Các tổ chức thể dục thể thao và chăm sóc sức khoẻ
• Khu phố Park và Giao thông công cộng
• Xem xét các nhà tài trợ doanh nghiệp địa phương có thể quan tâm đến việc tài trợ cho sự kiện cộng đồng của bạn và suy nghĩ về loại gói và đặc quyền bạn có thể cung cấp cho những nhà tài trợ.
• Tiếp thị / Quan hệ công chúng
• Các nhà tiếp thị làm việc trên Taste of Chicago đang ở trong một vị trí tuyệt vời vì đó là loại sự kiện tự động thu hút sự chú ý của giới truyền thông ở Chicago và các nơi khác. Tuy nhiên, các nhà tài trợ cũng giúp quảng bá Taste. Điều đó có nghĩa là Văn phòng Các sự kiện đặc biệt của Thị trưởng không phải trả quá nhiều vào các hình thức truyền thống của quảng cáo để truyền bá từ và quảng bá sự kiện.
• Các nhà tiếp thị quảng bá sự kiện bằng cách viết thông cáo báo chí dành riêng cho từng khu vực của sự kiện, duy trì trang web sự kiện, và sản xuất sách giới thiệu sự kiện. Các mục này yêu cầu phải làm việc chặt chẽ với tất cả các khu chức năng khác để lên kế hoạch lập lịch và thay đổi nội dung khi chúng xảy ra.
• Ban đầu, các lễ hội ẩm thực cộng đồng có thể gặp khó khăn trong việc tiếp xúc với các sự kiện lớn và nổi tiếng như Taste of Chicago garner. Nhưng hãy xem xét các phương tiện truyền thông bạn có thể tiếp xúc với báo chí miễn phí và bắt đầu lập kế hoạch cho những tài liệu tiếp thị mà nhóm tiếp thị của bạn sẽ xử lý như một trang web, tờ rơi và tờ rơi.