Cách định dạng tin nhắn email

Khi bạn gửi một yêu cầu về việc làm hoặc xin việc, điều quan trọng là phải định dạng email của bạn một cách chuyên nghiệp như bạn sẽ có bất kỳ bức thư kinh doanh chuyên nghiệp nào khác. Sau khi tất cả, tất cả mọi người - nhà tuyển dụng và quản lý tuyển dụng bao gồm - nhận được rất nhiều email. Đảm bảo rằng email của bạn nổi bật bởi vì nội dung, chứ không phải vì những lỗi lầm cẩu thả, định dạng kém hoặc ngôn ngữ quá giản dị.

Sử dụng phông chữ có thể đọc được với kích thước 10 hoặc 12 điểm trong email của bạn.

Gửi email liên quan đến tìm kiếm công việc từ địa chỉ email chuyên nghiệp - lý tưởng, địa chỉ email của bạn chỉ nên bao gồm một số kết hợp tên và họ của bạn hoặc tên họ và tên bắt đầu.

Dưới đây là những điều cần bao gồm khi gửi thư từ tìm kiếm việc làm và định dạng email mà bạn nên sử dụng khi gửi email liên quan đến việc làm.

Định dạng tin nhắn email

Dòng chủ đề
Đừng quên đưa một Tiêu đề vào email của bạn.

Nếu bạn quên đưa nó vào, tin nhắn của bạn có thể thậm chí sẽ không mở được. Sử dụng dòng chủ đề để tóm tắt lý do bạn gửi email. Một số ví dụ về chủ đề mạnh:

• Ứng dụng cho Tiếp thị Associate - Jane Smith
• Yêu cầu Phỏng vấn Thông tin
• Cảm ơn bạn - Phỏng vấn Tiếp thị Trực tuyến
• Được Người Sử dụng [Tên người] cho [Phỏng vấn Thông tin, Thảo luận XYZ, v.v … .

Lời chào
Nếu bạn có một người liên lạc, hãy gửi email cho bạn thân mến. LastName.

Nếu có thể, tìm ra tên của người quản lý tuyển dụng - thông tin đôi khi được liệt kê trong danh sách công việc. Nếu không, hãy sử dụng trang web như LinkedIn để xác định người liên hệ hoặc kiểm tra trang web của công ty để biết thông tin. Nếu có số liên lạc, bạn cũng có thể gọi cho lễ tân của công ty và xem nhân viên tiếp tân có thể cung cấp thông tin không.

Kiểm tra mạng của bạn nữa: Bạn có biết ai làm việc tại công ty và có thể chia sẻ thêm thông tin không?

Nếu bạn không có tên của người liên lạc, chỉ cần gửi email tới Dear Hiring Manager. Một lựa chọn khác là không bao gồm lời chào và chỉ cần bắt đầu với đoạn văn đầu tiên của thông điệp.

Đây là thông tin thêm về những lời chào thân ái về bức thư doanh nghiệp.

Cơ thể của tin nhắn

Khi bạn đăng ký làm việc qua email, sao chép và dán thư dự tuyển của bạn vào email hoặc viết thư bìa của bạn trong phần nội dung thư điện tử. Nếu công việc gửi yêu cầu bạn gửi bản lý lịch của bạn dưới dạng tệp đính kèm, hãy gửi sơ yếu lý lịch dưới dạng tệp PDF hoặc tài liệu Word.

Khi bạn hỏi về các vị trí có sẵn hoặc kết nối mạng, hãy rõ ràng về lý do bạn viết và mục đích của thông báo bằng email.

Định dạng Thông báo Email của bạn
Thông điệp email của bạn phải được định dạng giống như một bức thư kinh doanh điển hình, với khoảng cách giữa các đoạn văn và không có lỗi chính tả hoặc lỗi ngữ pháp.

Đừng nhầm chiều dài về chất lượng - hãy giữ email của bạn ngắn gọn và rõ ràng. Tránh các câu quá phức tạp hoặc dài. Giúp người nhận email nhanh chóng quét qua email của bạn và biết lý do bạn gửi email.

Chứng minh điều đó, giống như bạn sẽ có bất kỳ thư từ nào khác. Nếu bạn thực sự quan tâm đến lỗi chính tả, hãy cân nhắc in ra bản nháp email. Thông thường, dễ bắt lỗi đánh máy và lỗi ngữ pháp trên bản in cứng hơn khi xem lại trên màn hình.

Xem lại mẫu thư email dưới đây và mẫu email để xem nội dung thư của bạn sẽ như thế nào.

Bao gồm Chữ ký Email
Điều quan trọng là tạo một chữ ký email và bao gồm chữ ký của bạn với mọi thư bạn gửi. Bao gồm tên đầy đủ của bạn, địa chỉ email và số điện thoại của bạn trong chữ ký email, do đó người quản lý tuyển dụng có thể nhìn thấy, cách liên lạc với bạn. Bạn cũng có thể bao gồm một liên kết đến trang tiểu sử LinkedIn hoặc trang web của bạn để nhà tuyển dụng và nhà quản lý tuyển dụng có thể dễ dàng tìm hiểu thêm thông tin về bạn.

Đừng quên các tệp đính kèm.

Gửi email tìm kiếm việc làm thường liên quan đến việc đính kèm tệp - sơ yếu lý lịch, danh mục đầu tư hoặc các công việc mẫu khác. Đảm bảo kiểm tra lại rằng bạn đã đính kèm tất cả các tệp được đề cập trong email của mình trước khi nhấn nút "gửi".

Mẫu tin nhắn email

Mẫu thông báo email sau đây liệt kê các thông tin bạn cần đưa vào trong các thư điện tử bạn gửi khi tìm kiếm việc làm. Sử dụng mẫu như là một hướng dẫn để tạo ra các email tùy chỉnh để gửi cho nhà tuyển dụng và các kết nối.

Dòng chủ đề của Tin nhắn Email: Vị trí Quản lý Cửa hàng - Tên bạn

Email Tin nhắn:

Lời chào:

Kính gửi Ông / Bà. Họ hoặc Quản lý tuyển dụng thân mến,

Đoạn thứ nhất:
Đoạn đầu của thư của bạn nên bao gồm thông tin về lý do bạn viết thư. Phải rõ ràng và trực tiếp - nếu bạn đang xin việc, hãy đề cập đến chức vụ. Nếu bạn muốn phỏng vấn thông tin, hãy nêu rõ điều đó trong các câu mở đầu của bạn.

Đoạn giữa:
Phần tiếp theo của thông báo bằng email sẽ mô tả điều bạn phải cung cấp cho người sử dụng lao động hoặc, nếu bạn viết thư yêu cầu giúp đỡ, loại trợ giúp bạn đang tìm kiếm.

Đoạn cuối:
Kết luận bức thư giới thiệu của bạn bằng cách cám ơn chủ nhân đã xem xét bạn về vị trí hoặc kết nối của bạn để giúp tìm kiếm việc làm của bạn.

Email chữ ký

FirstName LastName
Địa chỉ Email
Điện thoại
Tiểu sử LinkedIn (Tuỳ chọn)

Phong tục Email Nghề nghiệp
Nghề thư điện tử tìm kiếm việc làm bao gồm những điều cần viết trong email tìm kiếm việc làm , làm thế nào để định dạng email của bạn, làm thế nào để đảm bảo rằng email của bạn được đọc, và mẫu tìm kiếm thư điện tử.