Tránh phí chậm và trả lãi từ thiếu thời hạn hoá đơn.

Chi phí kinh doanh điều chỉnh khoảng thời gian từ cần thiết đến mức ngẫu nhiên nhưng một phần đáng thất vọng của các chi phí không lường trước được là phí muộn và không cần quan tâm. Nếu bạn đã từng bỏ lỡ một hóa đơn công ty đúng thời hạn, bạn có thể gặp phải một trong những chi phí không thể tránh được này, nhiều điều đáng buồn. Sự thất vọng tăng lên gấp 10 lần khi nhân viên kế toán chuyên nghiệp mà bạn chỉ định để quản lý tài khoản của bạn phải thanh toán thiếu thời hạn, gây ra chi phí đáng ngạc nhiên mà bạn dự kiến ​​tránh bởi vì bạn sử dụng một người chuyên trách để giải quyết những vấn đề này.

Tuy nhiên, cho dù bạn xử lý các khoản phải trả ("AP") một mình và cố gắng đạt được thời hạn hay gặp khó khăn trong việc quản lý người kiểm kê và đang theo dõi các khoản phí, thì có một số điều bạn có thể làm để đảm bảo các quy trình kế toán của bạn được sắp xếp để dính vào ngày đáo hạn và đáp ứng thời hạn.

1. Kiểm tra các quy trình kế toán hiện tại của bạn để tìm ra những cạm bẫy

Nếu bạn đã là nạn nhân của lệ phí trả chậm và lãi tích lũy, bạn phải bắt đầu bằng cách kiểm tra từng giai đoạn của các khoản phải trả và quy trình quản lý hóa đơn. Từ cách nhận các hoá đơn đến các chu kỳ duyệt xét, thanh toán và thanh toán cho việc lập hồ sơ thanh toán và lập hoá đơn trả tiền; mỗi bước cần được xem xét tính chính xác và hiệu quả.

Làm nổi bật nơi các hoá đơn bị kẹt trong quy trình làm việc, xác định thủ phạm tiềm ẩn (ví dụ như thời gian xử lý thư chậm, khoảng thời gian xem lại hóa đơn không thường xuyên, các người chấp thuận không vắng mặt) và điều chỉnh để giải quyết các vấn đề lớn nhất trước tiên.

Nếu có nhiều người tham gia vào quy trình công việc AP, mời mọi người tham gia vào việc phác thảo quy trình để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình. Bạn có thể nghĩ rằng thư được mở ra vào ngày nó được nhận, chỉ để tìm ra rằng nó được tổ chức trong một tuần trước khi được chuyển đến phòng kế toán.

2. Trước khi tìm kiếm một giải pháp kiểm tra lại, hãy bắt đầu bằng các quy tắc và kỳ vọng đã được tạo ra để hướng dẫn các nhiệm vụ và chức năng trong tương lai trong các khoản phải trả. Có lẽ bao gồm thời gian quay vòng tối đa, quy trình phê duyệt từng bước hoặc kỳ vọng rằng tất cả hóa đơn được thanh toán 3 ngày trước ngày đáo hạn. Các quy trình phải phù hợp với mục đích và khả năng của công ty bạn và được tất cả các bên xác định và đồng ý để đảm bảo mua toàn công ty.

3. Tạo công việc và nhắc nhở trong lịch trình Go-To và Chương trình Quản lý Tác vụ

Cách nhanh nhất để bao gồm các quy trình làm việc tự động trong quy trình kế toán của bạn là dựa vào chương trình quản lý lịch và nhiệm vụ hiện tại của bạn để thích ứng với công việc của bạn. Sau khi bạn thiết lập mong đợi của bạn cho các quy trình kế toán được cải thiện, phá vỡ chúng thành một nhiệm vụ để hoàn thành.Từ việc ghi hoá đơn mới để chuyển tiếp tới người phê duyệt trong chu kỳ xem lại, mỗi nhiệm vụ cụ thể phải được tạo như nhắc nhở định kỳ trong lịch và chương trình tác vụ của bạn. Người nào chịu trách nhiệm cho việc thực hiện nhiệm vụ cụ thể thì nên đặt họ ở mức thích hợp để đảm bảo thực hiện đúng thời hạn.

Sử dụng cách tiếp cận dựa trên nhiệm vụ để thanh toán hóa đơn và quản lý sẽ giúp giữ cho luồng công việc đơn giản và dễ thực hiện. Nhiệm vụ có thể dễ dàng được chia sẻ, truyền tải và xem xét để đảm bảo tuân thủ quy trình và thủ tục đã nêu. Mỗi hóa đơn sẽ theo cùng một quy trình, chuẩn hóa các bước và cho phép quản lý và giám sát tốt hơn bởi các nhà quản lý và chủ sở hữu công ty. Bạn có thể dễ dàng kiểm tra các công việc trong một chương trình (thay vì bộ nhớ của người quản lý kế hoạch của bạn) để xem nhiệm vụ nào được đánh dấu là hoàn thành hay nổi bật.

4. Các giải pháp tối ưu để tránh các khoản thanh toán muộn, phí và lãi suất là thực hiện một chương trình quản lý hóa đơn tích hợp sẽ tự động hóa luồng công việc, đồng bộ với các chương trình kế toán và đảm bảo khả năng hiển thị tối đa trong suốt quá trình. Từ cấu hình người dùng riêng biệt đến các thông báo email tự động và phê duyệt điện thoại di động, tích hợp chương trình quản lý hóa đơn vào luồng công việc của bạn sẽ kết nối tất cả các dấu chấm để đảm bảo các công việc và thời hạn thanh toán phải thanh toán không bao giờ được bỏ qua.

Bạn không chắc chắn bắt đầu từ đâu? Có vẻ như một chút áp đảo lúc đầu. Bắt đầu với bước đơn giản nhất từ ​​quy trình hiện tại của bạn và xây dựng chậm. Bạn không phải chuyển từ hệ thống của mình sang một hệ thống tự động hoàn toàn qua đêm.