Làm thế nào để tạo một trang web Google cho doanh nghiệp của bạn (Google Business Apps)

Lưu ý rằng bài viết này giả định bạn đã hoàn tất thiết lập cơ bản cho Google Apps Kinh doanh và đã sẵn sàng để bắt đầu thiết lập các ứng dụng khác nhau như Google Sites.

Nếu không, hãy xem bài viết của tôi:

• Bắt đầu với Google Apps for Business: Đăng ký Google và
• Cách Thiết lập Ứng dụng Kinh doanh của Google.

Google Sites

Các trang web của Google cho phép bạn tạo các trang web nội bộ cho tổ chức của bạn hoặc các trang web bên ngoài cho toàn bộ Web rộng mà không cần biết HTML (intranets và extranet, nói cách khác).

Khi bạn lần đầu tiên tạo trang web Google của mình, bạn sẽ được hỏi loại trang web bạn muốn tạo ra; mạng nội bộ công ty, lớp học, câu lạc bộ, cửa hàng bán lẻ, văn phòng bác sĩ hoặc nha sĩ và nhà hàng là một số mẫu bạn có thể chọn khi bạn đưa ra quyết định cơ bản về chọn một trang web hoặc trang web kinh doanh.

Đây là điều tốt nhất về Google Sites; việc đặt quyền và tạo các trang web cho các đối tượng khác nhau dễ dàng như thế nào. Về cơ bản, chỉ bằng cách chọn một nút radio, bạn chỉ có thể cho phép một số cá nhân truy cập vào các trang web mà bạn tạo ra, giúp họ có thể tiếp cận với tất cả mọi người trong công ty của bạn, một số người mà bạn chọn, hoặc làm cho họ công khai và có thể tiếp cận được với mọi người.

Bạn cần nhớ rằng mặc dù Google Sites là một công cụ để tạo các trang web đơn giản. Nếu bạn muốn tạo trang web thương mại điện tử nổi bật hoặc trang web tích hợp với cơ sở dữ liệu, ứng dụng tạo trang web này không dành cho bạn.

Cách Thiết lập Trang web của Google

1) Khi bạn đăng nhập vào Google, nhấp vào biểu tượng Google Apps ở trên cùng bên phải của trang để hiển thị tất cả các ứng dụng khác nhau có sẵn cho bạn và sau đó nhấp vào biểu tượng Blue Sites.

Bạn sẽ thấy trang có tiêu đề Cài đặt trang web xuất hiện với hai nút, nút 'Tạo' màu đỏ và nút 'Huỷ'.

Bên dưới hai nút, bạn sẽ thấy một cặp biểu tượng ô lớn; bạn có thể chọn sử dụng 'Mẫu trống' hoặc 'Duyệt qua thư viện để biết thêm'. Nhấp vào 'Duyệt qua Thư viện để biết thêm' sẽ đưa bạn đến trang Chọn trang Tệp ở đó bạn có thể chọn từ danh sách các danh mục hoặc tìm kiếm theo chủ đề để xem các mẫu khác nhau mà bạn có thể sử dụng.

Mẫu trang web của Google có thể được xem theo danh mục, chẳng hạn như Hợp tác kinh doanh, các hoạt động và sự kiện, cá nhân và gia đình, chính phủ và phi lợi nhuận. Danh mục Hợp tác kinh doanh cung cấp các mẫu như trang web chuyên nghiệp, trang web đào tạo, trang web intranet, theo dõi dự án vv

Bạn có thể xem trước các mẫu trước khi bạn chọn một; bấm vào 'Sử dụng mẫu' khi bạn đã thực hiện sự lựa chọn của bạn. Một lựa chọn các chủ đề trang web cũng có sẵn.

Chọn một và sau đó điền vào tên cho trang web mới của bạn trong hộp 'Tên trang web của bạn'.

Trong hộp đó, bạn sẽ thấy hộp 'Vị trí trang web' nơi bạn sẽ thấy URL (địa chỉ web) của trang web mới của bạn và bên dưới đó là các tùy chọn menu khác 'Chọn một chủ đề' và 'Tùy chọn khác'.

Bạn sẽ chỉ muốn sử dụng tuỳ chọn 'Chọn chủ đề' nếu ban đầu bạn chọn sử dụng mẫu trống.

Nếu bạn chọn một mẫu cụ thể, hãy nhấp vào 'Tùy chọn khác' để mở trình đơn và điền vào 'Danh mục trang web' và 'Mô tả trang web' cho trang web mới của bạn.

2) Nhấp vào 'Tạo' để tạo một trang web của Google.

Trở lại đầu trang và nhấn nút 'Tạo' màu đỏ to và voila! Có trang web mới của bạn, đã sẵn sàng để bạn tùy chỉnh.

Tôi đã chọn mẫu trang web Intranet Google.

3) Chỉnh sửa trang web của bạn như mong muốn.

Ở trên cùng bên phải của bất kỳ mẫu nào bạn đã chọn để tải, bạn sẽ thấy bốn biểu tượng đóng hộp, bút chì, trang, răng cưa và biểu tượng chia sẻ.

Nhấp vào đầu tiên, bút chì để làm cho trang của bạn có thể chỉnh sửa. Sau đó nhấp vào bất kỳ phần tử nào trên trang mà bạn muốn làm việc sẽ cho phép bạn thực hiện thay đổi.

Nhấp vào biểu tượng trang để thêm trang vào trang web của bạn.

(Mẹo cơ bản: Màu nền càng sáng nếu bạn muốn sử dụng văn bản màu đen - và bạn có thể làm vì văn bản màu đen dễ đọc hơn, đặc biệt đối với bất kỳ người nào có mắt 'lão hóa').

4) Chỉ định cho phép.

Sau khi trang web của bạn nhìn theo cách bạn muốn, hãy nhấp vào nút chia sẻ ở trên cùng bên phải của màn hình.

Trên trang xuất hiện, bạn sẽ thấy một liên kết 'Chia sẻ' với URL của trang web trong hộp, và sau đó là tiêu đề 'Ai có quyền truy cập' với một danh sách dưới đây. Danh sách đầu tiên sẽ có từ 'Thay đổi' màu xanh bên cạnh.

Nhấp vào từ 'Thay đổi' để thay đổi cấp quyền. Bạn có thể chia sẻ trang với:

Công khai trên web: Bất kỳ ai có URL hoặc địa chỉ trang web đều có thể tìm và xem trang web của bạn. Không yêu cầu đăng nhập.

Bất kỳ ai có liên kết: Bất kỳ ai có liên kết đều có thể truy cập. Không yêu cầu đăng nhập.

Được chia sẻ riêng tư: Chỉ những người được cấp phép rõ ràng mới có quyền truy cập. Cần đăng nhập.

Bạn cũng có thể chọn chia sẻ trang web của mình với những người mà bạn đặt tên.

Nhấp vào 'Lưu' khi bạn hoàn tất.

Các nhận xét hoặc Mẹo về Sử dụng Mẫu / Trang web của Google

Tôi đã mất nhiều thời gian nhất để tìm ra cách chỉnh sửa các trang / phần khác nhau của mẫu trang web Intranet Google. Trang mẫu nhà có các siêu liên kết đến các trang khác nhau của trang web, chẳng hạn như lịch, thông báo, v.v …

Khi tôi theo các liên kết này, tôi vẫn muốn chỉ nhấp và thay thế văn bản giữ chỗ - và không có gì xảy ra. Và không có hướng dẫn nào ở các trang mẫu như cách sử dụng chúng. (Kính gửi Google - các hộp giữ chỗ lớn nằm gần đầu các trang bạn đã chứa văn bản rác sẽ là nơi tuyệt vời để vạch ra một vài hướng dẫn.)

Nói chung, sử dụng các mẫu Google Sites không phải là trực quan. Một trong các trang của mẫu trang Intranet Google là Lịch. Tôi muốn nhúng Lịch mà tất cả nhân viên của doanh nghiệp nhỏ của tôi có thể truy cập và cập nhật.

Nhưng ngay cả sau khi tôi đã tìm ra rằng tôi đã phải bấm vào biểu tượng 'Chỉnh sửa trang' ở trên cùng bên phải của trang và di chuyển trang vào chế độ chỉnh sửa trước khi tôi có thể làm bất cứ điều gì, nó đã có một chút công bằng bumbling thử nghiệm và lỗi để tìm ra làm thế nào để có được lịch tôi muốn nơi tôi muốn nó.

Nhấp chuột trái vào trình giữ chỗ của lịch Google không làm gì cả. Nhấp chuột phải không làm gì cả.

Thay vào đó, tôi phát hiện ra rằng tôi phải sử dụng trình đơn 'Chèn' ở phía trên bên trái của trang web (trình đơn chỉ hiển thị khi trang đang ở chế độ chỉnh sửa) và sau đó chọn 'Lịch' từ trình đơn thả xuống xuống, cho phép tôi chọn lịch mà tôi muốn chèn.

Chèn Lịch hoạt động như một nét duyên dáng và có thể xem được theo tuần, tháng hoặc chương trình làm việc và có thể in được - nhưng dường như không có các tính năng tương tác có sẵn trực tiếp trên trang web hiển thị. Tôi hy vọng rằng tôi và các nhân viên khác sẽ có thể nhấp vào mục Lịch sự kiện để sửa đổi nó, xem chi tiết, hoặc thậm chí chỉ sự tham dự, nhưng một lần nữa, nhấp chuột vào một mục Lịch dường như không làm gì cả. Có thể có một số ứng dụng hoặc tính năng cụ thể của Google mà tôi không có thông tin này mà tôi không biết.

Một tính năng mẫu Google Sites mà tôi thực sự thấy hữu ích là khả năng tìm và trở lại các phiên bản trước. Vào một thời điểm khi tôi cố gắng tùy chỉnh Thư mục, tôi đã quản lý bằng cách nào đó xóa trình giữ chỗ cũng như văn bản bên trong. Dưới nút 'Khác' ở trên cùng bên phải của màn hình, tôi chỉ chọn 'Lịch sử sửa đổi', đưa ra danh sách các bản sửa đổi và giúp bạn dễ dàng chọn một cái trước khi tôi làm sai.

Giống như mọi khía cạnh khác của Google Apps tôi đã trải nghiệm cho đến thời điểm này, Google Sites bị cản trở bởi những thất bại nhỏ liên tục. Ví dụ: khi cố gắng tùy chỉnh trang Liên hệ của mẫu Intranet, bao gồm tiêu đề, văn bản giữ chỗ và biểu mẫu bảng tính, tôi đã không thể nhận được biểu mẫu Bảng tính hoạt động đúng. Trong chế độ Chỉnh sửa, thông báo lỗi "sao chép từ mẫu trang web không thành công: hãy thử sao chép lại".

Tôi không phiền nếu có trục trặc không thường xuyên, nhưng loại thất bại lặp lại này thực sự gây phiền nhiễu. Google thực sự cần để dành thời gian làm sạch các ứng dụng này lên; sau khi tất cả, các ứng dụng này là một phần của một bộ ứng dụng được thiết kế để sử dụng cho doanh nghiệp mà mọi người đang trả tiền.

Điểm của tôi cho Google Sites - B. Sử dụng Google Sites để tùy chỉnh các trang web chắc chắn không trực quan và bạn cần nhớ rằng đây là công cụ để tạo các trang web cơ bản, nhưng việc tạo các trang web thật dễ dàng và sự đơn giản trong việc thiết lập quyền là ấn tượng.

Đọc các bài báo khác trong loạt bài này trên Google Business Apps

• Cách Thiết lập Ứng dụng Kinh doanh của Google
• Cách Thiết lập Gmail