ĐốI với Nhân viên Giữ Nhân lực Phải Bao lâu?

Một trong những điều lớn lao về Nhân sự là chúng tôi có hàng tấn giấy tờ. Tấn, tấn và tấn. Cấp, rất nhiều trong số đó là điện tử những ngày này, nhưng nguyên tắc vẫn còn. Nhân sự giữ hồ sơ. Và, chúng ta cần giữ những hồ sơ này, nhưng trong bao lâu?

Đây là những hướng dẫn cơ bản để giữ hồ sơ nhân sự. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng luật pháp tiểu bang có thể khác với các hướng dẫn này. Nếu luật pháp tiểu bang và luật liên bang có mâu thuẫn, luôn luôn giữ hồ sơ dựa trên yêu cầu nào dài hơn.

Tốt hơn là giữ cái gì đó quá lâu không lâu.

Hồ sơ tuyển dụng: 1 năm

Bạn cần lưu lại tất cả những hồ sơ, ghi chép cuộc phỏng vấn, đơn xin việc và đăng tuyển dụng, thậm chí ghi lại các tìm kiếm của bạn thông qua hệ thống theo dõi của đương đơn trong một năm sau khi quyết định cung cấp việc làm đã được thực hiện. Vì vậy, nếu bạn phỏng vấn một ứng viên, và toàn bộ quá trình kéo dài trong ba tháng, nó không phải cho đến khi quyết định tuyển dụng cuối cùng được thực hiện rằng đồng hồ bắt đầu ticking.

Tại sao bạn phải làm việc này? Nếu có ai đặt câu hỏi về quyết định tuyển dụng của bạn, bạn sẽ cần phải chứng tỏ rằng bạn không phân biệt bất hợp pháp dưới bất kỳ hình thức, hình dạng hoặc hình thức nào. Các luật như Đạo luật Người Mỹ Khuyết tật, Điều VII và nhiều điều khác đòi hỏi bạn phải chứng minh bạn tuân thủ. Việc duy trì những hồ sơ này sẽ giúp bạn thực hiện việc này.

Hồ sơ Thử nghiệm Ma túy: 1 năm hoặc 5 năm cho Công việc Vận chuyển

Nếu bạn cần thử nghiệm ma túy cho việc làm trước, đó là một phần của hồ sơ tuyển dụng và bạn nên giữ một bản sao các kết quả trong một năm.

Nếu bạn làm thêm xét nghiệm ma túy, cho dù là do tai nạn tại nơi làm việc hay là một phần của kiểm tra ngẫu nhiên, bạn cũng cần duy trì các hồ sơ này trong một năm. Tuy nhiên, nếu bạn phải tuân theo các quy định về giao thông vận tải, thì khung thời gian tối thiểu để kiểm tra ma túy là 5 năm.

Biên chế / Bảng thời gian, vv: 3 năm tối thiểu, 5 năm sau khi chấm dứt Đề nghị

Luật yêu cầu bạn duy trì các hồ sơ này trong ba năm, nhưng các vụ kiện gần đây có nghĩa là bạn sẽ thông minh hơn để giữ họ lâu hơn.

Bạn muốn duy trì một bản ghi về số tiền mỗi nhân viên đã được trả, và bao nhiêu giờ họ làm việc cho toàn bộ nhiệm kỳ của họ tại công ty của bạn. Giữ hồ sơ của bạn ít nhất năm năm sau khi nhân viên nghỉ việc, bất kể lý do gì.

Đối với nhân viên được miễn thuế, dĩ nhiên, bạn không cần phải duy trì hồ sơ thời gian, vì mức lương của họ là như nhau bất kể số giờ làm việc. Tuy nhiên, nếu bạn đã phân loại sai một nhân viên làm miễn trừ khi cô ấy đã không được miễn thuế, những giờ này làm hồ sơ có thể hướng dẫn bạn trả nợ theo giờ phụ trội.

Đảm bảo rằng bạn bao gồm cách công ty tính thanh toán.Ví dụ: bạn cần phải theo dõi xem đó là tiền lương, tiền lương cộng thêm hoa hồng, làm thêm giờ, làm việc theo nhóm hay trả tiền theo giờ một cách thẳng.

Bạn cần phải làm điều này không chỉ đối với các câu hỏi về trả lương và thuế mà còn nhiều quyết định khác dựa vào số giờ làm việc. Ví dụ, điều kiện FMLA phụ thuộc vào số giờ làm việc trong một năm. Nếu bạn có một nhân viên được miễn bán thời gian, bạn có thể muốn xem xét yêu cầu ghi âm thời gian để xác định tình trạng hội đủ điều kiện FMLA. Bạn cũng cần phải có khả năng chứng minh rằng bạn đã trả công nhân cho tất cả các giờ làm việc.

Mẫu I-9: 3 năm sau khi thuê, 1 năm sau khi chấm dứt, nào là sau.

Duy trì Mẫu I-9 của nhân viên, được lưu trữ riêng biệt với hồ sơ nhân sự của bạn, trong ba năm sau khi bạn thuê nhân viên và trong một năm sau khi chấm dứt hợp đồng lao động, tùy vào thời điểm nào sau đó.

Thông tin Phúc lợi về Y tế / Trợ cấp: 6 năm

Bạn cần lưu giữ hồ sơ của mình về các kế hoạch của bạn cho tất cả các khoản trợ cấp của bạn trong tối thiểu sáu năm. Tòa án cho rằng nếu một nhân viên kiện bạn, nói rằng họ xứng đáng được hưởng lương hưu cao hơn, thì trách nhiệm của chủ nhân là chứng minh rằng họ không nợ nhiều hơn, chứ không phải là trách nhiệm của nhân viên để chứng minh điều đó. Giữ tất cả những mô tả sơ lược về Mô tả Tóm tắt.

Nếu bạn có nhân viên cũ có đủ điều kiện cho COBRA, mở rộng phúc lợi sức khoẻ của họ, bạn cũng nên lưu giữ các hồ sơ đó trong sáu năm chỉ để được an toàn. Luật pháp không quy định việc duy trì, nhưng vì điều này có thể áp dụng theo Đạo luật Bảo hiểm Lợi tức Hưu Trí của Nhân viên (ERISA), luật này yêu cầu duy trì trong sáu năm. Để được ở bên an toàn, không vứt những hồ sơ ra ngoài.

Biên bản FMLA: 3 năm

Khi một nhân viên yêu cầu FMLA, bạn cần phải giữ lại đường đi đó, ngay cả khi bạn từ chối nghỉ việc. Hãy chắc chắn rằng bạn theo dõi về sự nghỉ phép của nhân viên - khi nó bắt đầu và bao nhiêu thời gian được sử dụng. Nếu nhân viên có FMLA liên tục, hãy đảm bảo bạn theo dõi mọi lần nghỉ và ghi lại số giờ sử dụng. Ngày và số giờ phải được ghi lại. Hãy nhớ rằng phép nghỉ không liên tục có thể được sử dụng trong vài giờ trong một ngày hoặc vài ngày trong một tuần. Ghi lại tất cả và lưu giữ hồ sơ đó.

Hãy nhớ rằng, đây không phải là một danh sách toàn diện và chỉ áp dụng cho các đạo luật liên bang. Bạn có thể phải tuân theo luật lưu trữ hồ sơ bổ sung nếu như bạn là nhà thầu liên bang hoặc tiểu bang của bạn có các tiêu chuẩn khác nhau. Khi nghi ngờ, đừng vứt nó đi.

Bạn có thể truy cập các tài nguyên bổ sung về lưu giữ hồ sơ và báo cáo bắt buộc tại Hội Quản lý Nhân sự (SHRM).

Khước từ: Xin lưu ý rằng các thông tin được cung cấp, mặc dù có thẩm quyền, không đảm bảo tính chính xác và hợp pháp. Trang web được đọc bởi một luật lệ và quy định về khán giả và tuyển dụng trên toàn thế giới và các quy định khác nhau giữa các tiểu bang và quốc gia. Vui lòng tìm kiếm trợ giúp pháp lý hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực chính phủ của Nhà nước, Liên bang hoặc Quốc tế để đảm bảo một số giải thích pháp lý và quyết định của bạn là chính xác cho vị trí của bạn.Thông tin này là hướng dẫn, ý tưởng, và hỗ trợ.