Quản lý dự án làm gì?

Chỉ cần về bất kỳ bài viết hoặc sách về quản lý dự án có định nghĩa riêng của nó về quản lý dự án là gì. Mặc dù nhiều định nghĩa này là đủ để cung cấp một ý tưởng cơ bản về quản lý dự án, Viện Quản lý Dự án (PMI) xác định việc quản lý dự án là "ứng dụng kiến ​​thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật cho các hoạt động dự án để đáp ứng các yêu cầu của dự án"

Đó là một định nghĩa học thuật tốt, nhưng các nhà quản lý dự án làm gì?

Nói một cách đơn giản, họ quản lý dự án. Có lẽ điều này đơn giản chỉ là đặt, nhưng đó là những gì họ làm. Trong ranh giới đạo đức, họ làm bất cứ điều gì cần thiết để hoàn thành các mục tiêu của dự án.

PMI định nghĩa một dự án là "một hoạt động nhóm tạm thời được thiết kế để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất. "Từ duy nhất là công việc chính trong định nghĩa này. Các công việc hàng ngày không bao gồm các dự án. Các hoạt động tạo nên một dự án không còn diễn ra khi dự án kết thúc.

Quản lý dự án tổ chức các nguồn lực - chẳng hạn như thời gian, tiền bạc và con người - để làm cho dự án thành công. Một khi một dự án đã hoàn thành, các nhà quản lý dự án chuyển sang một dự án khác.

Người quản lý dự án làm gì

Nếu công việc của người quản lý dự án là tổ chức các nguồn lực để làm cho dự án thành công, thì điều này xảy ra như thế nào?

Các nhà quản lý dự án lập kế hoạch dự án. Họ ngồi xuống với các nhà tài trợ dự án để thiết lập các mục tiêu của dự án. Họ thực hiện các mục tiêu này và đưa chúng vào trong một điều lệ dự án.

Điều lệ dự án là tài liệu chính thức hóa sự bắt đầu của một dự án. Điều lệ dự án nêu lên mong đợi ở cấp cao của dự án như các cột mốc, ngân sách và khung thời gian. Các thành phần chính xác của điều lệ dự án thay đổi theo tổ chức.

Người quản lý dự án và nhà tài trợ dự án thảo luận họ muốn ai trong đội dự án.

Người quản lý dự án và nhà tài trợ lập kế hoạch về cách họ sẽ làm cho những người này vào dự án. Nhà tài trợ dự án nên có vị trí tổ chức và tập trung để tiếp cận các nhà quản lý cấp cao để có được nguồn nhân lực cho dự án.

Các nhân viên này sẽ không báo cáo với người quản lý dự án chính thức, nhưng họ sẽ chịu trách nhiệm với người quản lý dự án để hoàn thành các nhiệm vụ được giao. Đây có lẽ là điều khó khăn nhất trong việc quản lý các dự án: người quản lý dự án không có quyền quản lý toàn bộ các thành viên của nhóm dự án. Những người này có các nhiệm vụ và ưu tiên khác bên ngoài dự án. Nếu các vấn đề về nhân sự nảy sinh, các nhà quản lý dự án cố gắng giải quyết chúng với thành viên của nhóm dự án, nhưng nếu những vấn đề đó vẫn tồn tại, người quản lý dự án có thể phải đi đến người quản lý của nhóm.

Khi người quản lý dự án biết nguồn tài nguyên của mình cho dự án, người quản lý dự án sẽ lập kế hoạch dự án và cơ cấu phân loại công việc, hoặc WBS.WBS chia các mốc thời gian của dự án thành các phần có thể quản lý mà có thể được gán cho một người. Một công việc không cần phải hoàn thành bởi chỉ một người, nhưng một người phải chịu trách nhiệm về nhiệm vụ.

Với tư cách là người quản lý dự án phát triển WBS, anh ta xem xét những nhiệm vụ nào phụ thuộc lẫn nhau. Ông sắp xếp các nhiệm vụ một cách thích hợp. Ông cũng xem xét những điểm mạnh, điểm yếu và những cam kết khác của các thành viên trong nhóm dự án.

Hầu hết công việc của người quản lý dự án là giao tiếp. Trong giai đoạn lập kế hoạch, người quản lý dự án và nhà tài trợ thường xuyên giao tiếp. Tại cuộc họp ban đầu, người quản lý dự án sẽ đặt ra âm thanh cho toàn bộ dự án. Một khi dự án đã bắt đầu, người quản lý dự án giao tiếp với các thành viên nhóm dự án, các nhà tài trợ dự án và các bên liên quan. Các bên liên quan có thể ở trong và ngoài tổ chức. Người quản lý dự án họp thường xuyên với nhóm dự án và gặp gỡ với các thành viên trong nhóm nếu cần. Người quản lý dự án cũng thường xuyên gặp nhà tài trợ dự án để đảm bảo dự án sẽ được dự kiến ​​là nhà tài trợ dự kiến.

Khi dự án kết thúc, người quản lý dự án phải liên lạc để đảm bảo mọi thứ đến với nhau. Sau khi đóng cửa, người quản lý dự án tài liệu và trình bày các bài học kinh nghiệm từ dự án.

Các tổ chức chính phủ có xu hướng đưa các nhà quản lý dự án sử dụng trong các nỗ lực lớn với các thành phần công nghệ thông tin như nâng cấp phần mềm chính và làm mới phần cứng. Các dự án công nghệ thông tin nhỏ có nhiều cơ cấu quản lý dự án chính thức hơn các dự án nhỏ mà không có ý nghĩa công nghệ. Các nhà quản lý dự án cho các dự án nhỏ hơn, phi kỹ thuật này có thể là những nhân viên không có huấn luyện về quản lý dự án và những người được mong đợi sẽ lộn xộn trong công việc.

Nhiều người rơi vào quản lý dự án vì bị buộc phải lộn xộn. Chúng đến từ tất cả các loại hình nền. Cho dù đó là sĩ quan cảnh sát, quản lý hợp đồng, chuyên gia chương trình giảng dạy, cán bộ thông tin công cộng hay cái gì khác, họ bắt đầu như những chuyên gia về chủ đề có kỹ năng tổ chức và đóng vai trò quản lý dự án. Một khi họ có được một chút kinh nghiệm và đào tạo, họ thấy họ thích quản lý các dự án. Họ tìm kiếm nhiều cơ hội hơn để quản lý các dự án, đào tạo để nâng cao kỹ năng của họ và có thể chứng nhận để cho mình uy tín hơn và cơ hội việc làm.

Đặc điểm của người quản lý dự án

Có một số đặc điểm chung giữa các nhà quản lý dự án thành công. Với những đặc điểm này, các nhà quản lý dự án đang trên đường tiến tới mục tiêu của dự án.

Người quản lý dự án phải đáng tin cậy. Để các bên liên quan và các thành viên của nhóm dự án tin tưởng vào một dự án sẽ tốt, họ phải tin tưởng vào người quản lý dự án. Cho dù mọi thứ diễn ra tốt hay không tốt, người quản lý dự án phải cởi mở và trung thực về những gì đang xảy ra với dự án. Niềm tức giận như vậy làm tăng sự tin cậy của người quản lý dự án.Mọi người biết rằng họ sẽ nhận được thông tin đáng tin cậy bất kể điều gì đang xảy ra trong dự án.

Các nhà quản lý dự án có xu hướng hướng ngoại. Sự chuyển đổi là một chất lượng tốt cho các nhà quản lý dự án vì họ liên tục giao tiếp. Cho dù giao tiếp với nhà tài trợ dự án, các bên liên quan hay các thành viên trong nhóm, các nhà quản lý dự án phải tận dụng tối đa các cơ hội để phổ biến và thu thập thông tin. Các nhà quản lý dự án hướng nội có thể thành công; tuy nhiên, họ phải buộc mình ở bên ngoài vùng thoải mái của họ.

Lập kế hoạch là rất quan trọng để thành công trong quản lý dự án. Người quản lý dự án phải là những người lập kế hoạch chứ không phải chỉ lập kế hoạch tốt mà phải theo một kế hoạch và biết khi kế hoạch đó cần thay đổi. Các nhà quản lý dự án tuân thủ một kế hoạch cho đến khi nó không còn đáp ứng được nhu cầu của dự án. Sau đó, họ thực hiện các điều chỉnh bay để đảm bảo các mục tiêu của dự án sẽ được đáp ứng. Họ truyền đạt những thay đổi cho các đối tượng cần thiết.

Các nhà quản lý dự án không phải lúc nào cũng là chuyên gia về chủ đề của dự án. Đối với các dự án lớn hơn, hầu như không có cách nào một người quản lý dự án có thể là một chuyên gia về tất cả các khía cạnh của dự án. Đó là lý do tại sao các đội rất quan trọng. Để chống lại sự thiếu chuyên môn của người quản lý dự án, người quản lý dự án phải có định hướng dữ liệu. Họ phải nhấn các thành viên trong nhóm của họ để cung cấp cho họ dữ liệu có thể xác minh để chứng minh các dự án đang tiến triển như họ cần. Khi các quyết định quan trọng về thời gian, chất lượng và phạm vi phát sinh, người quản lý dự án cần dữ liệu để xác định những gì cần phải làm.

Bởi vì các nhà quản lý dự án cần dữ liệu, họ cần được phân tích. Họ phải có khả năng cắt thông qua sự thiên vị và cảm xúc để tìm thông tin có liên quan và áp dụng nó vào quá trình ra quyết định.

Quản lý dự án chứng chỉ có thể kiếm được

Vì quản lý dự án đã nở rộ trong kỷ luật riêng biệt của nó, nên giá trị chứng chỉ đã tăng lên. Trên thực tế, nhiều bài đăng công việc ở cả khu vực công và khu vực tư nhân cho thấy các nhà tuyển dụng yêu cầu hoặc thích các nhân viên mới được công nhận. Những người có lịch sử công việc lâu năm trong quản lý dự án có thể không cần giấy xác nhận, nhưng những người mới làm công việc này phải theo đuổi họ. Khi có nhiều người tham gia vào lĩnh vực quản lý dự án, càng nhiều người sẽ cần phải phân biệt mình là có thẩm quyền.

Tại Hoa Kỳ, chứng nhận phổ biến nhất cho người quản lý dự án là PMC®, do PMI cung cấp. Để có được chứng chỉ PMP®, một người quản lý dự án đáp ứng các yêu cầu về giáo dục, kinh nghiệm và đào tạo. Những yêu cầu này có thể được đáp ứng bằng một trong hai cách. Thứ nhất, người quản lý dự án phải có bằng cấp cao, năm năm kinh nghiệm với 7, 500 giờ quản lý dự án và 35 giờ đào tạo liên quan. Thứ hai, người quản lý dự án phải có bằng cử nhân, 3 năm kinh nghiệm với 4, 500 giờ quản lý dự án và 35 giờ đào tạo có liên quan.

Sau khi đáp ứng các yêu cầu này, người quản lý dự án phải nộp đơn với PMI và tham dự kỳ thi. Kỳ thi này dựa trên cơ sở Quản lý Dự án về Kiến thức, hay PMBOK®.

Trong tất cả, PMI cung cấp chín giấy chứng nhận quản lý dự án. PMP® và dễ dàng có được Associate Certified Associate trong Quản lý Dự án, hoặc CAPM®, là hai chứng nhận chung của PMI. 7 chứng chỉ khác của họ đề cập đến các khía cạnh cụ thể trong quản lý dự án - như phân tích kinh doanh, lập kế hoạch và quản lý rủi ro - hoặc các phương pháp quản lý dự án cụ thể - chẳng hạn như Agile và OPM3. Thực tế, các nhà quản lý dự án kiếm được mức lương trung bình là $ 89,000 vào tháng Chín 2014. Như với hầu hết các công việc tồn tại trong cả khu vực công lẫn tư nhân, những người quản lý dự án kiếm được

những người làm việc cho chính phủ có thể mong đợi kiếm được ít hơn so với các đối tác trong khu vực tư nhân của họ. Tổ chức của chính phủ thường có những gói lợi ích tốt hơn so với các công ty tư nhân.

Các nhà quản lý dự án sớm trong sự nghiệp của họ ít hơn những người có nhiều kinh nghiệm. Khi các nhà quản lý dự án có được kinh nghiệm, họ có thể tăng lương cao hơn.