Sự kiện Signage Các chiến lược để Quản lý Quy trình Hội nghị

Các nhà hoạch định sự kiện hiểu rõ vai trò quan trọng của biển hiệu tốt trong việc thu hút người tham dự đến và đi từ các dịch vụ hội nghị. Điều đó đã được nói, lập kế hoạch một chiến lược hiệu quả biển báo hiệu quả hiếm khi đơn giản như tạo ra một số ít các bảng hướng bọt hiển thị. Bất cứ khi nào bạn có hàng trăm người tụ tập ở một khu vực không quen thuộc, bạn nên giả định sẽ có những trường hợp ngoại lệ đối với các kênh hố giao thông tốt nhất.

Hãy thảo luận về 5 cân nhắc quan trọng nhất để đánh giá trước khi quyết toán ngân sách sự kiện của bạn cho chi phí in ấn.

Căn chỉnh tên phòng của bạn với tài sản

Trong thời đại công nhận tài trợ hiện đại này, bạn sẽ thường thấy một phòng chia nhỏ có tên sau khi một nhà tài trợ tham gia. Điều này có ý nghĩa, vì nó là một cách tuyệt vời để làm nổi bật những người đóng góp cho hội nghị. Tuy nhiên, một điều bạn không muốn làm là ghi đè lên tên phòng của địa điểm. Ví dụ: nếu địa điểm đã xác định phiên làm việc chung của bạn như Phòng tiệc 4, thì bạn cần đưa thông tin này vào bảng hiệu và chương trình của bạn. Theo giao thức này sẽ giúp tất cả mọi người, từ các nhà quản lý tới người giám sát, trực tiếp dẫn đến những người tham dự bị mất. Nếu không, một linh hồn đã mất để tìm kiếm "Phòng Vàng" mang tính sáng tạo có thể vượt qua được một số người trước khi nhận được thông tin chính xác.

Sử dụng Velcro để Thêm Tính linh hoạt cho Chữ của bạn

Đây là một thủ thuật đơn giản sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều rắc rối trong ngày sự kiện.

Tạo một vài dấu hiệu chỉ đường chung với các mũi tên Velcro mà bạn có thể thay đổi nếu cần. Một số mẫu lưu lượng truy cập không thể dự đoán được và có thể linh hoạt để đăng bản đồ chỉ đường trong một lần nháy có thể giúp bạn thoát khỏi thảm hoạ. Dọc theo cùng một đường dây, bạn cũng có thể tận dụng chức năng của Velcro để thay thế biển hiệu cho các sự kiện trong tương lai.

Chẳng hạn, dấu hiệu đỗ xe và nhà vệ sinh là những loại vật bạn có thể sử dụng cho thực tế mỗi sự kiện.

Chắc chắn rằng dấu hiệu của bạn nổi bật ở phần còn lại

Một sự kiềm chế chung cho các nhà hoạch định sự kiện là sự thiếu dấu hiệu sự kiện phổ biến được cung cấp bởi các khách sạn và trung tâm hội nghị. Cách đơn giản nhất để vượt qua được điều này là phải chịu trách nhiệm về mọi nhu cầu về biển. Tất nhiên, bạn nên kiểm kê các tùy chọn tại nhà, nhưng đừng quên rằng bạn có thể chia sẻ một số tài nguyên này với các sự kiện khác tại địa điểm tổ chức sự kiện. Dấu hiệu mang nhãn hiệu nổi bật so với biển quảng cáo địa điểm tinh tế có thể phân biệt được nhiều hơn cho khách của bạn. Mọi người thường có xu hướng đi qua bảng hiệu nhà ngay, vì vậy hãy đảm bảo rằng thương hiệu hoặc biểu trưng của bạn được hiển thị rõ ràng để thu hút sự chú ý.

Đưa khách hàng của bạn đến cửa trước

Đừng đợi người tham dự vào tài sản trước khi bạn bắt đầu chỉ đạo họ.Dấu hiệu lối vào và đỗ xe rất quan trọng để đảm bảo người tham dự công viên và vào tòa nhà đúng vị trí. Tin tưởng tôi; bạn không muốn là người chào một người đăng ký những người vừa đi bộ một nửa dặm bởi vì họ đậu về phía sai lầm của tòa nhà! Một chiến lược biển báo tốt sẽ bắt đầu từ vị trí đầu tiên khách sẽ đến được trên mảnh đất của tài sản.

Không bao giờ đánh giá thấp sức mạnh của sự tương tác của con người

Bất kể những dấu hiệu bắt mắt của bạn dường như có vẻ gì với bạn, họ không bao giờ có thể thay thế giá trị của một khuôn mặt thân thiện. Người chào hỏi, người mở cửa và nhân viên đậu xe luôn luôn là người bảo vệ tốt nhất chống lại những người tham dự bị mất và bị kích thích. Hầu hết các trung tâm hội nghị cung cấp các dịch vụ này theo mức giờ, hoặc bạn có thể tuyển mộ tình nguyện viên từ bên trong tổ chức của bạn. Bảng đăng ký chiến lược sẽ giảm bớt nhu cầu nhân sự, nhưng hãy chắc chắn bạn đi qua địa điểm tổ chức và xác định vị trí mà khách của bạn có thể bị lạc.

Cách tiếp cận tốt nhất để phát triển một chiến lược biển báo sự kiện tốt là đưa ra tất cả các giả định của bạn ra ngoài cửa sổ. Tất cả các khách sạn và trung tâm hội nghị đều có một số biển báo chứng khoán tại chỗ, nhưng bạn không nên dựa vào nó như là nguồn chủ yếu của hướng dẫn cho hội nghị của bạn.

Trong một thế giới mà quảng cáo bị đẩy lên từ mọi góc độ, bảng hiệu sự kiện hiệu quả phải nổi bật và thu hút sự chú ý của người tham dự. Điều này có thể đơn giản như bao gồm biểu tượng hội nghị của bạn trên tất cả các dấu hiệu hoặc thậm chí đảm bảo hơn, một nhân viên được chỉ định để mỉm cười và trả lời các câu hỏi như khách hàng đến.