Các thành phần của một biểu đồ Gantt

Mặc dù một danh sách công việc đơn giản có thể đủ để hoàn thành các dự án nhỏ xung quanh nhà khi quản lý dự án, cần phải có kế hoạch hành động chi tiết hơn. Một trong những cách phổ biến và thiết thực nhất để quản lý thời gian của tất cả các nhiệm vụ của một dự án là sử dụng một biểu đồ Gantt.

Biểu đồ Gantt là gì?

Biểu đồ Gantt là một biểu đồ cho thấy tất cả các nhiệm vụ phụ khác nhau của một dự án và chúng liên quan đến nhau như thế nào về mặt thời gian.

Đó là cách hiển thị tiến độ dự án của bạn, và nó giúp công việc được thực hiện đúng thời gian. Nó cho thấy tất cả các công việc cần phải làm, khoảng thời gian mà mỗi nhiệm vụ dự kiến ​​thực hiện, khung thời gian trong đó các công việc cá nhân được hoàn thành, và mối quan hệ giữa các nhiệm vụ khác nhau. Bằng cách này, tất cả mọi thứ được thực hiện đúng tiến độ, và bạn không bao giờ lãng phí thời gian chờ đợi một nhiệm vụ phải hoàn thành nên đã được thực hiện xong.

Dưới đây là chín thành phần chính của biểu đồ Gantt.

Ngày được hiển thị dọc theo Top

Một trong những thành phần chính của biểu đồ Gantt, ngày cho phép các nhà quản lý dự án không chỉ nhìn thấy khi toàn bộ dự án bắt đầu và kết thúc, mà còn khi mỗi công việc sẽ diễn ra.

Nhiệm vụ được liệt kê Bên trái

Các dự án lớn luôn luôn bao gồm một số lượng lớn nhiệm vụ phụ. Biểu đồ Gantt giúp các nhà quản lý dự án theo dõi tất cả các nhiệm vụ phụ trong một dự án, do đó không có gì bị lãng quên hoặc trì hoãn.

Các thanh được sử dụng để biểu diễn khung thời gian Mỗi tác vụ được mong đợi để lấy

Khi các nhiệm vụ con đã được liệt kê, các thanh được sử dụng để hiển thị chính xác khi nào mỗi nhiệm vụ con sẽ được thực hiện. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ phụ được thực hiện đúng tiến độ để toàn bộ dự án sẽ được hoàn thành đúng thời gian.

Khi các biểu đồ của Gantt ban đầu được phát triển, chúng được viết bằng tay, thay đổi hoặc cập nhật sơ đồ.

Rất may, với phần mềm quản lý dự án hiện tại, các nhà quản lý dự án có thể dễ dàng thêm, trừ và sửa đổi các tác vụ mà không cần điều chỉnh toàn bộ bảng biểu bằng tay.

Milestone được hiển thị như Kim cương

Các mốc quan trọng là những nhiệm vụ có ý nghĩa thiết yếu đối với việc hoàn thành và thành công của dự án. Không giống như các chi tiết nhỏ, mà cũng phải được thực hiện, hoàn thành một cột mốc cung cấp một cảm giác hài lòng và chuyển tiếp chuyển động. Trên biểu đồ Gantt, các mốc quan trọng được hiển thị dưới dạng viên kim cương (hoặc, đôi khi, một hình dạng khác) ở cuối một thanh tác vụ cụ thể.

Sự phụ thuộc được chỉ ra bởi các mũi tên nhỏ

Trong khi một số nhiệm vụ của bạn có thể được thực hiện bất kỳ lúc nào, những người khác phải được hoàn thành trước hoặc sau khi một nhiệm vụ phụ khác có thể bắt đầu hoặc kết thúc. Những phụ thuộc được chỉ ra bởi các mũi tên nhỏ giữa các thanh tác vụ trên biểu đồ Gantt.

Tiến độ được hiển thị bằng bóng trên thanh tác vụ

Mặc dù nhiều nhiệm vụ phụ có thể được hoàn thành khá nhanh, sẽ có rất nhiều lần bạn sẽ muốn nhìn thấy chính xác cách dự án của bạn sắp tới.Điều này có thể được thực hiện bằng cách tô bóng các thanh tác vụ để đại diện cho phần của mỗi tác vụ đã được hoàn thành.

Một dấu hiệu đường kẻ dọc cho thấy ngày hiện tại

Một cách khác để xem quá trình của dự án trong nháy mắt, một dấu hiệu dọc cho biết ngày hiện tại trên biểu đồ.

Nó giúp bạn quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả vì bạn có thể nhìn thấy ngay lập tức bạn đã bỏ bao nhiêu công sức và xem liệu bạn có đang hoàn thành dự án đúng tiến độ hay không.

Nhiệm vụ ID Xác định

Trong thế giới kinh doanh nhanh ngày nay, bạn có thể có một số nhiệm vụ đang diễn ra cùng một lúc. Bao gồm ID công việc trên biểu đồ Gantt giúp tất cả mọi người tham gia vào việc xác định nhanh nhiệm vụ bạn đang nói đến.

Tài nguyên được phân định và xác định

Mặc dù không phải mọi biểu đồ Gantt liệt kê tên của những người sẽ làm việc trên nó, nếu dự án của bạn sẽ được hoàn thành bởi một số cá nhân, liệt kê tên và nhiệm vụ được giao cho họ có thể được vô cùng hữu ích.

Khi quản lý một dự án, bạn cần đảm bảo rằng tất cả các công việc riêng lẻ đều được hoàn thành một cách kịp thời và hiệu quả. Một biểu đồ Gantt sẽ giúp bạn làm điều đó.