Các luật sư sai lầm thường gặp khi gửi email

Các luật sư, cũng giống như tất cả mọi người, có những sai lầm trong cách họ sử dụng email. Một số lỗi email trở thành những câu chuyện kinh dị, trong khi một số khác chỉ lúng túng. Sau đây là chín lỗi phổ biến mà luật sư thực hiện khi viết và gửi email.

Gửi Từ Bàn làm việc (Chèn Tên)

Thỉnh thoảng tôi sẽ nhận được email từ một luật sư gửi email dưới tên bàn làm việc. Dưới đây là một vài vấn đề với cách tiếp cận đó đối với email.

Thứ nhất, chỉ mục hiển thị Inbox của hầu hết các hệ thống email sẽ không hiển thị tên dài. Hầu hết mọi người sẽ chỉ nhìn thấy một phần của "từ bàn làm" và có thể là một vài chữ cái tên của người đó. Quan trọng hơn, nó có vẻ ngớ ngẩn và một chút giả vờ. Bàn làm việc không gửi email. Nếu một luật sư sẽ gửi một email, nó phải là tên của họ.

Hiệu ứng Fancy

Một số luật sư thích sáng tạo với sự xuất hiện của email của họ. Vào một ngày khác tôi đã nhìn thấy khối chữ ký của luật sư và trong một khoảng thời gian, tôi nghĩ mình gặp vấn đề về thị lực. Hóa ra các chữ mờ là cố ý. Các hiệu ứng đặc biệt có vẻ thú vị, nhưng bất cứ điều gì làm cho những từ khó đọc là một ý tưởng tồi. Đặc biệt nếu những gì khó đọc là tên của luật sư và địa chỉ email.

Thậm chí tệ hơn các hiệu ứng đặc biệt trên các chữ cái là khi các luật sư lộn xộn email của họ với tác phẩm nghệ thuật hoặc đồ họa ưa thích. Điều này làm cho thông báo chậm hơn để tải xuống, chậm hơn để mở, và nhiều hơn nữa của một rắc rối để đọc.

Mục tiêu của email là để truyền đạt thông tin chứ không phải là kỹ năng nghệ thuật. Giữ nó đơn giản.

Không Chặn Chữ ký

Không khó để thiết lập khối chữ ký tự động trong hầu hết các hệ thống email. Nó không phải là phức tạp, và ý kiến ​​khác nhau như thế nào bao nhiêu thông tin để bao gồm trong một khối chữ ký. Một số luật sư chuyển các chân trang email của họ thành các quảng cáo mini đi kèm trong mỗi email, trong khi một số khác chỉ thực hiện một cách tiếp cận rất tối giản với tên và địa chỉ email hoặc số điện thoại của họ.

Hầu hết đưa ra một số thông báo bảo mật hoặc tuyên bố từ chối trách nhiệm pháp lý ở cuối chân trang. Tất cả những điều này là chấp nhận được chấp nhận của một khối chữ ký email. Điều không thể chấp nhận là gửi email không xác định người gửi. Người nhận email không phải đoán người gửi email. Luật sư nên xác định rõ ràng mình trong mọi giao tiếp mà họ gửi đi, và nếu luật sư thông minh thì email sẽ bao gồm cả thông báo về sự riêng tư.

Viết email trong khi tức giận

Một trong những lợi ích của hệ thống gửi thư cũ cho mọi người là có khoảng thời gian "làm mát" được xây dựng trong khoảng thời gian giữa khi một bức thư được viết và khi nó sẽ thực sự đi ra ngoài cho người nhận.Nếu luật sư tự đánh chữ, vẫn có thể ngồi quanh bàn trong vài giờ trước khi đến bưu điện. Nếu nó đã được dictated, bởi thời gian thư ký đã hoàn thành gõ nó lên luật sư có thể đã nhận được hơn những gì làm cho anh ta tức giận ở nơi đầu tiên.

Sự bảo vệ đó không tồn tại trong email. Với một email, luật sư có thể kích hoạt một sự tức giận tức giận trong vài giây gây ra sự tức giận. 99. 99% thời gian này sẽ là một ý tưởng tồi. Không ai nghĩ rằng rõ ràng nhất khi bị thúc đẩy bởi sự tức giận. Hãy làm cái gì đó khác và quay lại vấn đề vi phạm sau đó khi một số cơn giận đã tan rã.

Nó có thể làm cho sự khác biệt giữa giữ hoặc mất khách hàng, bạn bè, và tiền bạc.

Không Đáp ứng kịp thời

Một số luật sư cảm thấy rằng "quy tắc 5 ngày" cũ để đáp ứng thư từ kinh doanh cũng áp dụng cho email. Nó không. Bất kể nó có bất tiện như thế nào, thực tế là mọi người mong đợi đáp ứng nhanh hơn với email hơn là gửi thư qua thư. Nếu khách hàng hoặc luật sư khác gửi email, hãy cố gắng trả lời trong vòng 24 giờ nếu có thể. Nếu đó là một vấn đề phức tạp mà không thể được chú ý đúng vào lúc này, ít nhất là gửi một sự thừa nhận và để cho người biết khi nào mong đợi một phản ứng. Hầu hết các khách hàng sẽ đánh giá cao một thông điệp thân thiện rằng email đã được nhận và sẽ được đáp lại trong tương lai gần. Khi đối mặt với sự im lặng, khách hàng vẫn còn suy nghĩ về việc liệu luật sư thậm chí còn nhận được email, dù là một phản hồi hay không, hoặc những mối quan ngại của khách hàng đơn giản chỉ là bị bỏ qua.

Người nhận sai trong trường Đến

Một trong những điều tuyệt vời về chức năng tự động hoàn tất trên hệ thống email là nó cho phép các luật sư tìm địa chỉ email của khách hàng hoặc đồng nghiệp của họ nhanh hơn. Một trong những rủi ro của chức năng tự động hoàn tất là một luật sư không cẩn thận có thể gửi email đến người không đúng. Trong một số trường hợp, điều này có thể không chỉ là sự xấu hổ nhỏ nhặt, nhưng trong một số trường hợp, nó có thể gây ra sự cẩu thả của nghề nghiệp. Đừng vô tình e-mail truyền thông khách hàng bí mật để chống lại tư vấn hoặc thậm chí cho khách hàng khác.

Sử dụng tùy chọn "Trả lời Tất cả".

Luật sư phản đối gửi email cho bạn với đề xuất hoặc khẳng định vị trí của mình về một vấn đề. Bạn chuyển tiếp email cho các luật sư khác trong công ty của bạn liên quan đến vụ án để thảo luận về vấn đề này. Chẳng bao lâu nút "trả lời tất cả" đang được sử dụng tự do, không ai nhận thấy rằng luật sư phản đối đang được sao chép vào cuộc thảo luận nội bộ tại công ty của bạn. Nó xảy ra. Nếu bạn muốn chuyển tiếp email để thảo luận, hãy tách thông tin của người gửi trước khi chuyển tiếp. Và, bất cứ khi nào sử dụng tùy chọn Trả lời Tất cả, kiểm tra từng địa chỉ email trong danh sách người nhận trước khi nhấn gửi đi.

8. Đường chủ đề không rõ nét.

Hãy nhớ rằng mọi thứ được gửi cho luật sư khác trong email có thể được chuyển tiếp đến bất kỳ ai khác. Hãy suy nghĩ hai lần trước khi sử dụng các chủ đề như "khách hàng ngu xuẩn của tôi" hoặc "lệnh của thẩm phán ngu ngốc."Một người không bao giờ biết được nơi mà một bản sao của email đó có thể được hạ cánh.Ngoài ra, đừng để các dòng tiêu đề trống, vì có thể gây ra một luật sư khác không nhận thấy có một email về trường hợp của bạn. Một chủ đề đơn giản của" trường hợp Parkerson "hoặc "Mặc dù" khách hàng ngốc nghếch "có thể là mô tả chính xác nhất về nội dung của email, nhưng đó là sự lựa chọn không tốt cho dòng chủ đề 999. 9. Theo dõi giọng nói của bạn - và đừng hiểu lầm người khác. Khi người ta nói chuyện với nhau, khuôn mặt và giọng nói thường làm cho mục đích của một người rõ ràng hơn. giọng nói thường là đủ để có thể nói được khi ai đó đang mỉa mai, đùa giỡn hay nghiêm trọng Nhưng trong email, rất dễ gây hiểu nhầm là dễ hiểu sai lệch ý của một người nào đó Nhiều người bạn đã bị một người hiểu sai về ý định của người khác trong câu nói một email và với các luật sư đã từng tranh cãi với ea ch khác, thì thật dễ dàng để một luật sư nhanh chóng cho rằng người kia đang thù địch hay thô lỗ.

Như đã thảo luận trong phần "viết email khi tức giận", hãy dành vài phút để làm mát trước khi gửi phản hồi đến email của thằng ngốc đó.

Sau một giờ trôi qua, bạn có thể nhận ra rằng bạn hoàn toàn sai lệch nó ở nơi đầu tiên. Không có phản ứng kích hoạt tóc cho các câu nói được gửi bằng email và không phản hồi cho đến khi nào có thể người gửi có ý định khác với lần đầu tiên xuất hiện. Nếu có vẻ như một tuyên bố có thể được đọc theo nhiều cách, và một trong những cách đó là không gây khó chịu, hãy thử cho người gửi lợi ích của nghi ngờ trước khi cắt đầu bằng một thư điện tử chết người. Có các lỗi email khác của luật sư nên đã đưa ra danh sách Top 10? Hãy cho chúng tôi biết về nó trong Diễn đàn.