Tài khoản Luật sư Tín dụng chung (IOLTA) Sai lầm

Việc quản lý tài khoản không trung thực có thể gây hậu quả khủng khiếp đối với sự nghiệp của một luật sư, thậm chí đôi khi đến mức disbarment. Tuy nhiên, các trường luật đã làm một công việc cực kỳ về đào tạo luật sinh viên về cách xử lý một tài khoản tin tưởng IOLTA. Bên ngoài thảo luận về chủ đề này ở mức độ lý thuyết một ngày trong lớp đạo đức của trường luật, hầu hết các luật sư nhận được ít hoặc không được đào tạo về cách quản lý một tài khoản tin cậy trước khi mở một của riêng mình.

Mặc dù có nhiều cách để các tài khoản tin tưởng bị quản lý kém nhưng có ba sai lầm thường gặp của các luật sư trong quản lý tài khoản IOLTA của họ.

1. "Vay" tiền từ tài khoản ủy thác.

Không có cách hợp pháp để mượn từ tài khoản ủy thác. Đôi khi các luật sư sử dụng các quỹ tài khoản tín thác trước khi họ có quyền làm như vậy, trong khi trong những tình huống khác họ sử dụng các quỹ mà họ sẽ không bao giờ có được quyền sử dụng. Một cách tiếp cận mở ra cánh cửa cho luật sư gặp rắc rối nghiêm trọng.

Có hai cách để vay mượn không chính xác từ tài khoản tín thác xảy ra:

(a) Luật sư nhận khoản tiền tài khoản ủy thác trước khi kiếm được.

Điều này thường xảy ra khi luật sư có vấn đề về dòng tiền mặt. Trong trường hợp này, luật sư đã nhận được một nhân viên lưu giữ mà anh ta có (hy vọng) đặt vào tài khoản tín thác, và luật sư sẽ được quyền trả tiền đó cho bản thân mình khi công việc hoàn thành.

Tuy nhiên, luật sư sẽ không hoàn thành công việc trước khi phải trả một khoản chi phí khổng lồ - tiền lương, tiền thuê văn phòng, chi phí được nâng cao trong trường hợp có lệ phí, vv. mất nhiều hơn từ sự tin tưởng hơn người đó thực sự có quyền lấy từ tài khoản tín thác tại thời điểm đó trong trường hợp.

(b) Luật sư vay tiền từ các quỹ của khách hàng với ý định đưa nó trở lại

. Khi các vấn đề về dòng tiền đổ vào những vấn đề tài chính trầm trọng hơn, và luật sư có hàng ngàn đô la trong quỹ khách hàng đang ngồi trong một tài khoản tín thác, một số có thể không chịu trả tiền vay từ tài khoản tín thác để ở lại. Các luật sư có thể hợp lý hóa nó bằng cách nghĩ rằng nếu ông không thể trả các hóa đơn văn phòng sau đó ông không thể ở trong kinh doanh, và nếu ông không thể ở trong kinh doanh ông không thể chăm sóc khách hàng của mình. Vì vậy, anh ta mất một ít tiền từ tài khoản tín thác chỉ để giữ anh ta cho đến khi dòng tiền của mình được cải thiện. Luật sư có thể có mọi ý định thay thế quỹ càng sớm càng tốt, nhưng tình huống này thường là tuyết rơi và kết thúc rất tồi tệ đối với luật sư - cũng như khách hàng. (c) Trộm tài khoản tin cậy.

Tình huống này thực sự không thể gọi là vay mượn, và nó không đề cập đến các mánh khóe xảy ra đối với các công ty luật. Trong tình huống trộm cắp tài khoản tại nhà, luật sư hoặc người có quyền truy cập vào tài khoản tín thác đã đạt đến mức tham lam hay tuyệt vọng mà họ chỉ đơn giản quyết định lấy tiền mà không phải là của họ.Luật sư có vấn đề lạm dụng chất gây nghiện hoặc nghiện cờ bạc có thể đặc biệt dễ bị lỗi này, nhưng những lần khác vì điều đó không rõ ràng. Nếu do luật sư cam kết, lỗi tài khoản tin tưởng này là một trong những điều có nhiều khả năng chấm dứt sự nghiệp luật sư. Nhưng ngay cả khi nó được thực hiện bởi một paralegal hoặc một người kế toán, luật sư vẫn là một trong những trên móc để trả lại tiền.

2. Đóng quỹ luật sư với tiền của khách hàng.

Sai lầm lớn thứ hai trong quản lý tài khoản ủy thác trust bao gồm việc chuyển các quỹ luật sư bằng tiền của khách hàng. Điều này thường phát sinh từ sự thiếu hiểu biết như thế nào một tài khoản tin tưởng là nghĩa vụ phải làm việc.

Laura A. Calloway, chuyên gia tư vấn về quản lý luật tại Alabama State Bar, cho biết: "Nhiều luật sư không hiểu điều gì và không có trong tài khoản tín nhiệm. Một số điều hành mọi thứ, bao gồm các khoản thu tin tưởng, sử dụng nó như là một tạp chí chung cho các công ty của họ, những người khác giữ các "người giữ lại" mà không có sự hiểu biết rằng, ít nhất trong một số khu vực pháp lý như Alabama, không có điều gì như là một người giữ lại không hoàn lại

không nên đặt cọc vào công việc trong tương lai để tin tưởng như họ nên, đặc biệt nếu họ cần nó để giữ cho ánh sáng trên. "

Một số cách phổ biến các luật sư đồng tiền của họ với các quỹ khách hàng bao gồm:

Một kiểm tra cho hai mục đích

. Một luật sư nói với khách hàng rằng lệ phí pháp lý sẽ là $ 1 000 và lệ phí nộp đơn của tòa sẽ là $ 200, vì vậy khách hàng viết cho luật sư một tấm séc với giá $ 1, 200. Một số luật sư sẽ đưa toàn bộ chi phiếu vào tài khoản kinh doanh vì hầu hết tiền bạc là sẽ đến luật sư anyway. Tuy nhiên, các quy tắc về hiệp hội luật sư yêu cầu kiểm tra chuyển vào tài khoản ủy thác, ngay cả khi luật sư được hưởng toàn bộ phí luật sư ngay vì phần lệ phí nộp hồ sơ của tờ séc đó phải được giữ kín. (b) Các quỹ cá nhân được giữ kín với ngân quỹ của khách hàng

. Một số hiệp hội luật sư tiểu bang cấm các luật sư không có bất kỳ khoản tiền cá nhân nào trong tài khoản ủy thác, trong khi một số khác cho phép các luật sư giữ một khoản nhỏ trong tài khoản để trang trải các chi phí liên quan đến hoạt động tài khoản (mặc dù thực tiễn được đề nghị là phải khấu trừ tất cả tài khoản kinh doanh). Nhưng không nơi nào là một luật sư được phép sử dụng tài khoản ủy thác như một tài khoản điều hành, tài khoản tiết kiệm, hoặc nơi cất giấu tài sản. Đôi khi các luật sư chỉ đơn giản không hiểu rằng họ không thể trả các khoản tiền như chi phí văn phòng của họ trực tiếp từ tài khoản tín thác, ngay cả khi các tờ séc được ghi ra khỏi số tiền đã kiếm được. Các luật sư lần khác cố ý lạm dụng tài khoản tín thác như là một cách để giấu tài sản. Ví dụ, Calloway nói rằng cô đã thấy các luật sư đưa các khoản tiền cá nhân vào tài khoản tín thác để tránh thuế IRS cho các khoản thuế trở lại. Đây là vi phạm đạo đức rõ ràng.

(c) Không loại bỏ các khoản phí hoặc lệ phí thu được từ tài khoản ủy thác

. Calloway nói rằng cô đã nhìn thấy một số luật sư sử dụng tài khoản tin cậy của họ như một tài khoản tiết kiệm mưa ngày.Thay vì loại bỏ tất cả các lệ phí sau khi họ đã kiếm được, luật sư trì hoãn việc lấy tiền từ quỹ tín thác để giảm nguy cơ chi tiêu. Calloway nói rằng đây là một hành vi kinh doanh xấu cũng như vi phạm đạo đức. Mặc dù quỹ IOLTA của tiểu bang có thể được hưởng lợi từ thu nhập lãi, nhưng luật sư nên chuyển tiền vào tài khoản kinh doanh hoặc quỹ tiết kiệm. 3. Không theo dõi đúng quỹ của khách hàng.

Cách thứ ba mà các luật sư vứt bỏ các tài khoản tin tưởng của họ là không lưu giữ hồ sơ chi tiết về các giao dịch tài khoản tin cậy của mỗi khách hàng. Có một số cách mà luật sư thực hiện sai lầm này.

(a) Không đặt tên khách hàng vào kiểm tra tài khoản tín thác.

Mặc dù hầu hết các luật sư giỏi về giữ bản sao kiểm tra tài khoản tín dụng của họ, nhưng không phải tất cả đều nhớ rằng họ nên ghi lại tên hoặc số hồ sơ của khách hàng trên mỗi lần kiểm tra khi phát hành. Mặc dù có thể nhớ dễ dàng tại sao một tờ séc đã được viết cách đây một tháng, có thể khó nhớ tại sao nó được viết một năm kể từ bây giờ. Các luật sư nghĩ rằng họ sẽ không bao giờ có vấn đề khi tìm ra những gì trong các tài khoản tin cậy của họ nên xem xét tác động của các sự kiện thảm khốc hoặc thiên tai. Mặc dù điều này không xảy ra thường xuyên, đôi khi các văn phòng luật sư và tất cả hồ sơ của họ bị phá hủy. Một ngọn lửa có thể làm cháy các tập tin giấy khá nhanh chóng, cũng như phá hủy các ổ đĩa cứng máy tính. Một cơn bão hoặc một cơn lốc xoáy có thể phân tán hồ sơ thanh toán hàng dặm. Những điều này xảy ra với luật sư. Nếu một luật sư cần phải xây dựng lại hồ sơ tài khoản ủy thác của công ty bằng cách sử dụng các bản sao kê ngân hàng và các bản sao của séc cũ đã được lệnh từ ngân hàng, công việc sẽ hầu như không thể được trừ khi những tờ séc đó cho biết tiền của bạn đang được sử dụng trong giao dịch.

(b) Không phải giữ sổ cái riêng cho từng khách hàng.

Đôi khi luật sư nghĩ rằng họ có thể theo dõi được sự cân bằng trong tài khoản của mỗi khách hàng trong đầu họ. Tại một số điểm, họ không thể. Và thậm chí nếu họ có thể, điều gì sẽ xảy ra với các tài khoản khách hàng đó nếu xảy ra chuyện gì với luật sư?

Calloway mô tả một tình huống mà cô gặp phải nơi luật sư giữ hai tài khoản tín nhiệm. Anh ta sẽ sử dụng một tài khoản tin cậy trong một tháng, và chuyển sang tài khoản tin cậy khác trong tháng tới. Niềm tin của ông là bằng cách để mỗi tài khoản đạt được một số dư bằng không trong tháng nó đã được sử dụng, ông sẽ không phải giữ sổ cái tin cá nhân về số tiền còn lại trong tài khoản. Anh ấy đã sai lầm. Quy tắc đạo đức đòi hỏi phải giữ một bảng cân đối trên mỗi khách hàng để có thể xác định được các khoản tiền cụ thể của khách hàng.

Để tuân thủ các yêu cầu của hiệp hội luật sư, luật sư phải lưu giữ hồ sơ ghi lại số tiền mà mỗi khách hàng tin tưởng vào bất kỳ thời điểm nào. Tiền gửi và giải ngân phải được theo dõi rõ ràng theo cách nào đó giúp dễ dàng xác định số dư tài khoản tín dụng của khách hàng. Nếu không, sẽ khá dễ dàng cho một khách hàng của tiền để có được chi tiêu vào trường hợp của khách hàng khác.

(c) Không cân đối cân bằng khách hàng cá nhân với tài khoản tổng thể.

Luật sư nên không chỉ đảm bảo rằng tài khoản tin cậy tổng thể của họ được cân bằng vào cuối tháng, và cũng không nên đảm bảo rằng mỗi tài khoản khách hàng riêng lẻ đều được cân bằng. So sánh cả hai và cân bằng chúng với nhau. So sánh số dư tổng thể đôi khi sẽ phát hiện ra một lỗi kế toán được thực hiện trên một tài khoản cá nhân, nơi séc hoặc tiền gửi đã bị bỏ qua. Bước này đơn giản đôi khi sẽ bắt lỗi có thể dẫn đến kiểm tra trương mục tin cậy bị trả lại. Tìm sự trợ giúp

Một số luật sư nhận ra các tài khoản tin cậy của họ đã được khắc phục, nhưng họ không biết cách khắc phục vấn đề. Một giải pháp là liên lạc với một cố vấn quản lý thực hành pháp luật. Nhiều hiệp hội luật sư bang hiện cung cấp tư vấn quản lý luật miễn phí cho các thành viên hiệp hội luật sư của họ, và một số cố vấn quản lý tư vấn luật tư nhân cũng cung cấp dịch vụ của họ với mức phí.

Một số luật sư có thể sợ thảo luận về tình hình tài khoản tín thác của họ với bất kỳ luật sư nào, đặc biệt là với luật sư làm việc cho liên đoàn thanh tra tiểu bang vì yêu cầu báo cáo bắt buộc đối với vi phạm đạo đức. Tuy nhiên, ở nhiều bang, các quy tắc về hành vi chuyên nghiệp hiện nay đã loại trừ chuyên gia tư vấn quản lý pháp luật của họ khỏi báo cáo những vấn đề đó với ban đạo đức của họ. Nerino J. Petro, Cố vấn Quản lý Thực hành Chương trình Hỗ trợ Quản lý Văn phòng Luật sư của Bang Bar of Wisconsin, lưu ý rằng mặc dù các quy định khác nhau giữa các tiểu bang, một số tiểu bang như Wisconsin đã thực hiện các quy tắc cấp bảo mật cho luật sư nhờ giúp đỡ từ thanh trạng thái chương trình hỗ trợ quản lý văn phòng luật sư (LOMAP).

Quản lý tài khoản ủy thác một cách hợp lý có thể là một rắc rối, nhưng việc mất giấy phép luật đối với việc lưu trữ hồ sơ cẩu thả thậm chí còn tồi tệ hơn. Các luật sư đang gặp khó khăn trong việc quản lý tài khoản tín thác của họ nên giải quyết ngay vấn đề bằng cách nhờ giúp đỡ từ một kế toán viên đủ tiêu chuẩn hoặc từ một chuyên gia tư vấn về quản lý luật.