Các lỗi thông thường trong Mẫu điền W-2

Các lỗi phổ biến trong mẫu hoàn chỉnh W-2

Được cảnh báo trước là forearment. Trước khi bạn gửi mẫu W-2 cho nhân viên và nộp các mẫu này cho Cục An sinh Xã hội (cùng với mẫu chuyển W-3), hãy xem xét các lỗi phổ biến này để tránh các vấn đề.

Nộp mẫu W-2 Cuối

Bắt đầu từ năm thuế năm 2016, thời hạn nộp đơn cho mẫu W-2 (và 1099 mẫu) đã được dời lên đến 31 tháng 1. Vì vậy mẫu W-2 năm 2017 của bạn cho nhân viên phải phải nộp cho Cục An sinh Xã hội chậm nhất là ngày 31 tháng 1 năm 2018.

Có những hình phạt đối với việc nộp đơn muộn. Đọc thêm về thời hạn mới cho mẫu W-2 và 1099.

Sử dụng Mẫu W-2 của Năm Không đúng năm

Sử dụng mẫu W-2 cho năm mà thu nhập phải đóng thuế, chứ không phải năm bạn nộp đơn. Ví dụ: mức lương nhân viên vào năm 2015, sử dụng mẫu W-2 năm 2016; mẫu đơn này sẽ được trao cho nhân viên và nộp cho Cơ quan An sinh Xã hội vào năm 2017.

Thiếu thời hạn nộp đơn. Bạn phải cung cấp mẫu W-2 cho nhân viên chậm nhất vào cuối tháng 1, và bạn phải nộp các mẫu này cho Cục An sinh Xã hội muộn nhất là vào cuối tháng hai. Hạn chót thay đổi mỗi năm tùy thuộc vào thời điểm ngày rơi vào lịch. Nếu thời hạn vào cuối tuần hoặc ngày lễ, ngày chuyển sang ngày làm việc tiếp theo. Đây là thời hạn chính xác cho các khoản thuế thu nhập cuối năm cho năm hiện tại.

Không sử dụng Mẫu W-2 được chấp thuận

Bạn không thể tải mẫu W-2, sao chép và sử dụng.

Màu đỏ trên A là một mực đặc biệt. Bạn phải nhận được các mẫu đã được chấp thuận, từ một công ty cung cấp văn phòng, IRS, hoặc từ một công ty phần mềm. Đọc thêm về nơi bạn có thể nhận được các mẫu W-2 được chấp thuận.

Không chấm dứt An Sinh Xã Hội Chiếm giữ

Khoản khấu trừ Bảo hiểm Xã hội phải được chấm dứt với mức lương tối đa của An Sinh Xã Hội cho mỗi năm.

(Điều này thay đổi tối đa trong hầu hết các năm để phản ánh chi phí sinh hoạt) Mặc dù đây không phải là lỗi W-2, điều này rất phổ biến và sẽ khiến bạn phải báo cáo về mức lương An Sinh Xã Hội cho nhân viên. Sau đó, bạn phải trả lại phần vượt quá cho nhân viên và sửa cả W-2 và Form 941, bảng lương và báo cáo thuế hàng quý cho bất kỳ khu nào phản ánh sự dư thừa. Ví dụ, nếu nhân viên đạt mức tối đa về khoản khấu trừ của An sinh Xã hội vào tháng Chín, bạn phải thay đổi Mẫu 941 cho quý thứ ba.

Gửi Mẫu W-2 đến IRS

Các mẫu An Sinh Xã Hội phải được trao cho nhân viên vào cuối tháng Một và nộp cho Cục An sinh Xã hội vào cuối tháng Hai, cùng với mẫu chuyển W-3, tích lũy mọi thông tin từ tất cả các W-2.

Không nhận được sự miễn từ IRS vì Không E-fling

Người sử dụng lao động nộp 250 mẫu W-2 trở lên phải được miễn trừ nếu họ không muốn nộp hồ sơ điện tử.Đọc thêm về cách thức xin miễn từ việc nộp đơn W-2 bằng điện tử (PDF).

Các lỗi hình thức phổ biến nhất trên mẫu W-2

Các lỗi dạng phổ biến nhất đối với các mẫu W-2 bao gồm:

• Không bao gồm thập phân và xu với số tiền
• Không sử dụng mực đen quá nhẹ)
• Làm các mục quá lớn hoặc quá nhỏ. IRS gợi ý bạn sử dụng 12 pt. Phông chữ Courier cho việc in W-2.
• Tên nhân viên định dạng sai. Tên và tên đệm của nhân viên đi vào hộp đầu tiên, tên họ của nhân viên đi vào hộp thứ hai, và bất kỳ hậu tố (như "Jr.") sẽ vào hộp thứ ba.

Sử dụng phần mềm tài chính có thể giúp bạn tránh được nhiều lỗi này trên các biểu mẫu W-2, đặc biệt là lỗi của mẫu và phần mềm của bạn có thể cảnh báo bạn khi bạn đạt đến mức lương tối đa của An Sinh Xã Hội. Xem bài viết này về các chương trình phần mềm kế toán năm 2012 của Rosemary Peavler, Hướng dẫn về Tài chính Doanh nghiệp, tập trung vào các chương trình bao gồm các chức năng biên chế.

Cách sửa Mẫu W-2

Bạn phải cung cấp mẫu W-2 cho mỗi nhân viên vào cuối tháng Giêng mỗi năm (cho năm trước), nhưng bạn không cần phải nộp các mẫu đơn này cho Cục Quản lý An sinh Xã hội (SSA) cho đến cuối tháng Hai. Sự chậm trễ này cung cấp thời gian để sửa lỗi.

Nếu bạn có thể sửa lỗi trước khi nộp đơn với SSA, chỉ cần thực hiện chỉnh sửa và gửi mẫu đã sửa.

Nếu bạn thấy lỗi sau khi đã nộp cho SSA, bạn phải gửi một W-2 sửa chữa cùng với một mẫu chuyển khoản được sửa đổi W-3c).

Đọc thêm chi tiết về cách sửa đổi mẫu W-2, sau khi bạn đã nộp nó cho An Sinh Xã Hội.