Danh sách các kỹ năng văn thư và các ví dụ

Công việc văn thư liên quan đến việc đảm bảo một văn phòng hoạt động trôi chảy. Nó bao gồm các công việc hàng ngày của một văn phòng, chẳng hạn như trả lời điện thoại, lập kế hoạch cuộc hẹn, làm cho fax và nộp các tài liệu.

Kỹ năng văn thư rất hữu ích cho hầu hết mọi người làm việc trong văn phòng. Hầu hết các nhân viên cần làm ít nhất một số công việc văn thư, vì vậy những kỹ năng này có thể có ích cho hầu hết mọi người.

Thư ký văn phòng và thư ký cần phải có kỹ năng văn thư đặc biệt mạnh mẽ.

Các vị trí này liên quan đến phần lớn các nhiệm vụ hàng ngày của văn phòng.

Trong khi một số người sử dụng các chức danh này thay cho nhau, nhân viên văn phòng và thư ký thực sự khác với các trợ lý hành chính. Trợ lý hành chính thường cần bằng cao đẳng, và có nhiều trách nhiệm hơn, bao gồm các dự án dẫn đầu và đôi khi thậm chí quản lý đội.

Ngược lại, thư ký và thư ký thường không cần giáo dục rộng rãi vượt quá trình độ trung học (mặc dù có các chương trình giáo dục đại học tập trung vào công việc thư ký và thư ký). Họ quản lý hoạt động hàng ngày của một văn phòng, nhưng nói chung không có trách nhiệm quản lý.

Thư ký và Thư ký làm việc trong nhiều ngành khác nhau, bao gồm tài chính, kinh doanh, y học, chính phủ, luật pháp, và nhiều hơn nữa. Một số vị trí này đòi hỏi kỹ năng cụ thể. Tuy nhiên, có những kỹ năng cơ bản cần thiết cho hầu hết các vị trí văn thư.

Đọc dưới đây để có danh sách các kỹ năng văn thư mà nhà tuyển dụng tìm kiếm trong các ứng viên cho việc làm. Bao gồm một danh sách chi tiết của năm kỹ năng văn thư quan trọng nhất, cũng như một danh sách dài hơn các kỹ năng văn thư thậm chí nhiều hơn nữa.

Cách sử dụng danh sách các kỹ năng

Bạn có thể sử dụng các danh sách kỹ năng này trong quá trình tìm kiếm việc làm của bạn.

Thứ nhất, bạn có thể sử dụng các từ kỹ năng này trong lý lịch của bạn. Trong mô tả về lịch sử công việc của bạn, bạn có thể muốn sử dụng một số từ khóa này.

Thứ hai, bạn có thể sử dụng chúng trong thư giới thiệu của bạn. Trong bức thư của bạn, bạn có thể đề cập đến một hoặc hai kỹ năng này, và đưa ra một ví dụ cụ thể về thời gian khi bạn chứng minh những kỹ năng đó trong công việc.

Cuối cùng, bạn có thể sử dụng các từ kỹ năng này trong cuộc phỏng vấn. Hãy chắc chắn rằng bạn có ít nhất một ví dụ cho một thời gian bạn chứng minh mỗi trong năm kỹ năng hàng đầu được liệt kê ở đây.

Dĩ nhiên, mỗi công việc sẽ đòi hỏi những kỹ năng và kinh nghiệm khác nhau, do đó hãy chắc chắn rằng bạn đọc cẩn thận bản mô tả công việc và tập trung vào các kỹ năng mà nhà tuyển dụng liệt kê.

Cũng xem lại danh sách các kỹ năng khác được liệt kê theo công việc và theo loại kỹ năng.

Năm kỹ năng văn thư hàng đầu

Chú ý đến chi tiết
Công việc thư ký liên quan đến việc chú ý đến các chi tiết hằng ngày của văn phòng - những điều người khác có thể bỏ qua, chẳng hạn như trả lời và theo dõi email, theo dõi các cuộc hẹn , và hơn thế nữa.Một thư ký hoặc thư ký cần phải có khả năng tập trung vào những chi tiết này, và không để cho bất cứ điều gì trượt qua các vết nứt.

Truyền thông
Nhân viên văn thư cần có kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và miệng tốt. Họ thường trả lời điện thoại, viết ghi nhớ, gửi email, chào đón khách hàng và khách hàng.

Do đó họ cần phải có khả năng nói và viết rõ ràng và hiệu quả. Họ cần truyền đạt thông tin theo một cách dễ hiểu.

Kỹ năng máy tính Trong ngày và tuổi tác, kỹ năng máy tính là rất quan trọng đối với bất kỳ công việc văn thư nào. Thư ký và thư ký cần phải là người đánh máy nhanh và chính xác. Họ cũng thường phải thực hiện một số mục nhập dữ liệu, vì vậy họ nên quen thuộc với Excel và các phần mềm nhập dữ liệu khác. Họ cũng nên làm quen với các phần mềm Microsoft Office khác, chẳng hạn như Word và PowerPoint. Bất kỳ kỹ năng máy tính bổ sung, chẳng hạn như khả năng thiết kế hoặc chỉnh sửa các trang web, sẽ được coi là một cộng lớn.
Số

Nhiều công việc văn thư liên quan đến tính toán. Một số nhân viên phụ trách, đến một mức độ, kế toán và / hoặc kế toán cho một công ty. Điều này đòi hỏi kỹ năng tính toán. Khả năng tính tiền một cách nhanh chóng chắc chắn là chất lượng tốt trong thư ký hoặc thư ký.
Tổ chức

Thư ký và Thư ký phải được tổ chức. Họ có trách nhiệm đảm bảo rằng văn phòng hoạt động trơn tru. Điều này liên quan đến việc theo dõi lịch trình của người sử dụng lao động, trả lời email và cuộc gọi điện thoại, và duy trì các tệp tin. Tất cả những điều này đòi hỏi nhiều kỹ năng tổ chức.
Danh sách kỹ năng thư ký

Dưới đây là danh sách chi tiết các kỹ năng văn thư, bao gồm những kỹ năng được mô tả ở trên.

Tính toán

Phân tích

• Trả lời điện thoại
• Chú ý đến chi tiết
• Lập hóa đơn
• Lập sổ sách
• Lập ngân sách
• Truyền thông < Nhập dữ liệu
• Quản lý dữ liệu
• Cơ sở dữ liệu lưu động
• Quyết định
• Gửi thư
• Độ tin cậy
• Các kỹ năng máy tính
• Bảo mật
• Tương ứng
• Máy tính để bàn xuất bản
• E - O
• Hiệu quả
• Email
• Chi phí
• Gửi fax
• Lưu trữ

Linh hoạt

• Phía trước
• Interpersonal
• Tổ chức các chuyến đi
• Quản lý
• Microsoft Office
• Đa nhiệm
• Đánh số
• Máy văn phòng
• Giao tiếp bằng miệng
• Tổ chức
• Giám sát
• P - Z
• Xử lý vấn đề
• Xử lý
• Xử lý lỗi
• Lý trí
• Lưu giữ hồ sơ
• Xử lý văn bản
• Nhu cầu vật chất (đứng, nâng, kéo)

> Lập lịch hẹn

• Gửi và nhận fax
• S
• Xử lý văn bản
• Viết
• Các danh sách các kỹ năng liên quan:
• Kỹ năng hành chính |
• Bảng tính
• Làm việc theo nhóm
• Công nghệ
• Quản lý thời gian
• Kỹ năng Quản lý văn phòng | Kỹ năng Tiếp Tân | Kỹ năng Trợ lý Cá nhân | Kỹ năng Máy tính | Kỹ năng Trợ lý Quản lý | Kỹ năng Trợ lý Văn phòng