Loại hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán thu thập và xử lý số liệu giao dịch và thông tin tài chính cho các bên liên quan. Có rất nhiều loại hệ thống thông tin kế toán, và kết quả là chúng rất khác nhau. Một số yếu tố ảnh hưởng đến các hệ thống này như loại hình kinh doanh, quy mô doanh nghiệp, khối lượng dữ liệu, loại nhu cầu quản lý dữ liệu và các yếu tố khác.

Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử (EDP) Hầu hết các doanh nghiệp, ngoại trừ các hệ thống máy vi tính nhỏ nhất, sử dụng, còn gọi là hệ thống xử lý dữ liệu điện tử (EDP).

Các hệ thống này xử lý mọi bước trong quá trình kế toán từ ghi nhận giao dịch tài chính để chuẩn bị báo cáo tài chính. Các doanh nghiệp liên tục cải tiến công nghệ hệ thống để duy trì tính cạnh tranh và tuân thủ Đạo luật Sarbanes-Oxley năm 2002. Ngay cả những doanh nghiệp nhỏ nhất cũng có thể chọn sử dụng các hệ thống như Quickbooks.

Để hiểu các hệ thống thông tin kế toán hoạt động như thế nào, bạn phải hiểu các thuật ngữ kế toán cơ bản "các giao dịch kinh doanh" và "các quy trình nghiệp vụ". Quan trọng nhất, bạn cần phải hiểu các giao dịch và quy trình kinh doanh cùng nhau tạo ra các báo cáo tài chính như thế nào. Đối với hệ thống thông tin kế toán, giao dịch kinh doanh có thể được chia thành nhiều loại quy trình nghiệp vụ:

1. Các quy trình, hệ thống và kiểm soát doanh thu và thu nhập

Các giao dịch kinh doanh thuộc các quy trình kinh doanh này là khối lượng lớn giao dịch hàng ngày, thu nhập và giao dịch thu tiền mặt.

2. Các quy trình chi tiêu và trả lại, hệ thống và kiểm soát

Các giao dịch kinh doanh thuộc các quy trình kinh doanh này là các khoản chi tiêu lớn, lợi nhuận và các giao dịch rút tiền mặt. Các khoản thanh toán và giao dịch mua tài sản cố định cũng thuộc loại này.

3. Các quy trình chuyển đổi, hệ thống và kiểm soát

Các giao dịch kinh doanh thuộc loại này là nguyên vật liệu và các giao dịch trong quá trình làm việc.

4. Các quy trình, hệ thống và kiểm soát hành chính

Các giao dịch kinh doanh là hành chính là đầu tư, vay mượn, và các giao dịch vốn.

Tất cả các giao dịch kinh doanh này sẽ tạo ra các tài khoản T được thiết lập trong các quy trình, hệ thống, và kiểm soát của General Ledger. Từ sổ cái chung, cả báo cáo tài chính nội bộ và bên ngoài đều được xây dựng. Báo cáo tài chính nội bộ có thể là lịch trình lão hóa cho các khoản phải thu hoặc báo cáo tình trạng hàng tồn kho bán hàng. Các báo cáo tài chính bên ngoài sẽ là báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Các loại hệ thống thông tin kế toán

Có nhiều loại hoặc loại hệ thống thông tin kế toán. Những gì một công ty kinh doanh sử dụng phụ thuộc vào loại hình kinh doanh, quy mô kinh doanh, nhu cầu kinh doanh và sự tinh tế của doanh nghiệp:

Hệ thống thủ công

Hệ thống thông tin kế toán thủ công được sử dụng chủ yếu bởi các doanh nghiệp rất nhỏ và các doanh nghiệp tại nhà. Nếu một hệ thống là hoàn toàn bằng tay, nó sẽ yêu cầu những điều sau đây: các tài liệu nguồn, sổ cái chung, tạp chí tổng hợp và các tạp chí chuyên biệt hoặc các tạp chí phụ mà bạn có thể cần.

Hệ thống kế thừa

Các hệ thống kế thừa thường có trong các doanh nghiệp hiện tại và được sử dụng trước khi công nghệ thông tin trở nên tinh vi như hiện nay. Mặc dù các hệ thống kế thừa có vẻ như đã lỗi thời nhưng chúng có một số lợi thế nhất định đối với công ty. Chúng chứa dữ liệu lịch sử có giá trị về công ty. Các nhân viên công ty có xu hướng biết cách sử dụng hệ thống và hiểu nó. Một hệ thống kế thừa thường được tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của từng công ty. Bạn sẽ không tìm thấy loại tuỳ chỉnh này trong gói phần mềm kế toán chung.

Thật không may, các hệ thống kế thừa cũng có nhược điểm đáng kể. Thông thường, họ không có tài liệu. Thông thường khó tìm các bộ phận thay thế vì phần cứng và phần mềm có thể trở nên lỗi thời. Ngay cả ngôn ngữ máy tính mà các hệ thống kế thừa sử dụng thường là một ngôn ngữ cũ.

Hầu hết các hệ thống kế thừa đã được xây dựng từ đầu.

Thay thế hệ thống cũ

Bạn có thể thay thế hoàn toàn hệ thống kế thừa bằng một hệ thống mới và được cập nhật. Đó là một giải pháp khá đắt tiền. Bạn cũng có thể cập nhật hệ thống kế thừa của mình. Bạn có thể sử dụng một thủ tục được gọi là screen scraping, đây là một kỹ thuật lấy dữ liệu được hiển thị trên màn hình máy tính và dịch nó để ứng dụng mới có thể đọc nó. Bạn cũng có thể thiết lập một hệ thống tích hợp ứng dụng doanh nghiệp. Loại hệ thống này sẽ kết nối các ứng dụng khác nhau trong hệ thống cũ của bạn, chẳng hạn như khoảng không quảng cáo, biên chế và các loại khác.

Nếu bạn là một SMB, trừ khi bạn là loại nhỏ nhất, độc nhất, bạn sẽ muốn hệ thống thông tin kế toán của bạn được cập nhật để giữ cho bạn cạnh tranh trong ngành của bạn. Có rất nhiều tùy chọn để lựa chọn.