Ngân sách Quản lý cần thiết cho người quản lý mới

Đã xuất bản 8/1/2015

Có nhiều khả năng, khi ai đó được thăng cấp chức vụ quản lý đầu tiên, đây sẽ là lần đầu tiên họ quản lý ngân sách của một bộ phận.

Hầu hết các nhà quản lý mới nhận được ít hoặc không được đào tạo chính thức về cách phát triển dự báo ngân sách, theo dõi chi phí của họ hoặc làm thế nào để thực hiện các điều chỉnh giữa năm. Họ thường được bàn giao một bảng tính hoặc báo cáo từ người quản lý của họ, hoặc phòng tài chính, và mong muốn biết làm thế nào để làm điều đó, hoặc học hỏi bằng cách thử và sai.

Trong khi "thử và sai" có thể là một cách hiệu quả để học một kỹ năng mới, sẽ tốt hơn nếu một người quản lý mới không phải gây ra nhiều lỗi đau đớn.

Đây là một số bài học rút ra từ quá trình học thử và học hỏi sai lầm của tôi, tôi tin rằng hầu hết các nhà quản lý mới sẽ được hưởng lợi từ:

Đầu tư thời gian để học ngay Từ đầu

Không có thời gian nào tốt hơn để đặt những câu hỏi "ngốc nghếch" hơn là khi bạn còn mới mẻ với cái gì đó và chưa bao giờ thực hiện nó. Tốt hơn để yêu cầu và dành thời gian học tập trước, thay vì chờ đợi cho đến khi ai đó phải chỉ ra những sai lầm của bạn. Yêu cầu thời gian từ người quản lý (hoặc người tiền nhiệm nếu bạn có thể) để xem lại triết lý cơ bản, mục tiêu bao quát, định dạng và từng chi tiết đơn hàng. Nếu tổ chức của bạn có một người tài chính, hãy yêu cầu người đó dành thời gian với bạn. Hầu hết sẽ được hãnh diện và sẵn sàng chia sẻ chuyên môn của họ. Rốt cuộc, nếu họ có thể đào tạo bạn làm thế nào để làm việc theo các chi tiết kỹ thuật của họ trước, bạn sẽ ít đau đầu cho họ sau này.

Tham gia khóa học "Tài chính và Ngân sách cho các nhà quản lý phi tài chính"

Kiểm tra với các trường kinh doanh tại trường đại học bạn, dưới "Executive Education". "Hầu hết các trường kinh doanh đều có các khóa học kéo dài từ một đến ba ngày. Trong hoặc sau khóa học, hãy dành thời gian để xem lại báo cáo thường niên của công ty và hiểu các tỷ lệ và báo cáo tài chính khác nhau.

Quản lý ngân sách của bạn giống như doanh nghiệp của bạn

Khi chúng tôi làm việc cho các tổ chức lớn, chúng tôi kết thúc để đối xử với "của công ty" tiền như nó phát triển trên cây. Nó không có, và bây giờ bạn đã làm công việc của mình như một người quản lý để sở hữu tài sản cá nhân của sở.

Trở thành cầu thủ đội

Nếu có thể, hãy xem lại ngân sách của người quản lý. Mặc dù điều quan trọng là lấy quyền sở hữu ngân sách của bạn, đơn vị của bạn là một phần của một thực thể lớn hơn. Yêu cầu quản lý của bạn cho bạn thấy nơi mà ngân sách của bạn phù hợp và hỗ trợ hình ảnh lớn, cũng như sự phụ thuộc lẫn nhau với bạn bè của bạn. Đôi khi một bộ phận khác cần tiền cho các mục tiêu có mức độ ưu tiên cao hơn của bạn. Đừng chờ đợi để được hỏi hoặc lấy nó đi - hãy chủ động và đề nghị giúp đỡ người quản lý ngang hàng của bạn. Bạn sẽ được xem là chiến lược và hợp tác.

Không chơi trò chơi ngu ngốc

Chỉ vì "mọi người làm việc đó", không có nghĩa là nó không ngu ngốc và xấu cho công ty. Một ví dụ về một trò chơi ngân sách điển hình ngu ngốc mà các nhà quản lý chơi là "sử dụng nó hoặc mất nó chi tiêu. "Đó là khi bạn đến gần cuối năm, và ngân sách của bạn đang chạy theo dự báo của bạn. Trong những năm trước, khi bạn bỏ sót, ngân sách năm tới của bạn được đặt dựa trên thực tế của năm đó.

Vì vậy, để không phải cắt giảm ngân sách lần nữa, bạn hãy đi mua sắm - mua những thứ bạn không cần hoặc không phải dự trữ trong trường hợp bạn cần nó.

Theo dõi chi phí hàng tháng của bạn và thực hiện các sửa đổi chủ động

Đừng cho rằng "ai đó" sẽ cho bạn biết khi bạn vượt ngân sách. Trên thực tế, bạn thậm chí có thể phải yêu cầu báo cáo hàng tháng hoặc theo dõi mình. Đừng chờ đợi cho đến cuối năm, khi nó là một bất ngờ (với bạn và ông chủ của bạn). Đến lúc đó, đã quá muộn để điều tra và sửa chữa. Chịu trách nhiệm giải trình, đo lường mình, và chủ động báo cáo cho người quản lý của bạn.

Hãy thông minh và tham gia nhóm của bạn

Chia sẻ ngân sách của bạn với nhóm của bạn, thậm chí có thể khiến họ tham gia vào việc thiết lập dự báo. Tham gia nhóm của bạn và giúp họ hiểu quá trình lập ngân sách tạo ra ý thức về quyền sở hữu chung và khuyến khích nhân viên của bạn tìm cách sáng tạo để quản lý chi phí.

Hãy là chiến lược

Đừng chỉ thực hiện năm ngoái và thêm 10% vào dự báo năm sau. Bắt đầu với việc phát triển một chiến lược và mục tiêu, và sau đó xác định các nguồn lực cần thiết để đạt được những mục tiêu đó. Nếu bạn yêu cầu nhiều hơn năm ngoái, sau đó chuẩn bị một trường hợp kinh doanh để biện minh cho yêu cầu của bạn để thêm kinh phí.

Không Overdo It

Trong khi quản lý ngân sách là một vai trò quan trọng cho người quản lý, đừng bao giờ để mất tài sản quan trọng nhất: nhân viên của bạn! Hãy chắc chắn rằng bạn đang dành ít nhất năm lần thời gian phát triển nhóm của bạn mà bạn đang crunching số.