Tìm hiểu chức năng của Ban Quản lý Dự án

Dự án của bạn có một Ban Dự án không? Bạn cũng có thể gọi nó là Ban chỉ đạo hoặc Ban chỉ đạo. Bài báo này đưa ra vai trò và trách nhiệm của chức năng quản trị quan trọng này.

Hãy bắt đầu bằng cách nói rằng Ban Dự án là một phần quan trọng của bất kỳ cấu trúc tổ chức của dự án. nếu bạn không có, bạn nên nói chuyện với người quản lý của bạn về việc thiết lập một.

Hội đồng dự án do chủ dự án tài trợ và thường bao gồm một số bên liên quan cao cấp khác cũng như giám đốc dự án.

Thường có từ ba đến năm người trong Ban. Họ là tất cả các bên liên quan dự án chính và những người có khả năng làm mọi việc cho dự án.

Bottom line: đó là một nhóm người gặp nhau để giúp giám sát dự án và giữ cho nó đi đúng hướng.

Các Ban Dự án được thiết lập vào đầu giai đoạn dự án và vận hành trong suốt dự án cho đến khi nó được đóng lại. Chúng ta hãy xem 4 vai trò chính của Ban Quản lý dự án.

1. Ban Quản lý Dự án Cung cấp Quản trị Nhà nước

Thứ nhất, Ban Quản lý Dự án cung cấp quản trị điều hành quan trọng. Họ đảm bảo rằng các chính sách được tôn trọng ở cấp độ doanh nghiệp và cấp độ danh mục đầu tư hoặc chương trình. Họ đưa ra sự giám sát về những gì nhóm dự án thực hiện. Họ, cùng với nhà tài trợ dự án, chịu trách nhiệm về việc phân phối thành công dự án và vai trò quản lý này đảm bảo rằng nhóm dự án hoạt động theo những cách có đạo đức và trong phạm vi chấp nhận được cho công ty.

Họ làm việc này bằng cách hỏi người quản lý dự án và hỗ trợ và hỗ trợ.

2. Ban Quản lý dự án Hướng dẫn

Thường có những quyết định được đưa ra đối với một dự án, và một số dự án sẽ nằm ngoài phạm vi trách nhiệm của người quản lý dự án. Khi người quản lý dự án không thể đưa ra quyết định, và đó là điều cần thảo luận với nhiều bên liên quan hơn là người bảo trợ, nó sẽ đến Ban Quản lý dự án.

Vai trò của họ là giữ dự án trên khóa học bằng cách cung cấp hướng đi thích hợp cho đội. Họ góp phần xây dựng tầm nhìn vào đầu dự án và giữ cho dự án đi đúng hướng.

3. Ban Quản lý Dự án ra quyết định

Ban Quản lý Dự án chủ yếu là cơ quan ra quyết định. Vai trò của họ là đưa ra các quyết định giữ cho dự án tiến lên bằng cách giải quyết vấn đề và ngăn cản người quản lý dự án nhìn thấy con đường rõ ràng để hoàn thành thành công.

Người quản lý dự án sẽ đưa ra các kiến ​​nghị cho Ban Dự án. Điều này có thể bao gồm các khuyến nghị để giải quyết:

• Rủi ro, chẳng hạn như các kế hoạch giảm thiểu để giải quyết các thách thức tiềm ẩn
• Các vấn đề
• Các vấn đề về nguồn lực, như không có các thành viên đúng
• Lập lịch trình trì hoãn
• Ngân sách tràn ngập.

Ban Dự án không nhất thiết phải hành động theo đề xuất của người quản lý dự án. Là một nhóm, họ có thể đưa ra các đề xuất khác cho con đường phía trước, và thường xuyên họ làm. Đó là bởi vì họ có một bức tranh lớn hơn, quan điểm của công ty về môi trường của dự án hơn là quản lý dự án, do đó, họ có thể nhìn thấy các tuyến đường thay thế và chọn một tuyến tốt nhất vào thời điểm đó.

4. Ban Quản lý Dự án phê duyệt chi tiêu

Cuối cùng, Ban Quản lý Dự án phê duyệt ngân sách tổng thể.

Mỗi đơn đặt hàng hoặc mục ngân sách thường được người quản lý dự án quản lý: bạn không cần phải đến Ban Dự án để nhận được mọi hóa đơn đã ký để thanh toán.

Tuy nhiên, ở cấp dự án nói chung, Ban Dự án có vai trò trong việc chấp thuận đầu tiên về cách bạn sẽ chi tiêu tiền (kế hoạch ngân sách của bạn) và sau đó theo dõi chi tiêu đang diễn ra để đảm bảo rằng dự án đã đi đúng hướng.

Bạn cũng cần phải vẽ Ban quản lý dự án khi có vẻ như bạn cần phải chi tiền dự phòng hoặc dự trữ quản lý. Họ có thể ủy quyền cho các khoản chi tiêu quá mức và giúp các nhóm dự án tiếp cận các quỹ bổ sung khi điều này có thể được chứng minh.

Nhìn chung, Ban Quản lý dự án cung cấp một sự quản lý và chỉ đạo chính xác cho nhóm dự án. Hướng dẫn và lời khuyên của họ giúp người quản lý dự án hướng dẫn dự án theo đúng hướng và họ hoàn toàn có thể bước vào và giúp đỡ nếu có điều gì sai.