Chi phí hoàn trả ở nơi làm việc là gì?

Chi phí hoàn trả là phương thức trả lương nhân viên khi họ chi tiêu các khoản chi phí liên quan đến kinh doanh. Những chi phí này thường xảy ra khi một nhân viên đi du lịch để kinh doanh nhưng có thể xảy ra trong các tình huống liên quan đến công việc khác.

Chi phí đi lại có thể bao gồm chỗ ở, chuyến bay, phương tiện vận chuyển mặt đất, mẹo vặt cho bữa tiệc, bữa ăn và các chi phí khác mà nhân viên có thể gặp phải khi đang trên đường.

Chi phí kinh doanh khác có thể bao gồm các khoản như đưa khách hàng hoặc nhân viên tương lai đi ăn trưa, mua sách hoặc các tài liệu giáo dục khác mà chủ lao động chi trả hoặc chi phí lái xe để tái chế tài sản của công ty.

Các loại chi phí mà một tổ chức sẽ bồi hoàn được tìm thấy trong các chính sách về kinh doanh, giải trí và các khoản chi phí hoàn trả chung của công ty trong sổ tay nhân viên. Làm quen với các chính sách của công ty bạn vì chủ của bạn có thể trang trải các chi phí khác nhau như làm sạch và phòng tập thể dục thành viên trong các chuyến đi kéo dài.

Khách hàng giải trí trong các chuyến đi công tác là một khoản chi phí hoàn lại, nhưng biết các chính sách của công ty bạn để bạn không vượt quá bất kỳ giới hạn chi tiêu nào. Bạn muốn thể hiện sự hiếu khách và lịch sự mà không cần phải vượt quá ngân sách của chủ lao động đối với các khoản chi tiêu đó.

Phổ biến bây giờ là thẻ tín dụng công ty được ủy thác cho những người là nhân viên cấp cao và những nhân viên khác phải thường xuyên đi công tác.

Thay vì trả chi phí bằng tiền của họ, nhân viên tính phí tất cả trừ những chi phí phát sinh và lời khuyên cho thẻ tín dụng của công ty.

Đây là cách tiếp cận thuận lợi để hoàn trả chi phí cho nhân viên vì các hóa đơn thẻ tín dụng ghi lại các chi phí chính xác mà không có nhân viên phải tiết kiệm hóa đơn và điền vào các báo cáo chi phí đi lại.

Điền đầy đủ vào Báo cáo hoàn phí

Cả hai trường hợp thẻ tín dụng công ty sử dụng và thanh toán tiền mặt, nhân viên có thể sẽ phải điền vào một báo cáo hoàn phí chi phí khi trở về từ chuyến đi. Với thẻ tín dụng công ty, họ sẽ phải giải thích những khoản phí ít hơn rõ ràng xuất hiện trên hóa đơn thẻ tín dụng (dễ dàng hơn nhiều so với việc phải điền vào một báo cáo chi phí từ đầu). Họ cũng sẽ tính phí công ty cho những khoản tiền phụ thêm mà họ phải trả bằng tiền hoặc thẻ tín dụng của họ.

Khi một nhân viên trả tiền mặt, anh ta sẽ cần liệt kê và đôi khi biện minh cho từng chi phí mà yêu cầu hoàn trả. Các tài khoản này được xem xét bởi kế toán cũng như các báo cáo từ công ty phát hành thẻ tín dụng. Chi phí không hợp lý, hoặc một chi phí bị loại trừ bởi chính sách của công ty, không được hoàn lại - do đó, cần biết các chính sách của công ty bạn về đi công tác.

Hầu hết các công ty thiết lập một ngày, theo đó phải nộp báo cáo hoàn phí chi phí để đảm bảo rằng nhân viên được hoàn lại và phải có kế toán hợp lý. Nhân viên cần phải làm theo các quy tắc này một cách cẩn thận vì một số tổ chức không hoàn lại chi phí sau khi hết thời hạn. Biết quy tắc của công ty bạn.

Một cách khác để trả chi phí đi công tác cho nhân viên là một khoản tiền mỗi ngày.

Một độc giả không bình thường trả lời liên quan đến chi phí hoàn trả

Một độc giả hỏi: "Các đại diện bán hàng bên ngoài của chúng tôi có lãnh thổ rộng lớn (nhiều tiểu bang) và đi du lịch thường xuyên, thường đòi hỏi phải nghỉ qua đêm. một đại diện bán hàng đã đưa một con vật cưng cùng với họ trong một chuyến đi như vậy và tính phí khách sạn cho thẻ tín dụng của công ty và tuyên bố rằng khách sạn sẽ không tách biệt lệ phí và cô ấy đã có kế hoạch hoàn lại cho công ty. đang sa đọa và tìm kiếm những gợi ý về cách xử lý tình huống này. Bản năng nhân sự của tôi nói với tôi để viết nhân viên này lên cho lạm dụng các quỹ của công ty nhưng tôi nhận được sự đề kháng từ quản lý bán hàng những người muốn tôi để làm cho một chính sách cụ thể vật nuôi.

"Việc sử dụng thẻ tín dụng công ty của chúng tôi nêu rõ, 'Thẻ này chỉ được sử dụng cho chi phí của công ty.

Việc sử dụng thẻ cá nhân có thể dẫn đến việc tịch thu thẻ hoặc chấm dứt hợp đồng. "Bạn đã từng viết về một chủ đề như vậy trong quá khứ?"

Đáp ứng nhân sự:

Dưới đây là những gì bạn cần phải cân nhắc. Nhân viên đã đi đến kế toán và giải thích vấn đề mà khách sạn đã không thể tách ra những khoản phí vật nuôi? Hoặc, liệu cô ta có được đánh giá cẩn thận về các chi phí của cô trong kế toán?

Thứ nhất, rất khó để tin rằng khách sạn không thể tách ra các khoản phí cho vật nuôi. Thứ hai, nếu khách sạn không thể tách riêng khoản phí cho vật nuôi, làm thế nào mà cô ấy biết phải trả lại cho kế toán? Nếu cô ấy dự định trả phí cho con vật cưng chỉ khi cô ấy bị bắt và không tự nguyện đề nghị trả tiền, vì chính sách của bạn, cô ấy xứng đáng bị kỷ luật. Điều này cũng phụ thuộc vào cách bạn đã giải quyết các tình huống tương tự trong quá khứ. Có các nhân viên khác hoàn lại công ty cho các khoản chi khác nhau và không bị kỷ luật?

Thường thì khi bạn nhìn vào một tình huống, bạn sẽ thấy rằng có một chính sách và mặt khác nó được thực hiện và áp dụng như thế nào. Bạn không muốn đối xử với cá nhân này khác với những nhân viên khác đã được đối xử trong quá khứ.

Kỷ luật không phải là điều kiện nếu các nhân viên khác chỉ đơn giản hoàn trả cho công ty trong quá khứ cho các chi phí tương tự. Hãy nhớ rằng tôi không phải là luật sư vì vậy đây chỉ là ý kiến ​​của đồng nghiệp nhân sự.

Không khuyến khích thực hiện chính sách du lịch thú cưng vì đó là một ví dụ về công ty can thiệp và vượt qua cuộc sống cá nhân của nhân viên. Nếu nhân viên muốn trả tiền cho con vật cưng của họ để đi du lịch với họ, nó không phải là mối quan tâm của công ty.

Miễn là con vật cưng không ảnh hưởng đến chi phí ở nơi họ lưu trú hoặc khả năng tham gia vào mục đích kinh doanh của chuyến đi, thì đó không phải là hoạt động của chủ lao động. Tất nhiên, nhân viên phải trả bất kỳ khoản phí bổ sung nào cho các con vật nuôi đi du lịch.

Chính sách du lịch của bạn hơi khó hiểu và có thể sử dụng tăng cường trong phần "chịu trách nhiệm về các khoản phí trái phép" khi chính sách đã nêu rằng chỉ cho phép chi phí công ty.

Khác:

10 Lời khuyên để Giảm Chi phí Du lịch Kinh doanh | Phòng nhân viên có nên chia sẻ không?

Khước từ: Xin lưu ý rằng các thông tin được cung cấp, mặc dù có thẩm quyền, không đảm bảo tính chính xác và hợp pháp. Trang web được đọc bởi một luật lệ và quy định về khán giả và tuyển dụng trên toàn thế giới và các quy định khác nhau giữa các tiểu bang và quốc gia. Vui lòng tìm kiếm trợ giúp pháp lý hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực chính phủ của Nhà nước, Liên bang hoặc Quốc tế để đảm bảo một số giải thích pháp lý và quyết định của bạn là chính xác cho vị trí của bạn. Thông tin này là hướng dẫn, ý tưởng, và hỗ trợ.