Video: Cần hiểu đúng về con người của TBT Nguyễn Phú Trọng, trước những thông tin gần đây 2024
Biên bản cuộc họp là tài liệu viết tay hoặc ghi lại được sử dụng để thông báo cho người tham dự và người không tham dự về những gì đã được thảo luận và những gì đã xảy ra trong cuộc họp. Biên bản cuộc họp thường được thực hiện hoặc ghi lại trong cuộc họp để các thành viên tham gia ghi lại những gì đã xảy ra trong cuộc họp.
Biên bản thường bao gồm:
- tên của người tham gia,
- các mục chương trình họp,
- quyết định của những người tham gia,
- ngày đáo hạn để hoàn thành cam kết, và
- bất kỳ sự kiện hoặc cuộc thảo luận khác có giá trị tài liệu cho việc xem xét hoặc lịch sử trong tương lai.
- Biên bản cuộc họp mẫu tập trung vào các quyết định được đưa ra trong cuộc họp và những cam kết của những người tham gia. Các cam kết đi kèm với ngày đáo hạn và bất kỳ chi tiết nào khác cần thiết cho sự hiểu biết chung của người tham dự cuộc họp.
Biên bản cuộc họp như một tài liệu lịch sử
Là một tài liệu lịch sử, chúng cũng hữu ích cho việc ghi lại các ý tưởng chính hoặc các cuộc thảo luận dẫn đến việc ra quyết định. Ví dụ, trả lời các câu hỏi sau đó khi một thành viên trong nhóm nói, "chúng tôi nghĩ gì khi chúng tôi chọn mục tiêu này."Biên bản cuộc họp hiệu quả đưa ra năm lựa chọn thay thế mà nhóm thảo luận và lý do chính tại sao một người được lựa chọn qua các đường dẫn sẵn có khác.
Biên bản cuộc họp hiệu quả cho cuộc họp kinh doanh điển hình không cần phải ghi lại mọi cuộc thảo luận.
Họ cũng không cần, và không nên, nhà nước người nói những gì. Và cũng không nên ghi lại những gì mà mỗi người tham gia nói chi tiết. Trong ví dụ được đưa ra, một người ghi chép có hiệu quả tóm tắt cuộc thảo luận thay vì viết ra từng từ.(Công nhận rằng quy tắc này khác với các loại cuộc họp khác trong các tình huống như hành động pháp lý, phiên toà, v.v …
Những phút này yêu cầu bản ghi chính xác về cuộc trò chuyện và phát biểu.) Tuy nhiên, cuộc họp nơi làm việc không.
Khi nào và như thế nào Chia sẻ Biên bản cuộc họp
Lý tưởng là các biên bản cuộc họp được phổ biến đến các thành viên cuộc họp điện tử vào cuối cuộc họp. Làm điều này, những người tham gia có thông báo ngay lập tức về những cam kết và thời hạn của họ. Nếu không thể (ví dụ: nhân viên lưu ý muốn làm sạch lỗi) người lưu ý nên phổ biến các biên bản cuộc họp trong vòng 24 giờ kể từ cuộc họp.
Biên bản này là lời nhắc nhở của các thành viên nhóm cam kết trong cuộc họp. Họ giúp người tham gia chuyển các cam kết cuộc họp của họ vào lịch của họ và để làm danh sách. Chúng phục vụ như một lời nhắc nhở về bất kỳ mục nào phải đến với những người tham gia trước cuộc họp tiếp theo.
(Điều này có thể loại bỏ một trong những vấn đề quan trọng nhất với các cuộc họp, nói chung-thông tin ra ngoài tại cuộc họp để các thành viên tham dự cuộc họp đọc chứ không phải là tương tác.) Nói chung, không phải là tương tác điểm của cuộc họp? Đối với bất cứ điều gì khác, bạn có các công cụ như email và Yammer.
Bạn sẽ muốn xem lại biên bản cuộc họp trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo để mọi người có thể kiểm tra xem họ có chính xác và các bước tiếp theo không.
Biên bản cuộc họp là một đóng góp có hiệu quả cho các cuộc họp thành công khi biên bản được viết và phân phát phù hợp một cách kịp thời. Điều này đặc biệt đúng khi một nhóm đã hình thành các định mức mạnh mẽ hỗ trợ sự thành công trong kinh doanh.
Các tổ chức sẽ xử lý các biên bản cuộc họp như thế nào?
Sự quan trọng đối với thành công của cuộc họp, người lưu ý hoặc người ghi chép cuộc họp cho người tham gia, lịch sử và nhân viên cần biết những gì đã xảy ra tại cuộc họp. Nếu không có biên bản họp đầy đủ, triển vọng của cuộc họp cho sự thành công bị giảm đi.
Nhân viên làm biên bản cuộc họp thường là thành viên của nhóm và ghi chép trong khi tham gia cuộc họp. Trong các cuộc họp có các thủ tục pháp lý hoặc liên quan đến chính phủ liên quan, các chi tiết, hoặc các yêu cầu như phiên điều trần, các cuộc họp hội đồng quản trị bắt buộc, hoặc các cáo buộc, một cá nhân không tham gia sẽ lấy biên bản chính thức và thường ghi lại thủ tục tố tụng.
Nhân viên ghi biên bản phải có tai để biết chi tiết để ghi lại chính xác. Nhân viên cũng phải thực hiện đa nhiệm một cách có hiệu quả để tham gia cuộc họp trong khi ghi lại biên bản.
Trong một số cuộc họp, cùng một nhân viên lấy biên bản tại mỗi cuộc họp. Ở những người khác, vai trò của người nhận phút được chuyển từ nhân viên sang nhân viên. Giống như vai trò lãnh đạo cuộc họp, vai trò của người ghi chép sẽ xây dựng khả năng lãnh đạo, truyền thông và kỹ năng lãnh đạo hiệu quả.
Yêu cầu của Biên bản cuộc họp Ghi chú Người quản lý?
Các yêu cầu đối với người ghi chép hoặc người ghi chú bao gồm:
Ghi lại chính xác các quyết định, cam kết và các điểm thảo luận chính trong cuộc họp.
Ghi lại các mục hành động mà các thành viên cam kết sẽ làm cùng với ngày đáo hạn mà các thành viên cam kết thực hiện. Các mục hành động có một cái tên được đính kèm, nhưng cuộc thảo luận chung không nêu rõ ai nói gì trong các cuộc họp không chính thức ở nơi làm việc.
- Rà soát lại các quyết định chính và các bài tập hoặc cam kết tự nguyện và các hạng mục hành động vào cuối cuộc họp để người tham gia có thể xem xét và đồng ý về các sự kiện và cam kết trước khi rời khỏi cuộc họp.
- Người tổ chức cuộc họp có thể yêu cầu nhân viên thu thanh ghi lại cuộc thảo luận định kỳ trong cuộc họp.
- Trong một loạt các cuộc họp liên tục, người ghi chép mất một phút để xem lại biên bản cuộc họp vào đầu cuộc họp tiếp theo. Các nhân viên tham dự có thể thêm hoặc sửa bất cứ điều gì mà họ không đồng ý với trong biên bản.
- Việc phân phối một bản sao biên bản cuộc họp trong vòng 24 giờ của cuộc họp là khuyến cáo tiêu chuẩn của người hướng dẫn cuộc họp trong nhiều năm.Bây giờ, tuy nhiên, máy ghi âm nhiều khả năng lấy các phút trên một thiết bị điện tử như một máy tính xách tay hoặc iPad. Vì vậy, nhân viên ghi chép nên phân phối các ghi chú cuộc họp sau khi xem xét nhanh về chính tả, ngữ pháp và rõ ràng-thường ở hoặc trong vòng vài phút cuộc họp.
- Máy ghi là một vai trò mà một cuộc họp phải có để đảm bảo rằng các kết quả của cuộc họp được thông tin và hành động bởi những người tham gia. Không có ghi chép, những người tham gia phải dựa vào trí nhớ của những người tham gia khác. Đảm bảo, đây không phải là một kế hoạch tốt.
- Tài liệu của người ghi chép cuộc họp là cần thiết cho sự thành công của một cuộc họp, cũng như tài liệu là cần thiết để cải thiện hiệu suất của nhân viên.
Liên quan đến biên bản cuộc họp
Gặp gỡ và chào hỏi Băng tan cho bữa ăn trưa
Xây dựng tiêu chuẩn nhóm
- Nhóm tiêu chuẩn Mẫu
Tại sao Đưa bản Demo của bạn vào Nhãn Ghi lại là một ý tưởng tồi
Là chấp nhận được để thả demo nhạc của bạn tại một hãng thu âm? Không phải nếu bạn hy vọng nó đã được nghe và tạo ấn tượng tốt. Tìm hiểu thêm.
Tìm hiểu Làm thế nào để Biên bản cuộc họp
Tìm hiểu phải làm gì khi ông chủ yêu cầu bạn lấy biên bản cuộc họp. Đây là những gì cần làm trước, trong và sau cuộc họp và làm thế nào để làm điều đó.
Tìm hiểu về Bản Khai Chứng Thư của Bạn hoặc Biên bản Ghi nhớ
Một bản ghi nhớ có thể được sử dụng thay cho của bạn tin cậy trong một số trường hợp, duy trì sự riêng tư và sắp xếp hợp lý các giao dịch. Tìm hiểu thêm.