Tìm hiểu Làm thế nào để Biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp là những ghi chú chi tiết được sử dụng làm bản ghi chính thức của cuộc họp hoặc hội nghị. Người phụ trách thu thập thường yêu cầu một trong những người tham gia để có xu hướng nhiệm vụ này. Một ngày nào đó, ai đó có thể là bạn! Mặc dù đây không phải là một công việc khó khăn nhưng nó là một công việc rất quan trọng. Kể từ khi biên bản cuộc họp là một bản ghi chính thức của những gì đã diễn ra, độ chính xác là bắt buộc. Bạn sẽ phải ghi chú chi tiết mà mọi người có thể tham khảo sau nếu cần thiết.

Dưới đây là một số gợi ý để giúp bạn xử lý công việc này với sự tinh tế. Tìm hiểu những điều cần làm trước, trong và sau cuộc họp.

Trước buổi họp

• Chọn công cụ ghi âm: Điều đầu tiên bạn phải làm là quyết định cách ghi chép. Bạn sẽ đi học cũ và sử dụng bút và giấy hoặc bạn sẽ đi công nghệ và sử dụng máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh. Kiểm tra với ông chủ của bạn để xem người đó có thích bạn sử dụng một phương pháp cụ thể hay không. Nó không có khả năng nhưng có thể.
• Đảm bảo rằng công cụ lựa chọn của bạn đang hoạt động và có bản sao lưu chỉ trong trường hợp bản gốc của bạn bị lỗi. Ví dụ, nếu bạn mang theo máy tính xách tay, cũng có bút và giấy. Bạn không muốn phải dừng cuộc họp trong khi bạn tìm kiếm cái gì đó để viết trên nếu máy tính của bạn bị treo.
• Đọc chương trình họp trước khi cuộc họp bắt đầu. Nó sẽ cho phép bạn xây dựng một phác thảo cho phút của bạn. Để lại một số khoảng trống bên dưới mỗi mục trên đó và viết ghi chú của bạn ở đó. Làm điều này sẽ giúp cho công việc của bạn dễ dàng hơn một chút, miễn là người đang tổ chức cuộc họp sẽ gắn liền với chương trình nghị sự.

->>

Trong cuộc họp

• Vượt qua một bảng điểm đến và đảm bảo tất cả mọi người đăng nhập Bạn sẽ cần đưa vào danh sách tất cả những người tham dự trong biên bản cuộc họp chính thức.
• Hãy chắc chắn rằng bạn biết ai là ai. Bằng cách đó bạn sẽ có thể xác định được ai đang nói và ghi lại chính xác thông tin đó.
• Lưu ý thời gian cuộc họp bắt đầu.
• Đừng cố ghi lại từng bình luận. Không sao cả chỉ bao gồm những ý tưởng chính. Hãy cẩn thận để không để lại những mục mà bạn không đồng ý. Những thành kiến ​​của bạn sẽ không ảnh hưởng đến bạn. Hãy nhớ đây là một tài khoản chính thức và không phải ý kiến ​​của bạn về những gì đã xảy ra!
• Ghi tất cả các chuyển động, người đã làm cho họ, và kết quả bỏ phiếu, nếu có; bạn không cần phải ghi lại những người đã ủng hộ một động thái. Tất nhiên, các quy tắc của tổ chức của bạn có thể khác nhau nên hãy xác minh chúng trước.
• Nếu bỏ phiếu cho bất kỳ đề nghị hoặc thảo luận nào bị hoãn lại cho đến cuộc họp tiếp theo, lưu ý điều đó.
• Ghi lại thời gian kết thúc cuộc họp.

-3->

Sau cuộc họp

• Gõ phút càng sớm càng tốt sau cuộc họp, trong khi mọi thứ vẫn còn trong đầu bạn. Nếu bạn thấy lỗi trong ghi chú của mình hoặc nếu bạn có câu hỏi, bạn có thể giải quyết nhanh bằng cách nói chuyện với những người tham dự khác.
• Trên bản sao biên bản cuối cùng, Bao gồm tên của tổ chức, chức danh của ủy ban, loại cuộc họp (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm hoặc đặc biệt) và mục đích của nó.
• Cho thời gian nó bắt đầu và kết thúc.
• Cung cấp danh sách những người tham dự và lưu ý về người điều hành cuộc họp. Bạn cũng có thể chỉ ra ở đây rằng bạn đã lấy biên bản. Bao gồm tên của bạn trong danh sách những người tham gia, và trong ngoặc đơn sau tên của bạn, nói rằng bạn đã lấy biên bản. Ngoài ra, khi kết thúc tài liệu, bạn có thể đăng ký bằng cách viết "Gửi theo", theo sau là tên của bạn.
• Xử lý các biên bản trước khi bạn gửi. Yêu cầu một người khác cũng tham dự để xem xét chúng. Anh ta sẽ có thể cho bạn biết nếu bạn vô tình để lại một thứ gì đó.
• Nộp cho người điều hành cuộc họp trừ khi có chỉ dẫn làm khác.