Lời khuyên để Quản lý Thông tin Kế hoạch Sự kiện

Giữ nhiều nhóm trên cùng một trang là một trong những thách thức lớn nhất mà các nhà hoạch định sự kiện phải đối mặt hàng ngày. Trong khi mọi người tham gia vào một sự kiện muốn nó thành công, không có một con đường cụ thể cho truyền thông, sẽ luôn có cơ hội để các chi tiết để vượt qua các vết nứt. Ngăn chặn việc giám sát có thể tránh được bằng cách thiết lập một sơ đồ luồng thông tin ngay từ đầu. Làm theo hướng dẫn dưới đây để giữ cho tất cả các bên làm việc theo cùng một hướng.

Hầu hết các sự kiện là một nỗ lực chung giữa các phòng ban khác nhau, nhưng vào cuối ngày, phải có một nhà lãnh đạo để giám sát toàn bộ sản xuất. Mỗi người trong nhóm nên tập trung vào chuyên môn của họ, và hiểu được tầm quan trọng của ranh giới của họ. Xác định mình là nhà lập kế hoạch hàng đầu ngay từ khi bắt đầu dự án. Giải thích cho đồng nghiệp của bạn tầm quan trọng của luồng thông tin và minh hoạ những gì xảy ra khi các giao thức bị bỏ qua. Vì không ai muốn chịu trách nhiệm tạo ra vấn đề, hãy giải thích các quy tắc đối thoại nội bộ trong ngày đầu tiên.

Tổ chức các ủy ban

Mục đích ở đây là kết hợp công nhân có trách nhiệm sẽ giao tiếp theo cách nào đó. Ví dụ: bộ phận tiếp thị phải nằm trong cùng một uỷ ban với đội ngũ thị giác âm thanh để đảm bảo tất cả đồ họa và biểu trưng được hiển thị đúng. Việc tạo ra các nhóm tự nhiên cần phải làm việc cùng nhau sẽ loại bỏ rất nhiều email dự phòng có xu hướng biến mất trong quá trình xáo trộn.

Chọn một liên lạc từ mỗi ủy ban để báo cáo với bạn về những phát triển gần đây.

Hạn chót

Đăng thời hạn sớm sẽ giảm mức căng thẳng cho tất cả những người có liên quan. Bạn có thể củng cố giá trị của thời hạn của bạn bằng cách tạo ra một sơ đồ minh hoạ cho thấy công việc của mỗi uỷ ban sẽ được sử dụng để mang mọi thứ lại với nhau như thế nào.

Nhân viên thường đáp ứng tốt hơn khi họ biết một bộ phận khác đang chờ phản ứng của họ. Chia sẻ thông tin này giữ cho quá trình minh bạch và nhấn mạnh trách nhiệm mà không sử dụng hành động tiêu cực.

Giữ thông tin hành chính

Một trong những sai lầm lớn nhất mà bạn có thể làm là làm việc đằng sau hậu trường cho đến khi bạn sẵn sàng đưa ra ý tưởng cho lãnh đạo điều hành của bạn. Hiếm khi, nếu bao giờ, bạn sẽ bước vào văn phòng của họ và rời đi mà không cần phải thay đổi một số khía cạnh của sự kiện của bạn. Hãy tự cứu vãn sự thất vọng này bằng cách chủ động gặp họ một cách thường xuyên trong quá trình lập kế hoạch. Nó dễ dàng hơn nhiều để thay đổi ở giữa dự án của bạn như trái ngược với quay trở lại vào cuối.

Liên hệ với nhà cung cấp của bạn

Một sai lầm dường như vô tội khác có thể xảy ra là truyền thông thứ cấp với nhà cung cấp.Điều này xảy ra khi một đồng nghiệp chủ động liên hệ với nhà cung cấp trực tiếp để chia sẻ chi tiết về quy hoạch mà bạn không biết. Kết quả của những cuộc đối thoại bên cạnh có thể có ảnh hưởng lớn đến sự kiện này đến với nhau như thế nào. Cách duy nhất để ngăn chặn điều này là hạn chế nhà cung cấp của bạn nhận đơn đặt hàng từ các nhân viên khác. Trước tiên, bạn có thể nghĩ rằng âm thanh nghe có vẻ khắc nghiệt, nhưng bạn sẽ dễ dàng biết được tất cả thông tin đang chảy thông qua bạn.

Cập nhật Tiên tiến

Là nhà lập kế hoạch chính cho một sự kiện đòi hỏi bạn phải chia sẻ nhiều thông tin như bạn nhận được. Giữ một tài liệu quy hoạch tổng thể nêu ra các chi tiết của sự kiện và gửi bản cập nhật hàng tuần cho tất cả các thành viên của ủy ban. Giữ liên lạc của bạn ngắn và đến điểm. Bạn muốn mọi người đọc các ghi chú trong bản cập nhật hàng tuần qua email của bạn, nhưng nếu bạn chạy liên tục, bạn sẽ nhanh chóng mất đi sự chú ý của họ.

Quản lý luồng thông tin của các sự kiện của bạn đòi hỏi các quy trình tương tự như liên lạc giữa các phòng ban. Giữ mọi người nhận thức được trách nhiệm của họ và chia sẻ những cập nhật quan trọng với tất cả các bên liên quan. Sự khác biệt quan trọng là bạn là CEO của dự án. Vai trò của bạn là quản lý tất cả các chi tiết đi vào và dịch chúng thành một tầm nhìn chia sẻ đáp ứng được nhu cầu của từng bộ phận.

Nền tảng cho sự thành công là đảm bảo rằng tất cả các thông tin đều đi theo cùng một hướng.