Sáu bước để tăng cường quản lý doanh nghiệp của bạn

Khi doanh nghiệp phát triển và thay đổi các quy trình để hoạt động kinh doanh tự nhiên cần phải tiến triển. Tôi mô tả tất cả các quy trình và sự kiện cần thiết để chia sẻ kết quả, thảo luận các kế hoạch tương lai, xác định các vấn đề để giải quyết và giữ cho các nhà quản lý và nhân viên tập trung vào các vấn đề đúng như hoạt động thường xuyên của một doanh nghiệp. Một quy trình hoạt động xác định được hỗ trợ bởi một nhịp ổn định của các cuộc họp và hoạt động phù hợp là điều cần thiết để chạy và phát triển một doanh nghiệp lành mạnh.

Bài viết này cung cấp hướng dẫn tạo ra một quy trình hoạt động cho doanh nghiệp hoặc nhóm của bạn, cho dù bạn là giám đốc điều hành, tổng giám đốc hay quản lý dây chuyền chức năng.

Các thành viên của công ty phần mềm nhỏ này tự hào về sự trung thành với văn hoá bình thường mà người sáng lập đã tạo ra trong những ngày đầu khởi đầu.

Họ ghi nhận môi trường lỏng lẻo này khỏi quá trình và chế độ quan liêu với việc làm cho công ty của họ trở thành nơi tuyệt vời để làm việc

và cho phép sự sáng tạo tối đa chảy từ các kỹ sư của công ty.

Phong cách lỏng lẻo này hoạt động tốt khi doanh nghiệp vẫn còn nhỏ.

Tuy nhiên, nhờ có một số sáng tạo tuyệt vời và một sản phẩm đạt được kết quả, công ty bắt gặp một updraft trong bán hàng và nhân viên nhân viên phát nổ trong một biển thuê mới. Vì vậy, đã làm những vấn đề. Trong cuộc điều tra nhân viên, các vấn đề sau đây được nhấn mạnh là mối quan tâm nghiêm trọng:

Sự giao tiếp và phối hợp giữa các chức năng kém. Thiếu sự hợp tác để giải quyết vấn đề hàng ngày.

• Sự lúng túng về các dự án trọng điểm và các ưu tiên chiến lược.
• Thiếu sự hiểu biết về hiệu suất của công ty và mục tiêu trong tương lai.
• Xử lý các nút thắt cổ chai vẫn không được giải quyết trong thời gian dài.
• Thiếu sự kết nối giữa các mục tiêu cá nhân và mục đích tổ chức.
• Các nhà quản lý và những người đóng góp quan trọng thiết lập về việc tạo ra một quy trình hoạt động-một loạt các cuộc họp và các quá trình được thiết kế để cải thiện giao tiếp và hợp tác.
• Mặc dù ý tưởng thêm quy trình vào môi trường sáng tạo của họ không được thoải mái, việc bổ sung đúng loại quy trình và sự kiện đã giúp cải thiện đáng kể khả năng truyền thông và điều phối trong toàn bộ tổ chức

. Các cuộc điều tra nhân viên tiếp theo phản ánh ít cuộc khủng hoảng hoặc cảnh báo về cháy nổ và tập trung vào việc tăng cường cái được coi là một nơi tuyệt vời để làm việc.

Sáu bước để tạo ra một quy trình hoạt động tăng cường công ty của bạn:

Công ty phần mềm được mô tả ở trên đã thiết kế quy trình hoạt động của họ theo từng giai đoạn, trước hết tập trung vào việc cải thiện giao tiếp và hợp tác và sau đó tập trung vào việc thu hút thêm nhiều người tham gia vào công việc của chiến lược .Dưới đây là sáu bước mà các nhà quản lý của công ty này đã tăng cường công ty của họ: 1. Tìm đúng điểm xuất phát.

Với những thách thức trong giao tiếp, nhóm của công ty phần mềm quyết định rằng các nhà quản lý trong tất cả các chức năng sẽ gặp hàng tuần để xác định và chia sẻ các vấn đề hoặc cơ hội lớn khi cần trợ giúp.

Thay vì phục vụ như là một cuộc họp về tình trạng mà mỗi người tham dự sẽ mô tả các hoạt động hiện tại của họ, những người tham gia với những thách thức hoặc cơ hội sẽ mô tả tình hình và nhu cầu của họ. Người tình nguyện hoặc được chỉ định để giúp đỡ và sáng kiến ​​được theo dõi để kết luận trong một báo cáo có sẵn cho tất cả nhân viên.

Cuối cùng, nhóm đã thông qua tên của Các vấn đề và Cơ hội

cho cuộc họp hàng tuần này. Vì sự phối hợp và hợp tác xung quanh các mục được xác định trong cuộc họp Vấn đề và Cơ hội được cải thiện, thời gian của cuộc họp hàng tuần giảm xuống dưới 30 phút. Các đại biểu đồng ý rằng đây là một khoản đầu tư thời gian nhỏ với một khoản hoàn trả lớn.

2. Xây dựng trên sự thành công. Tăng cường các tiến bộ tích cực do các cuộc họp Vấn đề và Cơ hội

tạo ra, Các nhà quản lý công ty phần mềm tiếp theo tìm cách nâng cao nhận thức về kết quả tài chính và sắp xếp các mục tiêu chính. Họ thiết lập diễn đàn Diễn đàn thảo luận kết quả hàng tháng diễn ra qua hội thảo trên web. Giám đốc điều hành và giám đốc điều hành sẽ mô tả các kết quả của tháng trước, xác định tiến độ và các vấn đề với các chỉ số hoạt động chính và xem xét các mục tiêu cao cho sự cân bằng của quý và năm. Nhân viên được khuyến khích đặt câu hỏi thông qua tin nhắn tức thời và tất cả các câu hỏi và câu trả lời đã được recaped trong một email tiếp theo phân phối không muộn hơn ngày hôm sau. Các bản ghi được lưu trữ để xem dễ dàng các cộng sự không thể tham dự phiên trực tiếp. Vì Cuộc thảo luận về Kết quả hàng tháng

mới đạt được đà, thời gian cần thiết để chuẩn bị và phân phối nó giảm xuống dưới một giờ tùy thuộc vào khối lượng câu hỏi của nhân viên. Những nhân viên đã quen với việc không bao giờ nghe làm thế nào công ty đã được thực hiện trở thành lớn nhất cheerleaders cho kỳ họp mới này và sự minh bạch của nó về số lượng và các chỉ số hiệu suất.

3. Bắt đầu nhân viên mới ở bên phải . Với tốc độ nhanh chóng của việc tuyển dụng mới, các nhà quản lý hàng đầu của công ty và cá nhân đóng góp quyết định rằng quá trình làm việc của nhân viên mới sẽ bao gồm một bữa tiệc "Ăn trưa với người quản lý", nơi các giám đốc điều hành giới thiệu về bản thân và các chức năng của họ và nói về lịch sử, Tương lai. Không có chủ đề nào bị giới hạn và khuyến khích nhân viên mới tìm hiểu về chiến lược, kết quả tài chính, cơ hội thị trường, các ưu tiên chính và cách tiến lên trong tổ chức.

4. Nhìn sâu vào bên trong mỗi quý một lần trong các đánh giá sâu về hoạt động. Các phiên họp được mô tả ở trên cung cấp trợ giúp ngay lập tức để cải thiện liên lạc và hợp tác và đảm bảo rằng tất cả mọi người trên cùng trang cho kết quả và mục tiêu. Tuy nhiên, những gì cần là một cách để khách quan xem doanh nghiệp đang hoạt động như thế nào và xác định những cải tiến cần thiết.

Đánh giá hoạt động hàng quý đã được sinh ra. Ngược lại với các phiên Các vấn đề và cơ hội và

Các cuộc thảo luận kết quả hàng tháng , Bản đánh giá Hoạt động Hàng quý tập trung vào việc xem xét từng khu chức năng và kiểm tra hiệu quả chung và các chỉ số chính. Nhạy cảm vì không muốn các hoạt động này là "buổi khoe khoang", các quy tắc cơ bản đã được thiết lập để khuyến khích xác định các khu vực có vấn đề và để cho phép đặt câu hỏi từ tất cả những người tham gia cuộc họp khác. Sau vài phiên sớm khó khăn, cuộc họp này đã phát triển thành một phần quan trọng trong quá trình cải tiến liên tục của công ty. Các nhà quản lý chức năng và kinh doanh học cách minh bạch về những thách thức và thành công của họ và điều quan trọng là các mục tiêu chính về tăng cường được xác định cho từng khu vực với kết quả sẽ được báo cáo trong cuộc họp vào quý tới. Một bước bổ sung giúp các phiên đánh giá hàng quý này nảy nở bao gồm việc mở rộng sự liên quan tới một nhóm các nhà quan sát . Mỗi người quản lý báo cáo hoặc lãnh đạo doanh nghiệp được phép mời nhiều thành viên trong nhóm đến phiên họp để lắng nghe và tìm hiểu về kinh doanh tổng thể. Những người tham gia yên tĩnh sau đó bị buộc tội báo cáo về nội dung cuộc họp cho các nhóm rộng hơn của họ. 5. Chính thức hóa quá trình nhìn ra bên ngoài

. Một số nhà lãnh đạo kỹ thuật của công ty phần mềm quan ngại rằng Quy trình hoạt động mới chỉ tập trung chủ yếu vào hoạt động nội bộ và không cho phép hiểu biết sâu sắc và quan sát từ thế giới bên ngoài. Để giúp đỡ những mối quan tâm này, các nhà quản lý kỹ thuật đã được ngân sách cùng làm việc để khuyến khích thăm dò bên ngoài, bao gồm tham dự hội nghị, hội thảo, thăm khách hàng và khám phá các thị trường không liên quan nhưng có tiềm năng thú vị cho công ty. Các điều kiện duy nhất của khoản đầu tư này là các nhà quản lý kỹ thuật được yêu cầu bao gồm các nhân viên từ các chức năng khác trong việc khám phá của họ và báo cáo lại và giám sát nội dung và ý tưởng được tạo ra từ cuộc thăm dò bên ngoài. Cuối cùng, quá trình tham gia vào một trong những nơi mà các ý tưởng đã được tạo ra và các trường hợp kinh doanh phát triển cho những mục đích mới.

6. Tạo các nhóm thị trường và tập trung vào khách hàng để làm việc về chiến lược . Các phiên họp trên tập trung vào truyền thông, hợp tác, giải quyết vấn đề và cải tiến liên tục, nhưng họ không đề cập đến vấn đề dính dáng đến chiến lược và triển khai thực hiện chiến lược. Điều này đã được giải quyết bằng cách tạo ra các đội tập trung vào thị trường có trách nhiệm xác định các chiến lược cần thiết và xác định các kế hoạch cần thiết để đưa những chiến lược này vào cuộc sống. Mỗi nhóm được chỉ định một nhà tài trợ và quản lý dự án, và các thành viên được rút ra từ các vai trò chức năng quan trọng chứ không chỉ là vai trò quản lý. Mặc dù các nhóm này không thay thế trách nhiệm của các nhà điều hành hàng đầu về hướng dẫn chiến lược tổng thể nhưng họ đã đưa ra một cách xuất sắc để thu hút nhiều nhân viên hơn vào quá trình thực hiện cả đầu vào và phối hợp.

Các giám đốc điều hành đã từng là ban kiểm soát và đưa ra các quyết định cuối cùng về mức đầu tư tổng thể, và các đội sở hữu đã đưa chiến lược vào cuộc sống. Cách tiếp cận quản lý dự án để thực hiện chiến lược tỏ ra rất hữu ích cho việc tổ chức và kiểm soát các sáng kiến ​​khác nhau. Tám bài học chủ chốt dành cho các nhà quản lý:

Cải thiện sự phối hợp và kiểm soát doanh nghiệp không có nghĩa là áp đặt khối lượng quy trình và bộ máy quan liêu khổng lồ. Đi bộ trước khi chạy. Truyền thông luôn là vấn đề: bắt đầu ở đó trước.

Mở rộng sự tham gia thay vì hạn chế nó.

1. Vượt ra ngoài các biện pháp khắc phục ngắn hạn để tạo ra quy trình và sự kiện tập trung vào việc cải thiện thời gian kinh doanh dài hơn.
2. Hãy nhất quán và siêng năng với thói quen vận hành của bạn.
3. Thách thức mọi người tìm kiếm bên ngoài doanh nghiệp như là một phần quan trọng trong việc tăng cường kinh doanh.
4. Kick chiến lược ra khỏi phòng họp và trong tay của nhân viên của bạn, nhưng hướng dẫn và huấn luyện họ.
5. Sử dụng thực tiễn quản lý dự án để tạo điều kiện thực hiện chiến lược.
6. Dòng dưới:
7. Trong một thế giới đặc trưng bởi sự thay đổi và sự phức tạp ngày càng tăng, bạn không thể duy trì cách tiếp cận hoạt động của ngày hôm qua, ngay cả khi nó là bình thường và thoải mái.
8. Các nhà quản lý và nhà quản lý giỏi sẽ không ngừng phấn đấu để xác định cách tiếp cận và quy trình cải tiến giao tiếp và sự cam kết và cung cấp cho tất cả nhân viên những cơ hội gia tăng.

Nếu công ty của bạn có thói quen hoạt động cũ, hãy xem xét làm mới nó với những ý tưởng từ ví dụ công ty phần mềm của chúng tôi. Nếu công ty của bạn không có cách tiếp cận hoạt động mạch lạc, đã đến lúc các nhà quản lý và những người đóng góp quan trọng phải bước lên và tạo ra nó.