Mua Cơ cấu tổ chức

Giới thiệu

Chức năng mua của bất kỳ công ty nào là vô cùng quan trọng đối với sự thành công của công ty đó. Bằng cách đàm phán với nhà cung cấp, bộ phận mua hàng có thể nhận được các mặt hàng có chất lượng tốt nhất với giá tốt nhất vào đúng thời điểm giao hàng. Bằng cách này, một công ty có thể đảm bảo rằng họ có các bộ phận có sẵn cho quá trình sản xuất của họ, do đó cho phép đội sản xuất sản xuất và cung cấp các mặt hàng chất lượng cho khách hàng.

Cách thức mà một bộ phận thu mua được cấu trúc trực tiếp phụ thuộc vào cách thức hoạt động của công ty. Có một tổ chức mua hàng có cấu trúc sai trái có thể dẫn đến chi phí nguyên vật liệu và sự không nhất quán cho việc sản xuất thành phẩm cao hơn có thể dẫn đến sự thoái hoá trong sự hài lòng của khách hàng.

Doanh nghiệp nhỏ

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc mua nguyên vật liệu cũng quan trọng như đối với các công ty lớn. Một doanh nghiệp nhỏ hoạt động theo cách nạc, và quá trình mua hàng có thể đơn giản, nhưng vẫn phải vận hành thành công. Một doanh nghiệp nhỏ có thể có một chuyên gia mua hàng, người phải mua tất cả các mặt hàng cần thiết cho việc kinh doanh. Lợi thế của một chuyên gia mua hàng đơn lẻ là họ thường có quan hệ cá nhân với nhà cung cấp và có thể hành động nhanh chóng khi có vấn đề phát sinh.

Tuy nhiên, họ cần phải đảm bảo rằng các vật liệu đến nơi khi chúng được yêu cầu và đúng giá.

Khi các doanh nghiệp phát triển, chuyên gia mua hàng đơn lẻ có thể dễ dàng bị choáng ngợp và điều này có thể dẫn đến sự không có khả năng của họ để giữ vị trí hàng đầu của các nhà cung cấp và giao hàng. Điều quan trọng là các doanh nghiệp nhỏ hiểu rằng một công ty đang phát triển cần đảm bảo rằng bộ phận thu mua của họ phát triển theo từng bước để đảm bảo rằng họ duy trì hiệu quả đã được tạo ra.

Mua tập trung

Các công ty lớn hơn thường áp dụng một cấu trúc mua sắm tập trung với tất cả các nhân viên mua hàng báo cáo để mua giám đốc điều hành. Tổ chức mua sắm tập trung sẽ đáp ứng các yêu cầu mua hàng cho toàn bộ công ty. Ví dụ, nếu một công ty có bảy nhà máy trên khắp Hoa Kỳ, tổ chức mua sắm trung tâm sẽ được đặt tại một địa điểm và mua các mặt hàng cho tất cả bảy nhà máy.

Có một số lý do tại sao các công ty sẽ chọn loại cấu trúc mua bán này. Bằng cách có một tổ chức mua duy nhất, công ty có thể tận dụng tổng chi tiêu của công ty khi đàm phán với nhà cung cấp. Điều này sẽ cho phép bộ phận thu mua xác định mức giá và điều kiện tốt nhất từ ​​các nhà cung cấp bằng cách cho họ cam kết mua với số lượng lớn hơn.

Các tổ chức thu mua tập trung cũng cho phép các chuyên gia mua hàng chuyên môn hoá trong một lĩnh vực.Ví dụ, một nhân viên bán hàng có thể làm việc với các nhà cung cấp cung cấp sản phẩm thép, trong khi nếu họ ở trong một bộ phận thu mua nhỏ hơn họ sẽ phải làm việc với các nhà cung cấp từ nhiều ngành.

Các công ty thường thích các phòng thu mua tập trung vì nó cho phép họ kiểm soát được quá trình mua hàng cao hơn.

Bằng cách mua hàng phân tán trên toàn tổ chức, sẽ có một số lượng lớn nhân viên tham gia vào quy trình và ít kiểm soát quá trình mua hàng.

Phân tổ mua hàng

Các tổ chức có nhiều địa điểm có thể áp dụng mô hình mua bán phân quyền. Điều này cho phép mỗi cơ sở hoặc một nhóm cơ sở để thực hiện mua của riêng mình. Mô hình mua hàng này có thể thành công khi văn hoá của tổ chức sao cho mỗi vị trí hoạt động như trung tâm lợi nhuận của riêng họ hoặc có một doanh nghiệp khác với các địa điểm khác. Đối với các công ty mua các doanh nghiệp có thể không giống với hoạt động kinh doanh chính, thì cơ cấu mua bán phân quyền sẽ thích hợp hơn. Các tổ chức mua hàng địa phương sẽ hoạt động tương tự như mô hình kinh doanh nhỏ, nơi họ sẽ có quan hệ gần gũi hơn với các nhà cung cấp địa phương và có thể phản ứng nhanh khi được yêu cầu.

Trường hợp cơ sở vật chất yêu cầu cung cấp các mặt hàng tại một thời điểm thông báo, mô hình mua sắm tập trung là không thích hợp. Nếu một cổ phiếu sắp xảy ra, và sản xuất sẽ bị tạm dừng, thì một nhà cung cấp địa phương có thể phân phối trong cùng một ngày, trong khi mua sắm tập trung có lẽ sẽ đối phó với một nhà cung cấp quốc gia, những người không thể đưa ra phản hồi tương tự.

Nhiều công ty đã cố gắng chấp nhận việc mua bán tập trung và phân quyền, nơi cơ sở có trách nhiệm mua hàng cho một số mặt hàng sản xuất quan trọng, nhưng tổ chức mua sắm trung tâm có nhiệm vụ mua các mặt hàng không quan trọng.